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【書選閱讀#051】雜訊時代的高效資料整理術:三個步驟,活用關鍵兩成資訊

閱讀時間約 12 分鐘
資訊的豐富,反而會造成注意力匱乏。
尤其是在這個資訊爆炸的時代,相對於有價值的資訊,增加了更多無意義、沒價值的雜訊。作者玲木進介根據自己的經驗法則指出,八二法則同樣適用於我們每天接收到的資訊:近八成的資訊都可以捨棄,是不需要的。
如何辨識出具有價值的資訊?成為這個社會上必備的能力之一。
如果想要輸入所有資訊,再將想傳達的訊息全部輸出,那麼時間再多也不夠用。換言之,能取得成果的人,運用資訊的能力肯定勝過其他人。
  • 為假訊息時喜時憂,受到過量資訊左右的人
  • 只掌握自己認為有價值的資訊,做出最大成果的人
你希望成為哪一類人呢?
我想幾乎所有人都會選擇成為第二類人。但是,為什麼我們會不自覺地受到資訊影響、想要蒐集更多資訊呢?首先,得先擺脫對資訊的迷思。
...

▌資訊愈多愈好的三個迷思

「我怕錯過重要訊息,所以手機不離身、經常在線!」
「也許有一天會用到,先存起來吧!」
「先搜尋再說,也許哪天會找到有用的資訊也說不定!」
這三個迷思,造成多數人瘋狂地蒐集與消化資訊,也產生了資訊疲勞。獲取有用的資訊固然很好,但不需要的訊息也不斷進入視野、傳達到大腦。原本獲取資訊是為了提升工作效率,但反而因此沉溺在資訊中,甚至使得工作停滯不前、本末倒置。
不停地的蒐集資訊也會使人上癮。蒐集的愈多就愈安心、愈有自信,因為獲得資訊會讓人很有成就感,相信在需要時就能派上用場,卻忘了儲存未經整理過的資訊反而耗費更大量的時間與精力。像這類為了保險起見的輸入與輸出,會產生額外的時間成本與溝通成本,結果往往是阻礙了工作的效率與成效。
我在企業授課時,常被問到該如何將蒐集來的資訊整理為簡明扼要的輸出結果?在回答這個問題之前,我想更重要的是減少不必要的資訊蒐集,才是根本之道。沒有意義的資訊,不僅花費時間與精力過濾,就算整理為結構化的輸出結果,也不具價值。
事實上,八成的資訊可以捨棄。
如何認清兩成的重要資訊並善用,就是產出價值的關鍵
有人說,萬一被捨棄的八成資訊中夾雜了重要的訊息怎麼辦?這一點倒不用擔心,如果真的是重要資訊,肯定會一再出現於眼前的;而且透過三步驟做好資訊的輸入、整理與輸出,也能讓這樣的可能性大幅減少。
...

▌資訊透過三步驟過濾,再加以利用

作者在書中提出一個「ISO」的資運運用模型,包括輸入(Input)、整理(Seiri)與輸出(Output)三個步驟。
其中「Seiri」是整理的日文讀音,英文可以寫作「Sort」但不容易看出意義。事實上,這就是我們常見的資訊處理模型「IPO」,只不過作者為了標新立異而自創一種模型,刻意用「整理」(Seiri)取代「處理」(Process)的說法。
我們還是可以用「IPO」來理解,並與經驗中的知識進行連結。
作者強調,在這三個步驟都要設置「濾鏡」來層層過濾掉雜訊,而不是在整理或輸出階段才一次性來處理雜訊,比方說可以試這樣的自我提問與檢視:
  • 輸入:是否與目的一致?是否符合假設?
  • 整理:這是意見、感受還是事實?資訊是否偏頗?
  • 輸出:是否符合對方需要?是否是最想傳達的訊息?
工作的時候難免會接觸到複雜難解的資訊,這時有意識地設定濾鏡來過濾資訊就顯得更為重要。
而在這本書中,他也分別就輸入、整理與輸出給出了濾除雜訊的提醒:
  1. 花更少精力「輸入」的秘訣
  2. 挑選與「整理」有用資訊的技巧
  3. 用最少資訊獲得最大「輸出」的方法
  4. 輸入、整理與輸出時要留意的陷阱
...

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如果有一個方法,能最大程度地榨取一本書的價值,聽起來挺吸引人的吧?在這本《榨書:主動成長的高回報讀書法》中提到三件事:如何榨取一本書的最大價值?如何透過閱讀打造個人品牌?如何藉由閱讀獲得持續成長?而我在看完這書之後,在這篇文章中分享我的三個觀點。
統計數據是把雙面刃,端看你如何運用它。這本書的作者,提姆.哈福特,被譽為最會說故事的經濟學家。他在書中傳達一個清晰的訊息:好的統計數據不是用來扭曲真相或掩蓋事實,反而是幫助我們看得更清楚的有效工具。
你可曾想過,人們是如何做到看似「不可能」的事情?在這本《不可能的任務》中探討成就不可能的四個關鍵技能的重要性,以及如何讓某些人得以挑戰與成就不可能?而這四個關鍵技能,也必須建構在成長型思維下,我們才能保有持續學習與成長的動力。
閱讀變現,現今很夯的話題之一,也是知識變現中門檻最低的一種方式。只要你願意閱讀,可以把閱讀這件事做到水準以上,你就有機會吸引他人的目光,甚至是以此做為變現的模式。但是,就只是這樣嗎?我認為「閱讀」與「變現」之間並不是直接的因果關係,而是存在著一個隱藏因素,那就是「解決問題、帶來效益」這件事。
這本《用數字說出好故事》提供了許多克服「數字無感」的小技巧,利用心理學原理來讓我們更好的理解數字、正確的詮釋數字,讓觀看數字的人更有感、做出正確判斷。我將書中提及的技巧歸納為三項原則說明,並摘要書中的一些重點。
這本書談的是「視角」的切換,會影響我們對事情的看法。如果懂得善用不同的視角策略,就有助於我們做出更好的決策、更快達成設定的目標。盲點是人的天性;既然無可避免,不如善用盲點,改變我們看待目標與成功的方式。
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