如何打破帕金森定律的魔咒？—激勵員工與管理資源的藝術
「以前創業自己一個人做事，都巴不得早點做完，或是盡可能節省資源不要浪費，但是現在開始請人之後，總覺得員工都想盡辦法要把我給的預算範圍給用滿。」一位創業漸上軌道，開始著手擴大規模的朋友說道。
初入管理的創業者確實會有這樣的疑問，於是我回答：「確實阿，一般員工在沒有特別誘因或動力的狀況下，都會讓工作跟預算盡可能將被容許的時間和預算用完。」
「這麼不積極，要怎麼創造好的績效呢？對了，你剛剛說的誘因跟動力是什麼？」朋友進一步問道。
「我們可以這樣思考，你是老闆，公司績效好對你的收入和名聲有直接關係，但若是你的員工不管做多少工作或是省多少錢都沒有分別，那當然沒有積極的理由；從另一個角度來說，如果這是一位願意接受這樣的工作條件的員工，你覺得高積極度的機率有多少呢？」
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你是否在安排工作的時候，都會以上司要求的最後一天往前推來計算時程呢？
「工作會擴展至填滿完成它所需要的時間。」這是帕金森定律的核心觀點，我們也可以將其延伸：「在預算之內，支出的需求會持續增加，直到用完所有資源。」
企業在預估時間與成本時會參考過去的經驗，但當層級與規模擴大時，因為每一層都想要預留自己的Buffer ，也就是緩衝空間，經常會發現重複預留的狀況，而過度高估需要的資源。
因此，如何提升員工的積極度與正確管理預算緩衝，是兩個至關重要的課題，尤其在企業擴展規模、招聘更多員工後，這些挑戰更為明顯。
提升員工積極度的誘因設計
首先談到員工積極度，企業需要了解到若沒有適當的誘因，員工往往會選擇在時間與預算範圍內「恰如其分」地完成工作，這正是帕金森定律的體現。
為了打破這種現象，企業應該設計出有效的誘因制度，作為員工的動力來源，且要需要針對不同層級和部門的員工設計個性化的誘因制度，如：
- 與公司業績掛鉤：設定各自的部門目標，讓員工感受到自己的努力對公司和個人都有實質的回報，如業務部門考量訂單量與客訴量、採購部門考量成本與供應品質、研發部門考量材料或時程與產品效益等…
- 與員工職涯階段相關：對於年輕員工來說，專業成長與學習機會可能比經濟獎勵更具吸引力；而對於更成熟的員工，穩定的收入和工作生活平衡則可能是他們看重的重點。
設定明確且可達成的目標，並定期提供回饋，讓員工了解自己的工作進展，也能及時調整工作方法，提升工作效率；要特別注意的是，這些工作目標最終都要連結回公司願景。
管理緩衝空間
另一方面，緩衝空間的管理也是提升專案效率的一個重要方面。
隨著公司規模的擴大，管理層級的增多，各部門、層級在安排時間與預算時，都可能會為自己預留一定的緩衝空間，導致整體預算與時間的大幅增加，因為大家都希望避免風險，卻因為過度的緩衝導致資源的浪費。
為了解決這個問題，企業需要建立一套有效的審查機制，確保每一層的預算與時間安排都是合理的，並且與實際需求相符。這可以通過歷史數據分析、專家預估、以及不同部門間的協作來達成。
從專案管理的角度，建議有一定規模的公司可以成立PMO，也就是具有”專案管理辦公室”功能的單位來統一管理資源，優化資源運用。
此外，企業也可以鼓勵員工主動提出資源節省的建議，並給予相應的獎勵，來提高員工的積極度，並避免過度的資源浪費。
綜上所述，提升員工積極度和正確管理緩衝是組織成功的關鍵，透過設計有效的誘因機制和合理的資源管理策略，企業可以在提升績效的同時，確保專案的順利進行，不僅有助於企業的長期發展，也能夠創造一個更積極和高效的工作環境，實現企業的持續發展。
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