【職人觀點】用視覺化將訊息植入對方的心智,讓溝通變得更容易

劉奕酉
劉奕酉
本文發佈於高產出的本事
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2021-08-23
|閱讀時間 ‧ 約 7 分鐘
視覺化,是為了更精準的傳遞訊息;更進一步,是將訊息植入對方的心智。
有別於藝術創作的視覺化,在傳遞創作者的想法同時,也在創造不同的感受;在商務溝通的視覺化,則是著重在引導一致的理解。
你所理解的,就是我期望你理解的。
但是傳遞的訊息本身是否正確?有無價值?取決於對於資料的解讀,能不能從資料萃取出訊息、歸納出洞見?
從資料、資訊到洞見展現的過程,與商業思維及洞察力有關
如果不去培養這方面的能力,只是停留在將「資料」視覺化的水準;想要透過視覺化來解決商業問題,同時展現你的專業價值,就必須做到讓「洞見」視覺化的水準。
  • 資料視覺化=資料解讀+視覺化
  • 資訊視覺化=資料解讀+訊息萃取+視覺化
  • 洞見視覺化=資料解讀+訊息萃取+洞見歸納+視覺化
始於問題,終於問題。
這樣的過程是從問題的假設出發,然後再蒐集資料來驗證,澄清問題、總結趨勢以及發現問題。
愈是接近洞見視覺化的作品,愈會讓觀看的人覺得理所當然、淺顯易懂,甚至認為平淡無奇。因為太好理解了!但也因此被植入了心智,錨定了資訊的呈現方式。
用視覺化將訊息植入對方的心智
我們的心智包含左、右半腦兩個部分,分別處理語言聲音、視覺圖像。
人的情感產生於右半腦,所以視覺圖像本身就具備情感力量。同樣的訊息,當心智透過文字與圖像這兩種不同的途徑獲取時,產生的效果存在很大的差異。比方說,一個蛋糕的圖像當我們看到的瞬間,就立即被右腦認知;而一個「蛋糕」的文字則是先被右腦認知為文字圖像,然後傳輸到左腦翻譯成語言和聲音被記憶下來,這個過程是需要消耗時間與精力的。
圖像比文字更直覺地被認知與理解
圖像好理解、文字好記憶,這就是資料視覺化的本質,同時吸引人的左、右腦。將一個訊息植入對方心智最好的方式,就是結合文字與視覺化圖像,讓文字更有力量。
視覺能比語言更能產生強大的影響,是因為視覺不需要任何翻譯,就能跨越語言邊界。這讓我們在面對不同國情文化、背景領域的對象溝通時,都更具有優勢。
許多人對於資料視覺化這件事,存在著兩個誤解。
第一個誤解是,將做不好視覺化歸因於沒有天分、缺乏美感,所以放棄學好這件事。事實上,天分與美感的確可以讓你展現出與眾不同的視覺化成果;即使沒有天分、缺乏美感,也能透過一些方法技巧來達到視覺化溝通的目的。
這些人可能沒想到,在放棄視覺化的同時,也放棄了增進對方理解的機會。
第二個誤解是,想要做好視覺化就必須學會美工軟體、四處蒐集視覺模板、學習各種視覺設計的技巧與課程,做出華麗吸睛的視覺化作品。
這些人誤解了資料視覺化的本質,是為了降低理解門檻、提高溝通成效。
進行資料視覺化前的三個思考
想提升視覺化的能力,不妨在閱讀內容後在腦中思考一下:
  • 內容所要傳達的訊息是什麼?
  • 我會如何鋪陳訊息的結構?
  • 我會如何區隔訊息的層次?
  • 在視覺上如何讓對方更好理解?
  • 對方第一眼接收到的會是什麼?
可以的話,試著在紙上畫出來。不需要在意好不好看,關鍵是快速、直觀地呈現出想法。然後,針對內容的視覺化圖像,以相同的方式進行上述問題的拆解,你就會學到更多!累積一定時間與數量的鍛鍊,就會在心智中建立一套模組:
  • 想呈現什麼樣的訊息?為什麼?
  • 希望對方接收後的反應?
  • 如何呈現能讓對方產生期望反應?
  • 具體來說,呈現的結構、層次?
  • 有哪些視覺化方式可以增加理解?
具體來說,想要用視覺化將訊息植入對方的心智、發揮溝通成效,在資料視覺化前必須思考三個問題:
  1. 訊息傳達的目的是什麼?期望對方看完後的反應?(Why)
  2. 如何做才能讓對方產生我們期望的反應?(How)
  3. 具體來說,要呈現的內容是什麼?如何呈現?(What)
舉例來說,有一次我到大學演講關於資料視覺化的主題,被問到「PM2.5可以如何視覺化?」這個問題。於是我請在場的同學一起思考這三個問題,最後討論出來的結果如下。
資料視覺化前思考的三個問題
比起蒐集了一大堆關於PM2.5的資料,透過三個問題來思考不僅可以節省不必要的資料蒐集,更可以提高資訊傳達的有效性。我將同學們蒐集來的資料初步整理成以下的呈現方式。
將蒐集資料整合後的結果
看到這樣的內容,你有什麼樣的感覺?我想應該很快就跳過不看了吧!為什麼會這樣?因為太多字看起來很枯燥,也看不出重點是什麼。
「怎麼會?這可是我花了很多時間蒐集資料、經過三個問題思考,然後精簡出來的重點耶!」
如果你是整理這份資料的同學,心中應該會這樣大喊吧!但是,這就是問題所在。對於準備資料的人來說,也許是從大量資料中萃取出百分之一的資訊,覺得這已經是精簡後的重點了。
但對於第一次觀看這些資訊的人而言,並不清楚這些資訊是怎麼來的,他看到的就是「全部」的資料,沒有層次之分、也沒有重點突顯,只覺得資訊量太多、沒有興趣看下去。
所以,我們需要透過視覺化來吸引對方的注意、增進理解的速度。舉例來說,我們可以這麼做,用相對比例的大小讓對方更容易理解PM2.5與其他物質之間的差異。
藉由視覺化來增進理解的速度
如此一來,是不是更有記憶點了呢?文字好記憶、圖像好理解,善用視覺化就能將關鍵訊息植入對方的心智中。
在將資料轉化為資訊、洞見的過程中,這些模組自然會以不同方案的形式呈現在大腦中,剩下的只是將它具象化。
你可以自己做,也可以外包;只要你能說得出來。


劉奕酉|知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報,擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家,多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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作者介紹
劉奕酉
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知識型自雇者、暢銷書作者與企業培訓顧問。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚的經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家,一年閱讀超過百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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