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〈工程菜鳥攻略4〉神啊！請賜給我一台公務車吧！
來到新單位支援的前兩個半月，協助「公文收發」與「會議紀錄」的工作，對於整個單位運作的脈絡，說不上是熟悉，但有著基本的認識。然而，隨著單位正式同仁的轉調，遇缺待補的情況時常上演，定時提報考試缺，以及不定時提報應徵職務代理人，職場就是如此，來來去去，這時候也才了解，原來公務體系和一般機構並沒有什麼不同。
你可能不會知道曾經累積的努力，何時會成為你未來認為的好運。
在支援的這段時間，不論是工作效率及態度表現不差，透過單位主管的提攜，讓我的職稱順利由臨時人員轉任為職務代理人，與原職務最大的差異就是－成為了分擔主要業務的分母！如此的轉變，又讓我適應了整整半個月的時間，包含練習蓋牛角職章的印油。
轉職的第一個任務－採購
頂著新身分上工的第一天，公文系統還摸不著頭緒，線上簽核使用的自然人憑證還沒申請，這個在單位停滯將近半年之久的「公務車採購案」就落在我身上，內心一陣尖叫吶喊，我想很誠實地說，在辦這個案件之前，我不知道什麼叫做「採購」。
在公務部門辦理採購程序需要依循「政府採購法」，是一本厚厚類似法條，由行政院公共工程委員會編印的「政府採購法令彙編」，採購範圍包含工程定作、勞務委任以及財物買受或承租，因單位需求需要租賃一台公務車，按類別屬於財務採購。
其實相較於工程與勞務採購來說，財物採購算是最單純，準備文件較少的案件，只是對於剛入門的承辦人來說實屬困難啊！
找到解題的關鍵鑰匙
想要租賃公務車，必須透過上簽呈向長官報告，包含蒐集一些案件訊息：
- 為什麼需要？
- 要花多少錢？
- 租賃的期限？
- 相關法規依據
- 投標須知和契約書草稿
看著手上僅有碎片般的交接資料，多年前的需求可能也不盡完全，如同旅人在異鄉失去方向，這時路就長在嘴巴上，不懂的就勇敢問吧！
公務車是各個活動單位普遍的需求，依據科室的工作屬性，找到了最相近的範本，多方詢問可能遇到的情況，以及當時採購需要特別留意的部分，像是「表單需使用最新版本」、「保險」、「規格」、「契約年限」等等。就這樣花了兩週的時間，終於搞定了所有的招標文件，準備上標囉！
排除路上的障礙
當採購資料公告在政府電子採購網之後，如要修正，並不像文書檔案一般，簡單誤繕，或是刪除後再重新輸入，正式的公告，就必須要依據正式的法規程序。
在公開採購階段，廠商有權針對機關提出的招標文件提出疑義，在合理期限之內機關對於疑義之處理結果需要以書面答復或是公告；若是涉及變更採購內容或招標文件，則應另行公告，並視需要延長等標期（即招標期限）。
原本單純的以為，依循著近期的範本應該沒問題吧！殊不知，廠商就這麼傳來了兩次傳真，提出了兩次的疑義，有關於預計設定的保險額度與市場有落差，而保險公司現階段已經沒有販售這樣的商品。
每一次處理都必須重新簽核→重新會辦採購單位→再重新公告，我想老天是希望讓我更熟悉採購流程才這樣開玩笑的吧？！但在處理過後讓我的招標文件更完整，也能讓後續需要採購公務車的單位少走冤枉路，整個過程又快又急，真的不好走啊！
當公務車來到面前
經程序有廠商得標後，拿到了熱騰騰的契約書，蓋完契約人雙方的大印之，押下訂約日期之後，就表示即刻起需依契約履行。
因為本身只有賞車，還沒有購車的經驗，所以當廠商在約定交車日將公務車開來預定地點的時候，不知道為什麼有種莫名的感動，一台貨真價實的休旅車就這麼落在自己面前。會同懂車的同事一起確認規格與功能測試之後，就正式登記成單位的租賃車，順利完成來到新單位的第一個業務！
回想當時被交辦業務時的膽怯，以及決定嘗試積極學習的心態，即使前人延宕案件許久，但現在接手的人是我，我必須想辦法讓它有不一樣的結果。
自長官交辦任務至正式提領公務車大約耗時三個月，從了解契約、法規和招標文件，以及處理棘手的廠商疑義，過程中按部就班摸索，隨時寫下筆記便簽，就怕金魚腦下次需要時又放空誤事。
而這件事也呼應了在之前分享《教練》一書，裡面曾經提到「向前學習」的概念：「愈是危急時刻，愈要保持冷靜，做有建設性的事，把注意力集中在如何解決問題。」
接下來，當你遇到困難或是不熟悉的事物，你知道該怎麼做了嗎？
歡迎留言互相討論學習唷！
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