人資招募自動化｜Offer Letter 自動製作與發送

在持續推進人資數位轉型的過程中，今晚進入到了【招募自動化第 3 階段】Offer Letter 的自動製作與自動發送功能。

這是繼「面試排程自動化」與「錄取結果自動通知HR」之後，最貼近 HR 日常的一個場景轉化。

Scott Graham on Unsplash

技術架構：

• Google Sheets（錄取結果表單）作為資料庫
• Google Docs 模板製作 Offer Letter
• Google Drive 指定資料夾儲存文件
• Google Apps Script 驅動邏輯

實測結果

• 試產出 20 份 Offer Letter（含職位、薪資、報到資訊），僅需約 30 秒
• 省下大量人工複製貼上、重新命名與匯出檔案的時間
• 自動回填 Google Sheet 提供即時追蹤與稽核
• 可與 Google Workspace 權限整合，自動發送郵件也不是問題

流程自動化挑戰

原本預期系統能夠在主管完成錄取回覆後自動啟動 Offer Letter 產製，但在實務流程中，我發現了：「錄取」不代表「求職者接受」！

求職者可能希望再談薪資或調整報到時間，這是一段需由 HR 人工介入協商的關鍵期。因此，我在流程中加入了HR 確認欄位作為觸發條件，只有當 HR 與求職者確認完畢時，系統才會執行文件產出，並防止誤送或資訊錯誤。

這一點，讓「半自動＋人工判斷」的混合模式更符合真實需求。

結論

工作流程自動化不是講究所有流程都要自動化，更重要的是釐清「人應該介入的節點」與「可以機器代勞的重複任務」。這也讓我意識到，招募流程中需要人工判斷的地方，例如求職者Offer 的協商與談判，目前仍是HR最需要技巧與最有價值的地方啊！！

• 自動化≠全自動化，關鍵在於「設計判斷點」
• 系統流程需隨著「實際招募邏輯」動態調整
• HR 的價值仍體現在溝通與協商過程，這是任何系統無法取代的軟實力

如果你也在思考如何透過自動化，讓招募更快、更準、更好，歡迎一起交流討論。