大人學破局思考:8 個提升職場溝通與思考能力的實用指南

閱讀時間約 10 分鐘

不知道各位有沒有類似的經驗,

生活上出現一些比較負面的訊息,可能來自老闆責罵或是自我譴責,總之,在心情極度低落的時候,翻到某本自帶「神諭」的書。

就像,這本書專為你寫,專門來幫你解惑的。

今天,我想來介紹這本《大人學破局思考》。


作者介紹

本書作者:Bryan 和 Joe 是專案管理大師,所錄製的 Podcast 「大人的 Small Talk」長年成為必聽節目之一。裡面的內容關注職場、兩性關係、個人發展等議題,是個老少咸宜的節目。在 Podast 中還會有回應讀者來信,解決你我在生活中遇到的大小事,非常適合在通勤、做家事的時候聽。


書中之精精精精精華

(共摘錄了 8 個精華,也穿插我在職場的觀察,內文太長的話,建議從目錄查看內容哦)


01/「『少說話多做事』」比「『少說話少做事』還差!?」

標題雖然透露出答案,不過你覺得 (a) 多說話多做事、(b)多說話少做事、(c) 少說話多做事、(d) 少說話少做事, 以上四種人,如果依照老闆喜愛程度排名,你覺得是甚麼順序?

答案可能出乎意料,是 (a) > (b) > (d) > (c)。

(a) 多說話多做事,不用多說,這類人就是老闆最想留住的天將降大任於斯人也。

(b) 多說話少做事,這類人只出一張嘴卻叫底下人做事。為什麼討喜?
因為這種人不是不做事,他做的事是動腦,而且是別人無法取代的。這就是 (b) 的價值。
能做好事情的人,有很多。但能想出這個點子,然後敢於提出來的人,僅此一個。
這就是為什麼「創意」會是一個大家中意的特質,因為你想到了,別人沒想到。

可能更讓大家不平衡的是,這種動口不動手的人,很可能更早升官。因為老闆會記得的是這個人提出了一個很棒的點子,是公司重要的頂梁柱。

(d) 少說話少做事,這類人目標很明確,我就做我該做的事,剩下不管。老闆對這類人通常沒什麼印象,有印象的話會是:該做的,做得很好,不該做的,也不會給公司帶來麻煩。

(c) 少說話多做事,這類人非常努力認真在工作上,但是少主動跟老闆溝通。如果不溝通,老闆交派的任務可以做得很好,那還真沒話說(無師自通R)。但如果不是,就糟糕了。
因為,其一,這類人沒辦法在老闆心中留下印象,其二,攬越多活,犯錯機率更高。最終導致留在老闆心中的都是事情沒做好的印象 (QQ)。

"閉門造車是最不ok的" 雖然不是針對我講這句話,但同事不經意的話像當頭棒喝。

但要從 c 纇人變成 a 類人,有甚麼辦法可以在不自誇不邀功的前提下,讓老闆看見我的努力?同場加映,在聽完大人學的這集 podcast 之後,我改善跟上級溝通的方式,在過程中不斷來回確認彼此的目標,盡力讓我從 c 變 a 類人。

想特別來講講 (d) 少說話少做事這類人。
聽起來這類人,拿多少錢做多少事,應該不會有甚麼太多貢獻吧?

錯了,大錯特錯。我認識的其中一位,非常有意思。
若事情做完了,他就會去找人聊天,不然就是在公司種花草,跟同事一起在公司玩開心同場 (真的開心農場XD,是典型的超級 E 人)。
當其他人很忙碌的時候,我有時候都會懷疑,為什麼他可以這麼從容?
但我觀察到,少做事,是少做工作上的事,不會多攬自己不會的活,更可以把心力放在其他地方,像是經營職場人際關係。而且,老實說經營的真的很不錯。他會跟團隊分享從其他組聽來的小道消息 (很有用的消息),還可以因著跟老闆相處融洽 (個人特質的關係),為團隊謀取 WFH 的權利。再者,他可以在與其他團隊的人聊天時了解用戶對產品優化的需求,讓團隊不必得從正規軌道約時間訪談用戶,就可以聽到用戶心聲 (0 成本)。

有這種人當同事,你會不愛嗎?

這就是他這個人無法取代的價值。


02/「我提出來的東西對公司有益,老闆為甚麼聽不進去?」

俗話說,你的認知取決於你能賺多少錢,有錢人跟你想的不一樣。同樣的,因為認知不同,老闆看的也跟底下員工的不一樣。

要讓老闆聽進去,員工得用老闆的語言溝通。這其中包含兩點:

  1. 數字。老闆要看數字,也就是:點子要夠具體,夠量化。公司看績效,不是也講求 KPI 嗎?老闆也是,他要知道這個點子投入下去,要投入多少?會回報多少?

    還有,別忘了機會成本。
    如果這筆錢,這些經歷投入在這裡,會導致更大更好的機會損失,那老闆會傾向不採納此意見。
  2. 可行性。餅畫下去了,有現況跟目標了,但中間要走路、要騎腳踏車、要搭計程車,方法不同,所耗費的能量也不一樣。老闆要知道:具體打算怎麼做?而且,經驗告訴我,除了要有具體實行步驟(Step1, Step2, Step3),還要有不同備案(在 Step1中,A 方法行不通的話,還有 B 可以選)。



03/「老闆說,我報告的時候沒有重點...」

這句話應該詮釋成:
該怎麼用老闆想聽的話說 (how)?以及老闆想聽的重點是什麼 (what)?

我曾經摸索很長一段時間,才找到跟碩班教授的相處之道。

當我用敘事,用三句話以上包裝我的問題時,他就會抓不到我想表達的內容。因為他很忙(我猜老闆都是如此),喜歡「先」聽結論,喜歡列點,喜歡你提出問題「並」有三個解方讓他抉擇

其實做簡報也是,

為什麼當講者報告前會有 Agenda,報告完後會有 Takeaway,都是為了讓聽眾緊跟著報告的脈絡跟邏輯,而不至於失焦。這是 how (如何呈現) 的問題。

如果開了幾此會之後,發現老闆總是會關注在某些議題上,那之後就要多增加這方面的內容。這是 what (內容是甚麼) 的問題。

像是我公司的老闆,就很喜歡針對「價值」著墨,「這個產品能提供價值是什麼?跟其他產品不同的價值在哪裡?為什麼你要這麼做,價值在哪裡?」當掌握這些訊息之後,用 80/20 法則(80%的時間做老闆覺得最重要的那 20%),就抓到老闆的點了。



04/「我內向害羞不行嗎?搞好職場人際關係一定要外向又大方?」

在我們公司有一個人(請看 01/ 中,(d) 少說話少做事的小故事),話題超多,不怕冷場,也超愛八卦。中午吃飯時間,身邊總是圍繞著一群人。在她旁邊會感覺到很放鬆。她的個性是別人學不來的。

我剛開始就在想,是不是只有這樣個性的人,才叫做「跟同事有好的社交?」
但後來發現也不是,只要掌握一個點就可以了。

「人際關係的本質,取決於你能否滿足所在場域存在的目的。」

那個超愛八卦的同事,可以帶來小道消息,滿足大家的私慾,也可以創造輕鬆的工作氛圍。而我的老闆是很大方也樂於交際。讓她很受歡迎的是:她的做事能力很強。

在公司裡,交朋友是其次。當然我不是說人際關係不重要,有好的人際關係可以讓工作更順暢,這無庸置疑。但前提是,我得先做好自己的工作。在職場,大家一起來把事情做完,能合作得來的人,就有好的人緣



05/「聽八卦、加入小圈圈,如果不參與我就被邊緣了啊!但我其實沒有很喜歡」

不知道你是不是一個喜歡聽八卦的人,如果不是,可能可以換個角度想「八卦」這件事。而且你可能比想像中「需要」八卦。

首先,「只要有人的地方,就有八卦」,捫心自問,大家中午聚在一起,誰會想繼續聊工作上的內容?八卦講的內容,多半比聊公事放鬆。在這個過程中,願意在這個圈圈裏面參與的(就算只是聽),也會讓你有更多機會認識到同事,甚至打進他的私領域。

我曾經在工作上,需要麻煩別人幫忙,但環繞四周,認識的沒幾個時,真心的羨慕常常跟同事打成一片的人。當我不認識某人,但需要請他幫忙時,別人要「另外抽出時間」幫忙。但若我跟他認識,他幫忙,可能就只是「隨手一幫」。

第二,不想參與「聊」八卦,但是要「聽」,因為「八卦可以幫助你的工作」。誰不喜歡誰,誰跟誰很好說話,這些都可以在八卦時聽到,而這些內容是你不一定能透過工作中得知的。當有了這層資訊的時候,在人跟人相處上就掌握更多的訣竅了。



06/「同事請我幫忙。不幫,我們之後可能不能好相處,幫了我事情做不完...」

我們公司有一個好好主管,管理很多團隊,也總是笑臉迎人。很多人來找他幫忙,談論公事也聊幹話。神奇的是,他工作時看起來總是游刃有餘。

(不排除他是一隻努力用蹼划啊划的鴨子,也許只是我沒看到他很艱苦的樣子)

有次我提出跟他討論職涯的議題,他說:「好,你看我哪天有空,book 一個會議室 」,我約了一個小時的會議。在跟我約的時間快到時,他傳了一則訊息給我:「上個會議我需要更多時間,我們把會議縮短成半小時好嗎?」

好。

我從他的回覆中,了解到他能那麼有條理做事的原因。

他是「贏家型給予者」,而不是「苦主型管理者」。幫助別人,可以,十分樂意,但你要對方配合我設立的原則。「贏家型給予者」更重視自己要做的事情,幫助別人並不會影響到自己原先要完成的事情。「苦主型管理者」則是無條件付出,別人有問題就放下手邊的事情來幫忙,結果成就了別人,委屈了自己。

可以是阿信,但是是有原則的阿信。



07/「為何升遷的不是我,我的『工作表現』也很優秀阿」

「工程師不要埋頭寫,Visibility 也很重要」我老闆的老闆這樣說。

你是不是有被公司看到?不只是業務能力上被看到,有沒有被公司看到(做的項目賺錢嗎)?、有沒有被其他同事也看到(跟大家相處得很好)?

擔任主管,要轉變思維,不能只把自己手頭上的事做好,要經營跟下屬的關係,要承攬一些公司經營上的內容。了解這些之後,就會知道「工作表現優秀」就只是升遷的其中一個門檻而已。



08/「當責?不是要占我便宜吧?」

「當責」是許多企業視為企業文化之一的思維,比起負責自己手上的工作,還要多做一點,多想一點,為公司創造好一點的收益。一個有「當責」概念的員工,會主動認識到自己有能力解決問題,而不只是做完「主管交代的任務」,更進一步達到任務所想要的結果天下雜誌)。

什麼意思?「多做一點,多確認一步」是不是騙人賣命的話術?

看你怎麼解讀。

在工地工作的工人可以說自己在砌石頭,可以說在蓋教堂,可以說在歌頌上帝的榮耀。

我上個月有一個工作,是把已經在實行的產品功能文件化下來。我當時一直在思考,這個任務的意義。對於目前在團隊中的人,已經熟捻功能的操作跟定義,對於未來使用產品的人,直接使用產品也能很快的了解產品如何運作,再把它寫下來的目的是什麼?

後來意識到,很多時候,工作的意義是自己賦予自己的

文件化下來,是留有一份檔案,讓未來新進人員可以快速了解產品當初這樣設計的緣由。要再翻修版本,也可以有所依據。

再更進一步,當責是把這份文件寫下來之後,再多確認一些原本不屬於被交代任務範疇內的東西,像是目前產品線上版本與設計稿不同,應該參照哪方的為準?是不是要優化功能?。也許做的事情是多一小步,但不只是把事情做完,而是把事情做好。用當責的態度工作,遲早會成為某個領域之霸。

延伸閱讀:我的工作被別人搶走了


以上摘錄《大人學破局思考》,真心推薦去看看!

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台大心理系學生,在腦神經文獻、fMRI影像中心流轉後,覺得離「人」越來越疏遠。從新定位自己喜歡心理的原因後,以更貼近人性的UX為自學目標,此專題整理我在YouTube、edX、coursera上的課程,以及過去大學課堂上的內容,希望透過輸出,更進一步參透這個結合設計、心理學、美學、統計學(?) 的神祕領域。
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