更新於 2024/11/13發佈於 2022/11/14閱讀時間約 12 分鐘

【書選閱讀#051】雜訊時代的高效資料整理術：三個步驟，活用關鍵兩成資訊

資訊的豐富，反而會造成注意力匱乏。

尤其是在這個資訊爆炸的時代，相對於有價值的資訊，增加了更多無意義、沒價值的雜訊。作者玲木進介根據自己的經驗法則指出，八二法則同樣適用於我們每天接收到的資訊：近八成的資訊都可以捨棄，是不需要的。

如何辨識出具有價值的資訊？成為這個社會上必備的能力之一。

如果想要輸入所有資訊，再將想傳達的訊息全部輸出，那麼時間再多也不夠用。換言之，能取得成果的人，運用資訊的能力肯定勝過其他人。

你希望成為哪一類人呢？

我想幾乎所有人都會選擇成為第二類人。但是，為什麼我們會不自覺地受到資訊影響、想要蒐集更多資訊呢？首先，得先擺脫對資訊的迷思。

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▌資訊愈多愈好的三個迷思

「我怕錯過重要訊息，所以手機不離身、經常在線！」「也許有一天會用到，先存起來吧！」「先搜尋再說，也許哪天會找到有用的資訊也說不定！」

這三個迷思，造成多數人瘋狂地蒐集與消化資訊，也產生了資訊疲勞。獲取有用的資訊固然很好，但不需要的訊息也不斷進入視野、傳達到大腦。原本獲取資訊是為了提升工作效率，但反而因此沉溺在資訊中，甚至使得工作停滯不前、本末倒置。

不停地的蒐集資訊也會使人上癮。蒐集的愈多就愈安心、愈有自信，因為獲得資訊會讓人很有成就感，相信在需要時就能派上用場，卻忘了儲存未經整理過的資訊反而耗費更大量的時間與精力。像這類為了保險起見的輸入與輸出，會產生額外的時間成本與溝通成本，結果往往是阻礙了工作的效率與成效。

我在企業授課時，常被問到該如何將蒐集來的資訊整理為簡明扼要的輸出結果？在回答這個問題之前，我想更重要的是減少不必要的資訊蒐集，才是根本之道。沒有意義的資訊，不僅花費時間與精力過濾，就算整理為結構化的輸出結果，也不具價值。

事實上，八成的資訊可以捨棄。

如何認清兩成的重要資訊並善用，就是產出價值的關鍵。

有人說，萬一被捨棄的八成資訊中夾雜了重要的訊息怎麼辦？這一點倒不用擔心，如果真的是重要資訊，肯定會一再出現於眼前的；而且透過三步驟做好資訊的輸入、整理與輸出，也能讓這樣的可能性大幅減少。

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作者在書中提出一個「ISO」的資運運用模型，包括輸入（Input）、整理（Seiri）與輸出（Output）三個步驟。

其中「Seiri」是整理的日文讀音，英文可以寫作「Sort」但不容易看出意義。事實上，這就是我們常見的資訊處理模型「IPO」，只不過作者為了標新立異而自創一種模型，刻意用「整理」（Seiri）取代「處理」（Process）的說法。

我們還是可以用「IPO」來理解，並與經驗中的知識進行連結。

作者強調，在這三個步驟都要設置「濾鏡」來層層過濾掉雜訊，而不是在整理或輸出階段才一次性來處理雜訊，比方說可以試這樣的自我提問與檢視：

工作的時候難免會接觸到複雜難解的資訊，這時有意識地設定濾鏡來過濾資訊就顯得更為重要。

而在這本書中，他也分別就輸入、整理與輸出給出了濾除雜訊的提醒：

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