專案執行方程式

閱讀時間約 3 分鐘

最近接到了廠商委託的CDMO(Contract Development and Manufacturing Organization, 委託開發暨製造服務)案件。除了做案子之外,同時要培育新血。這一篇,就把案件的規劃與執行流程寫下來,除了記錄之外,以後也可以作為教育訓練的教材。

接到案子後,先別急著動手做,要先跟廠商(甲方)及公司內部的相關人員確認案件內容及範圍。要做什麼?做到什麼程度?什麼時候要完成?預算有多少?案子有沒有特殊限制?例如法規面的特別規定。廠商有沒有特殊需求?確認好之後,再開始進行實際的作業,以免弄錯方向或是漏掉東西。

確認好案件內容跟範圍後,接下來就是要規劃如何執行任務。小案子的話,那就可以直接上工。有規模的案子,就要先拆解案子。把案子拆解成一個一個的子任務,確認子任務的任務內容及期限,以方便管理案子的執行進度及風險,避免案子做到超時或是開花。

至於如何把案子拆解成子任務,可以依據作業流程,在適當的地方切斷並定下里程碑(milestone)。或是依據案子需要的資源及複雜程度進行綜合判斷,合理分配公司的資源來進行。

實際執行案子時,依據各項任務的特性及需求來分配任務。分配任務時除了考量執行同仁的專業度及經驗外,也要考量同仁的人格特質。例如任務中,如果需要花長時間處理大量瑣碎的資料,那就要交給細心謹慎的同仁。有特殊狀況需要緊急處理時,請爆發力強的同仁來做比較洽當。需要常常跟其他單位的同仁進行溝通協調,找溝通能力好的同仁比較有效率,也比較不會因為溝通上的問題產生單位間不必要的摩擦。

任務交辦後,不是就丟著不管了,必須適時的追蹤任務進度,關心同仁是否需要協助,提供同仁作業時需要的資源。除了追蹤任務進度外,與同仁溝通時,也要觀察同仁是否與部門及公司的目標跟方向對齊,確保大家都往同一個方向前進。

追蹤任務進度,除了招開定期會議外,也要看案子的狀況來決定是否招開臨時會議。例如發生意外狀況、或是需要各單位進行協調時,就不能等定期會議的時候再處理,必須要開臨時會議來即時解決問題,以避免時間上的浪費。

開會時,除了確認任務進度,也要進行任務覆盤。通常會使用PDCA來進行滾動式修正。做不好的地方要改,做得好的地方不要亂動!不要亂動!不要亂動!很重要所以說三次!如果有更好的工具或方法可以改善作業的時候,可以試用看看。例如chatGPT,可以用來做創意發想、撰寫會議紀錄、文章重點摘要、撰寫固定格式表單,例如撰寫會議通知……等等,善用這些工具,可以有效地提升工作效率。

專案執行中,也要同時觀察部門內同仁的工作狀況。同仁目前的工作能力是否能勝任業務,是不是有需要提升的地方?或是可以給他更重要的工作挑戰?與其他同仁的相處及協作狀況如何?是否擅長團隊協作或是更適合單兵作戰?針對部門同仁的個人能力及人格特質,將同仁擺在適合的工作崗位,截長補短,發揮部門及公司組織的最大戰力。

專案執行及團隊合作,說起來簡單,但是如何在有限的時間裡,好好發揮團隊中每個人的特長,運用最少的資源來完成任務,需要長時間的練習及磨合。任務執行時的突發狀況,也考驗著團隊的綜合能力與領導人的智慧。在工作中,永遠沒有最好,只有好還要更好。

avatar-img
7會員
20內容數
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
從委託、設計、提案至請款的五大階段。接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
你是否曾經因為不知道如何寫企劃書而感到困惑?或者你是否需要一個完整的範本來幫助你快速上手?無論你是新手還是有經驗的專業人士,這篇文章將提供你最完整的教學、範例與範本,讓你輕鬆掌握寫企劃書的技巧。快來看看,讓你的企劃書脫穎而出!
Thumbnail
這篇文章描述了作者從兼職開發轉為全職開發的過程,並分享了從混進學界指日可待的積極態度。作者也提及自己在專案製作與個人生活上的矛盾與感想,最後分享了專案管理和敏捷開發相關的文章與影片。
Thumbnail
本篇討論專案經理收到任務後的基本動作,還有如何挖掘出簡報文字之下客戶真正想要的東西。
策略規劃怎麼做?專案管理怎麼規劃流程?做好前期策略流程準備,專案團隊才能一直朝著共同目標前進!跟著我們一起 5 步學會規劃專案策略,從確立目標開始,照著範例一步步進行環境分析,掌握關鍵策略選項和計劃制定高效工具,隨時監控KPIs完成情況!還有免費工具推薦,讓你可以一鍵生成策略流程圖!
專案報告怎麼寫?有沒有模版範例?當然!我們已經為你整理好了豐富多樣的各類型專案報告範例,讓你可以按需選擇,一鍵下載就開始使用!也為你準備了專案報告撰寫教學,快跟著我們一起簡單 8 步學會寫各種專案報告!更有高效專案管理工具推薦,為你助力數據整理,寫出更加專業且具吸引力的專案報告!
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
從委託、設計、提案至請款的五大階段。接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理。
Thumbnail
藉由本篇分享在推動工作、專案、計畫時的思維理則,並分成了七個步驟、21個要項。內容包含了蒐集、分析、比較、計畫、實施、查驗和行動等階段,涵蓋了從開始到結束的整個執行流程,希望對於企業管理者以及執行計畫的夥伴都有相當的幫助。
你是否曾經因為不知道如何寫企劃書而感到困惑?或者你是否需要一個完整的範本來幫助你快速上手?無論你是新手還是有經驗的專業人士,這篇文章將提供你最完整的教學、範例與範本,讓你輕鬆掌握寫企劃書的技巧。快來看看,讓你的企劃書脫穎而出!
Thumbnail
這篇文章描述了作者從兼職開發轉為全職開發的過程,並分享了從混進學界指日可待的積極態度。作者也提及自己在專案製作與個人生活上的矛盾與感想,最後分享了專案管理和敏捷開發相關的文章與影片。
Thumbnail
本篇討論專案經理收到任務後的基本動作,還有如何挖掘出簡報文字之下客戶真正想要的東西。
策略規劃怎麼做?專案管理怎麼規劃流程?做好前期策略流程準備,專案團隊才能一直朝著共同目標前進!跟著我們一起 5 步學會規劃專案策略,從確立目標開始,照著範例一步步進行環境分析,掌握關鍵策略選項和計劃制定高效工具,隨時監控KPIs完成情況!還有免費工具推薦,讓你可以一鍵生成策略流程圖!
專案報告怎麼寫?有沒有模版範例?當然!我們已經為你整理好了豐富多樣的各類型專案報告範例,讓你可以按需選擇,一鍵下載就開始使用!也為你準備了專案報告撰寫教學,快跟著我們一起簡單 8 步學會寫各種專案報告!更有高效專案管理工具推薦,為你助力數據整理,寫出更加專業且具吸引力的專案報告!