專案執行方程式

最近接到了廠商委託的CDMO（Contract Development and Manufacturing Organization, 委託開發暨製造服務）案件。除了做案子之外，同時要培育新血。這一篇，就把案件的規劃與執行流程寫下來，除了記錄之外，以後也可以作為教育訓練的教材。

接到案子後，先別急著動手做，要先跟廠商(甲方)及公司內部的相關人員確認案件內容及範圍。要做什麼?做到什麼程度?什麼時候要完成?預算有多少?案子有沒有特殊限制?例如法規面的特別規定。廠商有沒有特殊需求?確認好之後，再開始進行實際的作業，以免弄錯方向或是漏掉東西。

確認好案件內容跟範圍後，接下來就是要規劃如何執行任務。小案子的話，那就可以直接上工。有規模的案子，就要先拆解案子。把案子拆解成一個一個的子任務，確認子任務的任務內容及期限，以方便管理案子的執行進度及風險，避免案子做到超時或是開花。

至於如何把案子拆解成子任務，可以依據作業流程，在適當的地方切斷並定下里程碑(milestone)。或是依據案子需要的資源及複雜程度進行綜合判斷，合理分配公司的資源來進行。

實際執行案子時，依據各項任務的特性及需求來分配任務。分配任務時除了考量執行同仁的專業度及經驗外，也要考量同仁的人格特質。例如任務中，如果需要花長時間處理大量瑣碎的資料，那就要交給細心謹慎的同仁。有特殊狀況需要緊急處理時，請爆發力強的同仁來做比較洽當。需要常常跟其他單位的同仁進行溝通協調，找溝通能力好的同仁比較有效率，也比較不會因為溝通上的問題產生單位間不必要的摩擦。

任務交辦後，不是就丟著不管了，必須適時的追蹤任務進度，關心同仁是否需要協助，提供同仁作業時需要的資源。除了追蹤任務進度外，與同仁溝通時，也要觀察同仁是否與部門及公司的目標跟方向對齊，確保大家都往同一個方向前進。

追蹤任務進度，除了招開定期會議外，也要看案子的狀況來決定是否招開臨時會議。例如發生意外狀況、或是需要各單位進行協調時，就不能等定期會議的時候再處理，必須要開臨時會議來即時解決問題，以避免時間上的浪費。

開會時，除了確認任務進度，也要進行任務覆盤。通常會使用PDCA來進行滾動式修正。做不好的地方要改，做得好的地方不要亂動!不要亂動!不要亂動!很重要所以說三次!如果有更好的工具或方法可以改善作業的時候，可以試用看看。例如chatGPT，可以用來做創意發想、撰寫會議紀錄、文章重點摘要、撰寫固定格式表單，例如撰寫會議通知……等等，善用這些工具，可以有效地提升工作效率。

專案執行中，也要同時觀察部門內同仁的工作狀況。同仁目前的工作能力是否能勝任業務，是不是有需要提升的地方?或是可以給他更重要的工作挑戰?與其他同仁的相處及協作狀況如何?是否擅長團隊協作或是更適合單兵作戰?針對部門同仁的個人能力及人格特質，將同仁擺在適合的工作崗位，截長補短，發揮部門及公司組織的最大戰力。

專案執行及團隊合作，說起來簡單，但是如何在有限的時間裡，好好發揮團隊中每個人的特長，運用最少的資源來完成任務，需要長時間的練習及磨合。任務執行時的突發狀況，也考驗著團隊的綜合能力與領導人的智慧。在工作中，永遠沒有最好，只有好還要更好。