非典型的時間管理指南，讓你從容面對煩惱事情做不完的生產力焦慮--《人生4千個禮拜》

你常覺得時間不夠用嗎？你會因為事情做不完而感到壓力與挫折嗎？你是不是已經看過無數關於時間管理與效率提升的書、文章甚至影片，卻覺得派不上用場？假如上述的問題符合你的情境，那麼你也許該讀一下《人生4千個禮拜》這本另類的時間管理指南。

書名中的「4000個禮拜」，是想點出人的一生時間不過就是4,000個星期（大約80歲），並非永無止盡，因此要以「時間有限」的心態去思考，而不是妄想把各種事務都一股腦塞進自己的時程表裡，以為自己都能夠完成。

我讀完之後的省思是：如同書中所說，如果我們不深思自己的時間該用在哪些對自己人生有意義的事情上，那麼待完成的工作就會像是終點線不斷向後退的跑道般，怎麼樣都跑不完，待辦事項夾也會如同薛西弗斯的巨石般不斷滾落，最後不免焦慮與失落的結果。以下就讓我們來看看作者奧立佛柏克曼藉由本書給我們的提醒。

現代人對於時間的焦慮，可能是一種共通迷思

人類歷史中有很長一段時間，閒暇都被視為最終極的地位象徵，是只有富人或貴族才能擁有的奢侈品。時至今日，經濟學家卻注意到一個令人驚訝的現象：富人用在工作的時間比窮人還多。在高度重視「個人成就」的文化之下，即便是進入頂級大學，領到最高薪的精英人士，也感覺必須一邊承受「能把人壓垮的高強度工作壓力」一邊工作，好維持自己的收入與地位。「我真的很忙」感覺是一種表彰自己重要性的方式。

人們對生產力有著濃厚興趣，「想做得更多」是其中一個重要原因。人們總想做更多、更快、更強、更豐富。從表面上來看，生產力被認為是一種讓人可以擁有更多時間的工具。我們以為有效率地排列出待辦、應辦事項，就能有更多時間花在別人身上，或用來追求更有意義的事物。

然而，大部分人卻只是用更多工作填滿這些多出來的時間。在1955年的《經濟學人》中，歷史學家帕金森以黑色幽默的口吻提出了「帕金森定律」：

在工作能夠完成的時限內，工作量會一直增加，直到所有可用時間都被填充為止。

這原本是諷刺的說法，卻點出了人們對時間的共通迷思—時間看似就該被一大堆事填滿為止。

所以，時間管理的重點之一在於，必須認知到所有的技巧與方法，都無法改變錯誤的任務設定—以為必須「完成所有我們想做的事」。如果沒有認知到這一點，多麼努力都不可能克服壓力與焦慮。

運用三大原則幫自己的待辦事項排序與過濾

在史提芬柯維的《與成功有約》書中舉了一個很有名的例子，一位老師要教授學生們時間管理的要訣，於是帶了一個大玻璃罐、一堆大大小小的石頭，以及碎石礫、沙子和水，要學生試著把這些東西都裝進玻璃罐裡。不得其法的學生們怎麼試都不成功，此時老師先放進大石頭、小石頭，再用碎石和沙子填滿空隙，最後倒進水，用此來比喻「時間管理的奧義在於先做重要的事（大石頭），再依序做小事、瑣事，即可完美運用時間」。

這個例子我也常引用，但《人生4千個禮拜》提出了質疑：老師可以先安排好玻璃罐放得下的大石頭數量，但我們的行程表裡可能被塞進了過多的大石頭，此時又該怎麼辦呢？

作者奧立佛柏克曼認為，我們必須藉由時間管理「忽視應該忽視的事物」，運用以下三個技巧：

1. 先為那些對自己來說真正重視的事預留下一些時間：你習慣把工作或其他人的請託的優先順序放在自己想做的事之前嗎？稍為改一下這個排序吧，既然我們不可能把所有的大石頭都塞進有限的時間裡，那麼先把時間留給字既真正重視的事，不管是進行一項創意計畫、經營一段關係，或是讓某個人生目標持續往前推進。
2. 限制自己同時「進行中」的工作：一次不要同時進行超過三件事，一但選好，其他需要你挪出時間的事都得等到這三件事其中一件完成100%之後再說。這個原則可以避免我們手邊留下無數做到一半擱置的工作或計畫。
3. 抗拒「中等重要性」的誘惑：書中舉了一個例子：巴菲特的私人飛機駕駛麥可佛林有一次問巴菲特如何可以這麼成功，巴菲特叫麥可先寫下25件他覺得人生要追求的目標，然後要他再從中間選出五項最重要的目標。然後麥可問「所以是先以這五個目標為主，行有餘力再做其它這20項的意思嗎？」，巴菲特說「不，你錯了，你要把這二十項列成「絕對不能碰」的清單，除非你那五項最重要的目標完成了，否則絕對不能分心在這些你同樣也感興趣的事情上，因為你必須專注在最重要的事」。

在那張「20項清單」上的事，就是中等重要性的誘惑，是最可能讓我們分心的因素，所以也是在對不夠重要的事說「不」時優先需要注意的對象。

小心最稀缺的注意力被分心偷走

你是否常有這樣的狀況？明明已經開始做某件事，但腦子裡只要一想到別的事就會立刻中斷跳到另一件事，這個想做那個也想做，結果都做不完、做不好，或者有時候本來打開瀏覽器要查資料或看mail，但是一不小心順手打開FB之後就分心看了十幾分鐘，時間就不知不覺流逝了。

「分心」是讓你我時間管理失控的最大陷阱之一，通常就是在我們計畫要做的事以外，不知為何又花費心思去從事的其他活動，像是逃避到另一件要花時間的任務，或是瞎忙。又或者是常見的「數位分心」，因為e-mail提示或簡訊，又或者無意識持續的社群媒體瀏覽。

分心的影響除了占用寶貴的時間之外，米哈里．契克森米哈伊在《心流：高手都在研究的最優體驗心理學》一書中提到，經過實驗發現。要完成一項困難的事，需要一段不被打擾的長時間和單一的專注力，才能進入高效率的「心流」狀態。但每次當「心流」被像是手機的通知或一封電子信件的干擾打斷後，就需要一個小時才能回到原本的專注度。因此分心也是「效率殺手」。

《人生4千個禮拜》書裡提醒我們，經常分心的動機，來自於我們潛意識中對於目前在進行的任務所抱持的不安或患得患失—害怕事情完成之後的結果不如預期，所以讓自己藉由分心進行拖延，想逃避掉完成之後會面臨到自己或外部的評判。必須要察覺與辨識出自己是否因為這樣的心態產生習慣性的分心，才有機會改善。

相較於方法與招式，《人生4千個禮拜》以心態面的角度談時間運用，假如你已經嘗試過各種不同的做法而沒有成效，也許本書可以帶給你另一種可行性。