掌握工作 4 要、 2 不，讓你事少還可以不加班！

每天工作到深夜、假日加班，是許多人的生活和工作寫照。面對接踵而至的工作，只得把許多重要的、想做的、感興趣的事拋在一旁。

想解決「事情做不完」的困擾，根據《其實你做太多了！》一書作者費格斯．奧康奈爾（Fergus O'Connell）的分析，方法並不是挖出「更多時間」，而是「不要做那麼多事」，如此才能確保足夠的時間精神去完成「對」的事情。

少做事，並不代表偷懶，而是指「有方向」地做事。奧康奈爾指出，想像你有一個濾網，能夠篩選所有朝你而來的事情，其中只有部分能夠穿透出來，到達你手邊。這些經由各種標準判斷、過濾後而僅存的事項，就是真正重要、有價值的事，不但可以讓你的工作少一些，還能確保你取得相同或更多成果。

如果想重新找回工作與生活之間的平衡，不妨參考以下技巧，試著建立起屬於自己的「篩檢濾網」，以擺脫時間不夠用、事情做不完的窘境。

許多人都有類似的經驗或困擾──有人請求協助時，即使不願意，還是勉為其難地答應，結果卻耗盡了自己寶貴的工作時間。因此，學會拒絕、養成「如何不做這件事」的心態，就格外重要，舉凡用禮貌但堅定的口吻婉拒（例如，請對方找別人幫忙、向對方說明你無法協助的理由），或換到一個別人找不到的工作場所（例如，無人使用的會議室），都是很好的方式。

此外，對於也很容易干擾工作進行的電話、e-mail，工作者也可在一天的行程中，安排2～3個「連絡時間」（只在此時打電話或收信），其餘時段則一概對電話與郵件說「不」，便能為自己保留較為完整的工作時間。

一天之中，假如未完成當天「最重要」的事，縱使完成了其他所有工作，也無法產生最大效用。為了確保最重要的事，能夠最優先被完成，奧康奈爾寫到，可先列出所有待辦事項，然後自問：「如果我只能做這張清單的其中一件事，那會是什麼？」

不過，要是事情很多，無法釐清順序時，則可請主管協助分類，避免毫無頭緒地進行工作。

一項好的計畫應該要能夠回答「做什麼事」「需要準備什麼」「由誰來做」「備案是什麼」這4個問題。奧康奈爾認為，再怎麼簡單的事情，也都是由一連串的步驟或程序所組成的，因此如果在正式投入前，就先想清楚接下來可能的行動、需要的人力、工作量等，不但能夠順利連結每一個階段的作業，節省工作時間，也能減少意外及失誤的發生，降低臨時救火的頻率。

「好忙！好忙！每天都要加班。」你也是這樣嗎？有沒有想過，問題可能出在自己身上！曾任職於豐田汽車的原正彥提出了一個有違常理的看法：人之所以經常加班，是因為「時間太多」。當你「有時間」上網、跟同事聊天、做一些不重要也不急迫的事，自然「沒時間」工作。避免以下3種常見情境，幫自己脫離瞎忙的輪迴。

有些人加班是因為工作真的超量，但也有些人加班反而是因為他「有時間加班」，原本全力以赴兩小時能完成的任務，因為還有時間就放緩步調，只拿出 50% 的力氣，最後花了 4、5 個小時才完成。

為了避免這種狀況，原正彥試驗出了「 25% 規則」，就是將「預設工時縮短1/4 」，原定 8 小時的任務， 6 小時內就要完成，說不定在時間壓力下，還會找出更好的方法。如果擔心自己給自己的壓力沒什麼效用，你可以在截止期限後安排約會，為了不失約，逼迫自己加快步調。

不少「完美主義者」的工作速度總是慢半拍，原因是他們會花時間在次要的細節上，像是報告的字體格式、用字譴詞等。原正彥觀察到，多數主管其實更喜歡「做事快的人」，因為時間拖愈久、壓力愈大。

即使快速回覆可能會有小失誤，主管還是寧可快就好，畢竟完美的報告本身不會帶來收益，完美的執行才會。下一次，工作做到 70% 時，就先交給主管檢核，邊做邊改，效率更高。

「有沒有數據可以佐證呢？」工作者應該常聽到主管提出類似的問題。然而，這卻可能工作效率差的元兇之一，因為蒐集資料很花時間，而且環境變動快速，以前的數據未必適用於現在。與其花時間說服別人採納你的建議，不如讓事實說話，能更快達成目標。

下次主管又要你提證據時，你可以回答，「請讓我小規模試驗，再根據結果來判斷。」事實上，Facebook、Google等企業在做決策，也是利用「眼前的實驗結果」，而非「過去的數據」。

參考資料／《活用25%規則，TOYOTA精實到位時間管理術》，商周出版
整理 / 高士閔、陳立唐