在擔任招募HR的工作中，相信大家一定都遇過以下這些令人頭疼的場景：
- 面試過了，但主管遲遲未填面試紀錄表
- 錄取結果難以掌握，HR 只能不斷追問
- 一切就緒卻因資訊缺漏導致無法發Offer
這些流程瓶頸，若是在同時招募多位候選人的情況下，就會大幅壓縮HR的時間與效率。除了內部流程被卡住，更可能因為延誤而錯失優秀人才。
我們重新定義整個流程的關鍵節點：
「每一個招募流程，就是一個資訊流動的鏈條，關鍵在於：在什麼時間點，由誰，填寫什麼資訊，然後要傳給誰。」
技術架構與流程設計
整體架構採用 Apps Script + Google Sheet + Google Docs 技術，自動化流程如下：
步驟一：面試結束後 → 等主管填寫紀錄
- 系統每日偵測面試是否已發生
- 若資料尚未填寫 → 寄出提醒信，夾帶文件連結
步驟二：主管完成填寫 → 系統自動擷取資訊
- 確認紀錄表關鍵資訊皆有填寫
- 將資訊寫入資料庫
步驟三：通知 HR → 進行 Call Offer 流程
- 系統確認紀錄資料完整，自動寄信給 HR
- 內容包含完整錄取資訊，HR 可立即行動
- 若主管不錄取，提醒HR發送感謝信
實測結果
在完成第二階段系統設計並正式上線後，我進行了一週的內部測試與觀察，以下是實際成果：
- 主管填寫率提升 80%：原本常常需要手動提醒的面試紀錄，在系統每日自動提醒後，大幅提升填寫完成度。
- HR 等待時間減少 2 天：因錄取資料即時同步至 Google Sheet，HR 能在資訊到齊第一時間收到通知並行動，不再被動等待。
- 人為漏填情況歸零：系統僅在五項欄位皆填寫完畢時才通知 HR，確保 HR 收到的資訊是完整且可直接處理的。
結論
第二階段的自動化，真正做到讓將反覆的工作交給系統來執行，而人資可以將時間花在更有價值的招募策略、人選討論與報到談判上。
- 面試後動作效率
- 錄取決策的透明度
- HR 發 Offer 的即戰力
如果你也在思考如何透過自動化，讓招募更快、更準、更好，歡迎一起交流討論。
