〈工程菜鳥攻略4〉神啊!請賜給我一台公務車吧!

2023/02/04閱讀時間約 4 分鐘
來到新單位支援的前兩個半月,協助「公文收發」與「會議紀錄」的工作,對於整個單位運作的脈絡,說不上是熟悉,但有著基本的認識。然而,隨著單位正式同仁的轉調,遇缺待補的情況時常上演,定時提報考試缺,以及不定時提報應徵職務代理人,職場就是如此,來來去去,這時候也才了解,原來公務體系和一般機構並沒有什麼不同。
你可能不會知道曾經累積的努力,何時會成為你未來認為的好運。
在支援的這段時間,不論是工作效率及態度表現不差,透過單位主管的提攜,讓我的職稱順利由臨時人員轉任為職務代理人,與原職務最大的差異就是-成為了分擔主要業務的分母!如此的轉變,又讓我適應了整整半個月的時間,包含練習蓋牛角職章的印油。
印油不像一般印泥使用方式,一閃人就會糊一片

轉職的第一個任務-採購

頂著新身分上工的第一天,公文系統還摸不著頭緒,線上簽核使用的自然人憑證還沒申請,這個在單位停滯將近半年之久的「公務車採購案」就落在我身上,內心一陣尖叫吶喊,我想很誠實地說,在辦這個案件之前,我不知道什麼叫做「採購」。
在公務部門辦理採購程序需要依循「政府採購法」,是一本厚厚類似法條,由行政院公共工程委員會編印的「政府採購法令彙編」,採購範圍包含工程定作、勞務委任以及財物買受或承租,因單位需求需要租賃一台公務車,按類別屬於財務採購。
其實相較於工程與勞務採購來說,財物採購算是最單純,準備文件較少的案件,只是對於剛入門的承辦人來說實屬困難啊!

找到解題的關鍵鑰匙

想要租賃公務車,必須透過上簽呈向長官報告,包含蒐集一些案件訊息:
  1. 為什麼需要?
  2. 要花多少錢?
  3. 租賃的期限?
  4. 相關法規依據
  5. 投標須知和契約書草稿
看著手上僅有碎片般的交接資料,多年前的需求可能也不盡完全,如同旅人在異鄉失去方向,這時路就長在嘴巴上,不懂的就勇敢問吧!
公務車是各個活動單位普遍的需求,依據科室的工作屬性,找到了最相近的範本,多方詢問可能遇到的情況,以及當時採購需要特別留意的部分,像是「表單需使用最新版本」、「保險」、「規格」、「契約年限」等等。就這樣花了兩週的時間,終於搞定了所有的招標文件,準備上標囉!
政府電子採購網頁面截取

排除路上的障礙

當採購資料公告在政府電子採購網之後,如要修正,並不像文書檔案一般,簡單誤繕,或是刪除後再重新輸入,正式的公告,就必須要依據正式的法規程序
在公開採購階段,廠商有權針對機關提出的招標文件提出疑義,在合理期限之內機關對於疑義之處理結果需要以書面答復或是公告;若是涉及變更採購內容或招標文件,則應另行公告,並視需要延長等標期(即招標期限)。
原本單純的以為,依循著近期的範本應該沒問題吧!殊不知,廠商就這麼傳來了兩次傳真,提出了兩次的疑義,有關於預計設定的保險額度與市場有落差,而保險公司現階段已經沒有販售這樣的商品
每一次處理都必須重新簽核→重新會辦採購單位→再重新公告,我想老天是希望讓我更熟悉採購流程才這樣開玩笑的吧?!但在處理過後讓我的招標文件更完整,也能讓後續需要採購公務車的單位少走冤枉路,整個過程又快又急,真的不好走啊!

當公務車來到面前

經程序有廠商得標後,拿到了熱騰騰的契約書,蓋完契約人雙方的大印之,押下訂約日期之後,就表示即刻起需依契約履行。
因為本身只有賞車,還沒有購車的經驗,所以當廠商在約定交車日將公務車開來預定地點的時候,不知道為什麼有種莫名的感動,一台貨真價實的休旅車就這麼落在自己面前。會同懂車的同事一起確認規格與功能測試之後,就正式登記成單位的租賃車,順利完成來到新單位的第一個業務!
第一眼看見公務車的感覺,就像電視廣告拍攝得那樣氣勢磅礡!

回想當時被交辦業務時的膽怯,以及決定嘗試積極學習的心態,即使前人延宕案件許久,但現在接手的人是我,我必須想辦法讓它有不一樣的結果。
自長官交辦任務至正式提領公務車大約耗時三個月,從了解契約、法規和招標文件,以及處理棘手的廠商疑義,過程中按部就班摸索,隨時寫下筆記便簽,就怕金魚腦下次需要時又放空誤事。
而這件事也呼應了在之前分享《教練》一書,裡面曾經提到「向前學習」的概念:「愈是危急時刻,愈要保持冷靜,做有建設性的事,把注意力集中在如何解決問題。」
接下來,當你遇到困難或是不熟悉的事物,你知道該怎麼做了嗎?
歡迎留言互相討論學習唷!

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