【需要主管裁示「同意」的信,你做了甚麼努力?這 7 點,下次試試看,好嗎?】

【需要主管裁示「同意」的信,你做了甚麼努力?這 7 點,下次試試看,好嗎?】

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

在某些業態中,多數專案需要向上呈報取得核准,才能啟動。

首先,《終局思維》一書中提到 5 個觀點,跟「寫給老闆裁示的 Email」剛好有關:

✅ 「相較於順從本能行事,學會把事情想清楚的人,最終能把更多的力氣用在獲得想要的結果。」

✅ 清晰思考就是擺脫平均值

✅ 會導致我們落入「本能思考」的原因,來自於我們習慣了大腦的出廠設定,再加上我們從眾的心理,很容易接受了大部分人的「平均值」。特別是在思考的領域,如果我們接受平均值,就等於接受平庸。

✅ 「如果你做每個人都在做的事,你得到的結果,也只會跟其他人一樣。」

✅ 「製造摩擦力」就是提高壞習慣的阻礙,讓自己比較難去做不該做的事。你也可以透過「檢查表」讓自己慢下來,確定要完成哪些事情才可以幫我們達成目標。你還可以「轉換觀點」,多問別人:「請問你的觀點是什麼?有沒有什麼是我漏掉的東西?」


————— 正片開始 ʕ·͡ˑ·ཻʔ♥︎ ————


因此,為了要讓老闆輕鬆俐索地「回信同意」,讓我們能夠繼續往下作業、不卡關,能做哪寫努力?我自己的習慣,至少有 7 件事:


▍ 清楚直接的標題 - 如【呈請核示】、【呈請同意】、【Updated Version】、【一點點急,請看一下】

⭕ 【呈請核示】XXX 專案 3 月規劃案

⭕ 【Updated Version】YYY 分析報告以及後續行動方案

⭕ 【一點點急,請看一下】ZZZ 跨部門數位專案-部門回覆建議


▍ 點列示摘要 - 老闆可能不會看,但你可不能不寫好

⭕ Ex.

➜ 刪節上一版內容不必要之雜訊,聚焦洞察以及改善計畫;

➜ P. 7 – 簡化呈現方式,刪除不必要之圖片;

➜ P. 11 – 說明 ZZZ 跟 KKK 此兩個平台如何協作,且「年化」後可省下 $200 萬成本;

➜ P. 13 – 數據更新,YoY 業績成長率為 +37.2%;

➜ P. 19 – 呼應您上次會議的建議,提供獎勵草案,並微調辛苦數目標為 3,500 / 月;

➜ P. 26 – 提供禮贈品照片及成本(控制於單件 120 元,含稅)


▍ Highlight 重點 - 粗體、斜體、底色、放大字體的運用

⭕ 切忌不要通篇標一堆重點,那整篇都沒有重點了


▍ 「詳情請見附檔」?最好讓老闆不用開啟附檔就同意你,如何?

⭕ 承前面 3 點,若能致力於做到「下標狠」、「摘要利」、「重點明」,老闆是有可能看完內文就回覆「同意」的,如此一來,他省心、你開心,豈不美好?

「詳情請見附檔」是必須說的,但日理萬機的主管真有這麼多美國時間閱讀「詳情」?最好是讓老闆不用開啟附檔就對你投下「同意票」,不是更好?


▍ 錯別字檢查、數字覆核

⭕ 「+10% 法則」:每一個錯字、不正確的數據,都會成為老闆閱讀的摩擦力,也會降低對你的信任指數。提醒自己運用「+10% 法則」,即,如果你原本會檢查 5 分鐘再寄出信件,那麼 5 x 1.1 ≒ 6 分鐘;如果你原本會檢查 10 分鐘再寄出信件,那麼 10 x 1.1 ≒ 11 分鐘


▍ 用字精準度調教,精益求精

Ex.

⭕ 說 ➜ 提及

⭕ 最後一天 ➜ 截止日

⭕ 沒錯 ➜ 準確


▍ 幫老闆寫好他要寫給他老闆的 Email

⭕ 若專案規模跟預算較大,需要再向上層層匯報,請幫老闆寫好他要寫給他老闆的 Email,讓他可以檢視後,一鍵送出。他帥氣、你神氣。


————— 結語與歸納 ʕ·͡ˑ·ཻʔ♥︎ ————


✅ 如《終局思維》所說,「別順從本能行事,把事情想清楚,把更多的力氣用在獲得想要的結果,」結果更有可能如你所願。因此,想清楚寫 Email 給老闆的目的,是要取得他的同意,讓你不空轉、不卡彈,難道不值得為忙碌的他多想一些?你花更多的力氣經營與雕塚 Email,他就能花愈少的時間與精力讀懂你的需求,皆大歡喜,不是?

✅ 如《終局思維》所說,清晰思考就是擺脫「平均值」、刪除「出廠設定」。因此,寫 Email 給老闆時,務必擺脫平庸、抵制「出廠設定」,從標題 / 點列式摘要 / Highlight 重點 / 錯別字檢查 / 用字遣詞等,都要高度講究,當你的信件「擺脫平庸」,你在老闆心中,可能會有點「不一樣」、有點「閃亮」。

✅ 如《終局思維》所說,「如果你做每個人都在做的事,你得到的結果,也只會跟其他人一樣,」沒有用心布局以及撰寫的 Email,只會落得跟他人一樣的結果,乖乖躺在「未讀信件匣」。


最後一件重要的事情,如《終局思維》建議,你也可以透過「檢查表」讓自己慢下來,確定要完成哪些事情才可以幫我們達成目標。你還可以「轉換觀點」,多問別人:「請問你的觀點是什麼?有沒有什麼是我漏掉的東西?」


明天下午,下一次寫信給老闆時,不妨透過上述 7 點「檢查表」複查;

明天下午,下一次寫信給老闆時,不妨「轉換觀點」,先問自己:「老闆看到信時會欣然同意、一頭霧水、皺起眉頭、還是置之不理?」

言而總之,再看一次信件,為了取得老闆的同意,我有沒有漏掉甚麼東西?寫錯甚麼資訊?說明得夠清楚嗎?


我自己,會回覆這封 Email 「同意」嗎?

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Elvis Lin的沙龍
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曾向美國前副總統高爾執行簡報。累積超過181場演講或訓練,主題涵蓋:履歷表/自傳/Cover Letter撰寫、面試技巧與職涯諮詢、社群行銷、減醣心得與體適能、咖啡等;著作散佈在《大人學》、《Cheers》、《商業週刊》、《104》等。也在 104, 1111, Yes123, Sofasoda 等擔任職涯顧問。
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