【職場31】做事前，先決定什麼不做

在職場上，各個崗位的大家其實都在日理萬機，但難免還是會有來自客戶、其他團隊、或是你主管老闆的各種突發請求。一些員工可能會選擇逆來順受，沒有考慮事情「真正的」輕重緩急和性價比的情況下就埋頭苦幹，累個半死但成果不佳，還可能會為你帶來其他影響，像是......

1. 可隨意被打擾的形象：以後很可能就被默默認定成「可以任意打擾」的對象，有事就找你，你一定會放下手邊事情來幫忙，但你原訂的工作因此被拖延、甚至造成團隊麻煩了，對方在意嗎？

2. 工作成果的品質下降：工作節奏如果經常被打斷，意味著大腦必須頻繁地在任務之間切換，切換越多次，耗損的能量越多，無形的巨大內耗，會讓你感覺忙了一整天但什麼都沒做好哦！

這裡不是說我們要當一個團隊裡與世隔絕的獨行俠，遇到事情完全不幫忙，除非自己的能力特質太霸氣、太難被取代，不然你可能會列進之後組織調整或團隊換血時被開刀的名單裡。

反之，我們可以從源頭、更高角度去釐清事情處理的必要性。那要怎麼初步判斷任務的先後順序呢？以下有三個小原則，是我們在職場上長期觀察、也在實踐中的有效方式。

花個15分鐘，發揮一下自己擅長的文書或其他專業能力，快速彙整手邊的報告素材，幫抽不出時間的老闆主管產出一份微調後就可以向客戶報告的slides，幾次以後，他會記住你的關鍵援助（除非他海馬迴或長期記憶有什麼問題），在心中留下好印象。

或是明天有個臨時會議，需要向國際客戶介紹產品方案，而你既了解公司業務，又剛好會說英語。可能花一個晚上準備一下，雖然臨陣磨槍沒有完美發揮，但緊急、關鍵時刻的救火，便可能讓公司有了邁向國際市場的新機會，功勞一件。

團隊越大，要精準掌握、注意每個人的特質和表現越不容易，但你在關鍵時刻的「有效救火」，就在無形中種下了一顆好種子。未來出現更多更好的機會時，可能是升遷、加薪、或某些舉薦，大家就更容易想到你的存在。

這有點反常態，不過如果冷靜下來想想，緊急的事情真的緊急嗎？對誰來說緊急？對大局來說緊急嗎？現在不處理真的會造成更大問題嗎？

重要而不緊急的事情，雖然需要更多時間提前準備，但在平時卻容易被人忽略。而當時間越來越少時，一直沒處理的要事可能會變得越來越棘手，結果變成下一個緊急又麻煩的難題。

有時候急事並不重要，需要冷靜下來，理性判斷一下：一定要你做嗎？有沒有其他人可以協助？一定要用這個方法嗎？有沒有其他替代方案？

讓自己切換成旁觀者角度，思考一下：真正重要又緊急、需要臨時排開手上事務、值得自己花費心力時間優先處理的事情，真的有那麼多嗎？

一次到位通常很難，尤其是比較耗時的專案或目標成果，像是製作出一門完整線上課程、研發出新的教學互動工具模組。如果已經有明確目標時程，則可以把最終成果拆成數個小成果任務 (sub-tasks, sub-outcomes)，大階段驗證分成數個小階段檢核 (checkpoints)。

拆解目標不僅讓最終目標變得比較可行 (不管是心理上還是實際上)，過程中每個階段的回顧總結 (After-Action Review, AAR) 也有助於提早發現未知的風險，或在行動方向有問題時及早、即時調整，避免到最後木已成舟，想救也來不及。

總結來說，事情總是源源不絕地來，然而，時間有限，注意力更是有限，所以我們需要有基本的做事原則。理性判斷必要性、珍惜自己黃金時間，善用團隊內外部資源，聚焦在能產出大價值之處。