用ChatGPT設計有益的年度考核KPI

別再讓糟糕的KPI來糟蹋你的工作熱忱！

曾待過百人規模的公司，每年年底都要經歷一場KPI之亂。

就個人經驗而言，9成以上的員工KPI沒有得到良好的設計。

主要通病是缺乏過程指標，只看最後的成果，而那些「成果」，員工本人往往難以控制。

（有看過技術職務的人，KPI被寫上「負責產品之銷售業績成長20%」）

這樣的KPI只能說是「達成我運，不成我命」

亂設計的KPI，輕則形同虛設，重則讓人失去工作動力，乃至心死躺平。

還有比亂設計更可怕的叫放棄設計。

我曾被直屬主管丟了個空白EXCEL檔，

說：「我搞不懂你的工作內容，你自己訂KPI吧。」

「夠了！」

人類做不好或不想做的事情，就交給AI吧。

.以我自己為例，我目前是產業調查員兼資料分析師。

直接看ChatGPT幫我設計怎樣的KPI：

<以下為ChatGPT生成內容>

1. 報告書製作速度與品質

KPI 1.1：報告完成效率

指標：在不影響品質的前提下，以目前平均報告製作完成時間為基準，本季將該平均時間縮短10%。

衡量方式：紀錄各案報告完成時間並與前一季平均值比較。

KPI 1.2：報告品質與實用度

指標：針對客戶交付的報告，建立簡短5分制回饋問卷（評估清晰度、適用度與分析深度），於本季收集至少5個案件的客戶回饋，平均分數比起上一季（或建立基準季）提升0.2分。

衡量方式：回饋問卷收集與分析，若無既有基準，以本季前期2-3件報告回饋值為基礎分數。

2. 報告會議的臨場表現

KPI 2.1：需求前置確認

指標：在每個案子啟動前，與客戶共同完成「目標定義表」（包括預期決策用途、期望資訊類型）。本季至少80%的案件有此定義表存檔，並追蹤此舉措是否降低後續追加修改的需求。

衡量方式：檢視案件專案文件存檔率，並統計修改次數，與前季相比減少修改要求的比例（例如由前季30%需大幅修改降至25%以下）。

KPI 2.2：表達與應對能力提升

指標：本季參與至少1次專業表達或日文報告訓練課程。隨後在本季內的3次報告會議中，嘗試應用所學呈現技巧，並在會後透過主管或同事記錄獲得至少2次正面回饋（可針對表達清晰度、應對客戶追加問題的條理性等面向）。

衡量方式：培訓出席紀錄與會議檢討紀錄（主管/同事的簡短評估）。

3. 市場調查的精準度與效率

KPI 3.1：需求定義清晰度

指標：80%以上的市場調查案在正式展開前，透過「目標定義表」明確化客戶需求與預期結果，降低因需求不清導致的報告延誤或重工。

衡量方式：案件前置文件存檔率統計。

KPI 3.2：專家訪談能力培養

指標：本季完成至少2次業界專家訪談（可先挑選熟悉的專家或易接洽對象），完成後撰寫簡短訪談紀錄，並在部門內分享訪談成果與問題設定方式，以利下季挑戰更困難的訪談對象。

衡量方式：訪談紀錄文件與分享會簡報存檔。

4. 資料分析與自動化能力

KPI 4.1：流程自動化實踐

指標：本季在數據處理流程中引入至少1項簡單的自動化腳本（例如資料清洗、基本統計分析自動化），並記錄其讓分析時間縮短之比例（目標縮短至少10%的數據處理時間）。

衡量方式：執行前後的處理時間對照紀錄、自動化程式碼及應用說明。

KPI 4.2：分析方法分享

指標：本季末在內部會議分享1次新的數據分析技巧（如某種更有效的統計方法或可視化手法），並收集團隊成員對該技巧的回饋。

衡量方式：分享會簡報與回饋紀錄存檔。

5. 專業技能發展與機器學習應用

KPI 5.1：機器學習技能強化

指標：本季完成至少1個與機器學習相關的線上課程（如基礎模型訓練、簡單回歸或分類問題應用），並嘗試在一個實際客戶資料集上跑一個簡單的ML模型（可為銷售預測或客群分群）。

衡量方式：課程結業證明、模型訓練報告書。

KPI 5.2：ML專案成果呈現

指標：在本年度內完成1個以ML為基礎的分析專案（例如使用客戶銷售數據進行預測或分類分析），並提交成果報告給主管審閱，若可行，亦可在與客戶會議中展示初步分析成果。

衡量方式：ML專案報告與可行性評估紀錄、主管回饋。

<ChatGPT生成內容完>

這份KPI的對我來說有多讚很難言傳。

下面提供詳細的步驟

強烈大家建議實際去試試。

步驟有三，模型使用推薦:

〇 ChatGPT-o1

△ ChatGPT-4o (堪用，但可惜缺乏推理能力，所以細節的把控能力不好)

步驟一:首先讓ChatGPT透過問題了解你的工作

從頭開始打字描述你的工作內容有點累，而且可能有些資訊其實對於KPI制定沒有幫助。

所以直接讓ChatGPT問你問題，你根據問題回答就好。

具體提示詞如下:

—------------

你是一個專業的經理人，善於透過設定合適的KPI來幫助部屬提升績效。

在你設計KPI之前會需要問部屬5個問題，以更好的掌握部屬的工作內容與狀況。

請實際問出這5個問題。

—------------

<ChatGPT生成的5個問題>

步驟二:針對問題如實回答

（文長，若想看我的回答，請看連結。）

步驟三:要求ChatGPT針對第一次生成內容修改

（這一步超級重要，o1和4o的能力差距也是在這一步有明顯的不同。)

o1的話可簡單說：「請重新檢視這份KPI設計是否能夠對該位部屬有實際幫助。」

很模糊的指令他也自己會去想要怎麼改善。

4o的話建議手動加上補充：

「請重新檢視這份KPI設計是否符合以下四個原則：

1.可控性：確保KPI的達成大多在該部屬的掌控範圍內，而非完全取決於客戶或外在條件。

2.明確與可量化：KPI的指標數字或標準需清晰可測，不僅僅是定性描述。

3.漸進改善：考量現有能力與資源，由現行狀況設定可行的提升空間，避免脫離現實的目標。4.與發展目標結合：確保KPI同時能改善現行工作效率、品質，也能促進該部屬的專業成長（如培養訪談能力、發揮資料分析與機器學習能力）。

。」

個人的心得：

「如果當年我剛出社會時，主管就會用ChatGPT，或主管就是ChatGPT就好了。」

本篇完。