這是我跟2位CDA夥伴在6月15日舉辦的「轉彎時，停一下~ 3對3職涯對話實驗」活動中，一位新手主管的真實困擾。他從國際企業轉戰本土大型企業，從個人貢獻者晉升為6人團隊的主管，在幾乎沒有過渡與培訓的情況下，就要扛起團隊管理、業務交辦與人員調配。現實是 : 他感覺自己每天像在救火。
但這其實，是許多初任主管會碰到的真實職場斷層。
每天忙到喘不過氣，最讓他焦慮的，卻是：「該怎麼跟同仁溝通，請他們幫忙，才不會引發反彈？」在職場中，溝通卡關，會讓好人變成苦人。
作為人資出身的職涯教練，我過去十多年見過無數關於「主管角色轉換」的挑戰，也聽過太多人在溝通卡關後，卡住整個職涯節奏。這次的諮詢，我們也聚焦在一個主題：如何在職場上有效對上溝通、對下領導？
這次我們協助他的，不是講話變甜、變會，而是從制度與系統層面重新設計團隊運作與溝通方式。
第一步：全部門工作量要「攤開來講」
這位主管的困境在於：前任主管離職後，兩位同仁也因健康因素離開單位，但公司採取「不補人」策略，等於團隊只剩4人要完成6人的工作。而這些資訊，只有主管本人掌握。
我給他的第一個建議是：
進行整個部門的「工作總量盤點」與「人力現況透明化」：
用視覺化的方式，把整個部門的工作項目、臨時任務、原本由誰負責、現在落在誰身上，全部盤點並公告。
為什麼？
因為當每個人只看到自己那一塊，就無法意識到其他人正在超載。只有讓部門所有人都「看到整體」，才會知道自己該負起什麼責任。
第二步：從「願意的人」開始改革
這位主管不喜歡用高壓方式管理，但卻因為兩位資深員工拒絕接下已空缺的人力工作、其他人又沉默以對，讓他選擇「自己扛」，結果陷入一人做四人工作的惡性循環。
我們分析團隊成員後，發現有兩位態度偏保守、傾向現狀不變；另兩位則相對開放、願意嘗試調整。這剛好是經典組織變革模型中的「支持者、中間者、反對者」。
我的第二個建議是：
先從意願高的兩位同仁開始推動「工作流程優化計畫」，透過流程切分與效能提升，把可視化的成果與小獎勵（像是30分鐘的專屬下午茶時間）公開出來。先創造一個「值得跟的成功案例」，讓團隊內部自然產生變化 : 讓支持者會更有動力，中間者也會因為看到成果而靠攏，反對者則可能慢慢轉變或被環境驅動。
第三步：向上溝通要「問得剛剛好」
他擔心主管忙、不想占用時間，也怕問問題會讓自己看起來太「菜」。但實際上，不問、亂猜、硬撐的代價更高。
我教他一個技巧「5%提問策略」
只挑選真正會影響決策的5%問題，並在提問前準備好自己的判斷與建議，讓主管只需要判斷方向對不對，而不是從0到1幫忙做決定。
這麼做，不只節省彼此時間，也讓主管對你的思考力、判斷力留下好印象。也能讓主管對他的判斷力留下好印象，建立信任。
對很多主管來說，真正難的不是做出好績效，而是「溝通得當」：說對話、找對人、選對時間。
這不只是說話技巧，更是一種職場心理學與關係工程。而這樣的能力，在組織裡走得越遠，越無可迴避。
如果你也曾經卡在「怎麼說才好」的困境中，歡迎私訊我聊聊，也歡迎你來參加下一場「轉彎時，停一下~3對3職涯對話實驗室」體驗看看。
