為何主管總是聽不懂你的報告?清晰地溝通是成功關鍵

為何主管總是聽不懂你的報告?清晰地溝通是成功關鍵

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Q:畫出一支面向左邊的傘,你會怎麼畫?

結果大家畫的都不一樣,就連傘的形狀也會產生差異。原因是:

①問的題目太發散—我並沒有告訴面向左邊的方式

②不理解背後問的問題—我也沒有告訴你這和報告事情有什麼關聯

③資訊不對稱—傘的樣式千百種,你說的是哪一隻

如何解決這種情形發生?


我發現一個很有趣的模型,設計思考 Design Thinking模型,說到「設計思考」會有百百種。有些人是從設計學院學的、有些人是從產品開發中聽來,每個人學的脈絡與架構都不盡相同。

出處:medium_George Chan設計思考

出處:medium_George Chan設計思考

設計思考雙菱形,剛好融合「設計思考」不斷「發散」與「收斂」的特點,「雙菱形」 — 「同理」和「發想」就是發散,而「定義」和「原型測試」就是收斂。將五階段融合成四個階段,同時也是雙菱形。

設計思考本身都是從發散、收斂來思考環節。將菱形的概念套入,我覺得很有趣!以「同理」來換為思考主管角度,「定義」出問題背後的真正問題,「發想」產生可能的答案,最後「原型測試」試圖創造出接近主管最想要的答案。


找出能幫助自己釐清思維的事



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像是賈伯斯、祖克柏喜歡用「散步」來釐清頭腦內的雜事,所謂的「步行思考法」多走路就能激發創意嗎?顯然並不是對每個人都有奏效,可以從找到靈感噴發的泉源開始和從特殊習慣、作息中發現,歡迎各位分享自己能激發思維的秘訣!

以我為例,我很喜歡走來走去然後跟自己對話(有點像是自問自答)、在洗澡的時候反覆複誦也是很好的辦法(但要馬上記下來就會手忙腳亂)。根據科學家發現,大腦有「執行網絡」和「默認網絡」,大腦的執行部分是以任務和目標為中心,找出要解決的問題,默認部分則是「天才休息室」,既蜿蜒曲折又充滿了創造性。兩者合作時就能豪不費勁地產生出具創造性的想法。


確認老闆的目標,反推動機



以「線性思考」就是從結果來反推。

可以先觀察整件事的流程→歸納整理、找出重點→推算下一步要怎麼走

有一個方法是,其實也可以從星座來下手說,因為星座就自動的幫我們歸類每一範圍,雖然不見得完全正確,但我們可以隱約知道老闆最想要聽到的重點是什麼?建議可以參考這篇文章:

上班族必看!如何搞定12星座的主管?摩羯看重個人能力、牡羊喜歡有衝勁的行動派

在老闆的規則世界裡,要怎麼運作?以DISC人個特質分析為例,從觀察也能發現老闆是屬於哪一種類型(貓頭鷹、老虎、無尾熊、孔雀)?然後再根據特質裡的分析,決定跟老闆的相處模式。

DISC人格分析特質

DISC人格分析特質



數據顯示,每透過別人傳達一次,精準度流失20%



1. 先把訊息文字化,以訊息或紙本記下

2. 再講自己的邏輯、目標

3. 他/她(老闆或上司)的feedback來給予省思、優化、修正

這個過程會逐漸的培養默契,增進彼此溝通能力與目標,相對地處理時間也會縮短。





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