當無數的窗口、訊息湧進來想找你時,你默默的看到你的member也丟了一個訊息說「我可以找你談談嗎?」
這絕對是管理職的人需要警惕的一句話。
但同時我也認為組員願意和你分享真實的想法,這是一件很難得、很珍貴的事情,當雙方願意說出自己的想法,才能找出更適合合作的方向(指導比指揮更有效)。
他主要的問題在於聽到我和老闆想要他多負責一個通路,他提出了他的擔憂,所以針對他的疑問,我整理了以下幾點,並再次與他確認我思考的方向是否正確。
1. 能力問題:與PM的對接
2. workload過重:需要新同事分擔行政工作
3. 時間分配:雜事過多或單項工作耗時過長
我目前看是這三個問題對嗎? 如果我理解的方向沒錯的話,我再針對這三項和你聊
在他回答沒錯之後,我就先上樓開既定的會議,預計會後再和他好好聊聊怎麼樣解決他的擔憂,並讓他瞭解我希望他前進的方向。
會後我針對這三個問題,又大致發展出了心智圖讓他可以更清楚明白我的想法(真的很簡陋,當時太多窗口追著我,所以我希望談話可以盡量簡短)。
主要問題在於工作負擔以及時間分配上,我認為這也是新鮮人很常面對的問題,畢竟工作只會越來越多,不會越來越少,直到你學會如何分辨重要事物以及優化流程。
而缺人也是影響工作量的重要因素之一(正常需要N+1位同事才能負荷),所以我畫了關聯線表示,只要補到人力,時間分配和工作量的問題迫切度就會降低許多,只是「缺人」並不是可控因素,我選擇不多談,但也給予承諾我會持續和公司索要人力。
而優化流程與學習時間分配是我給予他思考的課題,我希望他找時間把現在手上的事情攤開來,並逐一檢視每一件事花了多少時間,這件事做了會怎麼樣?不做會怎麼樣?流程是什麼?哪個步驟的相依性過高?先做這件事是正確的嗎?
*相依性:該件事需要完成某一個節點才能接續下去執行
把課題交由提問的人思考,對於他來說才是他真正理解到的;在引導別人思考這類問題的過程中,我也同樣受益匪淺。
我不把這位member當成完成任務必備的人力,我希望他真的能理解我的思考方向,並從中擷取他認為正確的事(不要認為自己永遠是對的),將來的某個時刻,或許我們會一起完成了不起的事也說不定。