如果你是負責任用作業的HR，求職者錄取後，你一份又一份的聘僱合約書手動印出、寫收件人、放到信封、到郵局寄給求職者、收到合約書、掃描存檔、再確認誰沒有繳回，要花多少時間? 花多少掛號費?
如果今天主管要你處理100份聘僱合約書，你可能會非常頭疼、至少半天的時間就不見了。但我只花了幾分鐘。
不是我速度快，而是我學會使用公司的軟體DottedSign。而且這次，我用 DottedSign的API，打造出自動寄送聘僱合約書的流程。DottedSign用於線上簽署已經耳熟能詳，但其實DottedSign具備非常完整的API開發參考文件以及多種語言的撰寫範例，讓你輕鬆整合第三方平台，讓批量簽署與合約管理更加快速有效。
https://developer.dottedsign.com/reference
技術架構
而今天剛好DottedSign的工程師有空，於是我請他教我怎麼產生Access Token，以及認識這些API的功能。花了一小時的時間，就成功將自動化招募系統串上DottedSign了!!!
整體架構採用Apps Script + DottedSign API技術，自動化流程如下：
- 在DottedSign中先建立聘僱合約書簽署範本。
- 在資料庫中自動整理待發聘僱合約書人員名單。
- 觸發呼叫DottedSign Quick create a task API，參考範本自動命名「聘僱合約書_姓名」，批次建立簽署任務並且發送簽署通知。
- 排程呼叫DottedSign Get a task API，確認每份合約簽署狀態並回寫資料庫
- HR 隨時追蹤簽署狀態，針對尚未簽署的進行關懷
實測結果
1份文件大概一秒就完成簽屬任務建立了，跟寄紙本相比管理與效率真的差太多了啦! 而且後續還可以使用Download task related files API把簽署完成的任務下載歸檔。
一開始看到 API 文件的我：心想「這什麼意思？是不是很難？」後來工程師告訴我要怎麼看文件以及如何使用，再搭配詢問ChatGPT ，連不會寫程式的我都成功串起來了!!
今天工程師還教我好多，包括怎麼看偵錯工具、怎麼從RESPONSE去推敲REQUEST要怎麼寫，果然程式麻瓜要學得太多!!!
如果你每天做著重複性的合約書寄送工作，請你鼓起勇氣問自己：這可以自動化嗎？別怕學技術，有DottedSign API你不需要成為工程師才能開始!!!
如果你也在思考如何透過自動化，讓招募更快、更準、更好，歡迎一起交流討論。
