在政府計劃中，很多團隊把「驗收」當成最後一關。
但實際上，驗收不是「結尾」，而是「一開始就要設計進去」的關鍵環節。 準備不足，可能導致專案明明執行到位，卻因驗收不完整而扣分甚至延遲款項。
驗收為什麼這麼重要？
- 款項撥付關鍵：沒有通過驗收，就拿不到尾款。
- 承辦壓力來源：承辦要對上級或審計單位交代，驗收文件是最直接的憑證。
- 後續合作基礎：履約紀錄是否漂亮，會直接影響未來投標競爭力。
驗收常見的踩坑點
- 成果沒有對應 KPI
計劃書寫了 5 個成果，實際驗收卻只能交出 3 個。 - 文件與佐證不足
活動辦得很精彩，但缺少簽到表、照片、影片或媒體露出。 - 格式與規範不符
文件缺少簽章，或是報告架構與規範不同。 - 數據難以驗證
寫了「觸及 10 萬人」，但沒有提供後台數據或第三方佐證。
三種典型案例
1.資訊系統類標案
- 挑戰：系統功能開發完成，但驗收時要提交「完整測試報告」「系統操作手冊」與「資安檢測報告」。
- 常見坑：很多團隊以為 demo 就好，結果缺乏正式文件，驗收延後。
- 建議：從 Day 1 就安排測試紀錄，並同步產出文件，避免最後補件。
2.行銷推廣類標案
- 挑戰：活動現場很熱鬧，但驗收看的是「曝光數據」與「媒體報導」。
- 常見坑：現場拍照不完整、媒體佐證不足，承辦無法對上級交差。
- 建議：建立「佐證清單」，包括簽到表、照片、影片、新聞稿、後台數據截圖，每場活動都確實蒐集。
3.產業分析／顧問類標案
- 挑戰：顧問報告雖有深度，但驗收單位往往要求「具體可用的建議」與「清楚的附錄資料來源」。
- 常見坑：交付的報告過於學術，缺乏政策可落地的建議，或引用資料來源不完整。
- 建議：在報告撰寫時就設定「政策應用框架」，並建立引用資料的索引表。
驗收挑戰與因應建議對照表
從一開始就要準備的驗收細節
1.計劃書階段就設定「可驗收的 KPI」
每個成果要有具體衡量方式（人次、報告數、上線功能、媒體露出量）。
2.建立「佐證蒐集清單」
- 推廣類型：如簽到表、照片、影片、問卷回饋。
- 系統類型：如後台數據截圖、測試紀錄。
- 顧問類型：如附錄資料、引用來源、政策對應。
3.保留「驗收檔案夾」
從 Day 1 開始，所有佐證就分類存入雲端或資料夾。
4.定期和承辦對齊
- 定期安排會議（如月會）或週報文件形式，呈報窗口及重要關係人，即時取得回饋。
- 在期中報告或進度檢討時，確認成果呈現方式是否符合承辦預期，期中及期末審查會議時，收集委員對執行成果的意見，進行修改調整。
小結
驗收不是結尾，而是從計劃書撰寫開始就要佈局的過程。
- 成果要可驗收
- 文件要合規
- 佐證要完整
- 數據要可追溯
成熟的團隊，會在專案開始時就問自己：
「這個成果，驗收時我要拿什麼來證明？」
下一篇預告：
我會談 「計劃書的數據與故事 — 如何兼顧理性與感性？」，分享為什麼單靠數據不足以打動評審，而單靠故事又缺乏說服力。
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