從職場到生活，8 種傳遞壞消息的技巧讓溝通更順暢！

1. 選擇合適的時機與場所

• 選擇一個私密且安靜的空間，避免讓當事人感到尷尬或壓力過大。
• 避開當事人情緒不穩定或壓力較大的時刻，如會議前、重要活動前等。
• 在工作場合，避免在公開場合宣布影響員工士氣的消息，如業績不佳、部門調整等。

2. 開門見山，避免拐彎抹角

傳遞壞消息時，不要過度拖延或用過於委婉的方式表達，這可能讓對方更加焦慮。

• 直截了當地說明問題，例如：「我們必須終止這個專案，因為預算無法支撐。」
• 避免使用模糊詞彙，如「可能」、「應該」，這會讓對方誤解情況。
• 但也不宜過於冷漠，可以透過溫和的語氣減輕衝擊。

3. 同理心是關鍵

設身處地站在對方的角度思考，能讓溝通更具人性化。

• 使用溫和的語氣，避免冷漠或過度專業的表達。
• 觀察對方的情緒反應，適時調整自己的語氣。
• 若對方表現出沮喪，給予適當的支持，例如：「我理解這對你來說不容易，我們可以一起想辦法應對這個情況。」

4. 提供明確的理由與背景資訊

人們往往會因為不理解壞消息的原因而感到不滿或焦慮，因此提供清楚的背景資訊能降低負面情緒。

• 說明事件的來龍去脈，避免讓對方覺得這是單方面的決定。
• 若是公司決策，解釋這樣做的必要性與影響。
• 若有數據或證據佐證，適當提供以增加說服力。

5. 避免過度責備與批評

傳遞壞消息時，應該聚焦在解決方案，而非責備對方。

• 例如，若是一位員工表現不佳，可以說：「我們發現你的工作表現有需要改善的地方，我們可以一起討論如何提升。」
• 避免說：「你做得不夠好，這是你的錯！」這樣的語言會讓對方產生防禦心理。

6. 提供建設性的解決方案

除了傳遞壞消息，更重要的是如何幫助對方應對這個狀況。

• 提供可行的建議，如：「雖然這個專案被取消了，但我們可以將資源轉向另一個更有潛力的專案。」
• 若是職場裁員，提供轉職建議或協助，如履歷修改、內部推薦機會。

7. 給對方時間消化消息

壞消息帶來的情緒衝擊可能需要時間適應，不要期望對方能立刻接受。

• 在溝通完後，給對方一些空間，不要立即要求回應。
• 如果對方需要時間思考，可以說：「我理解這需要時間消化，如果你有任何問題，隨時來找我討論。」

8. 後續關心與支持

壞消息的影響可能不會立即消失，適時的後續關心能幫助對方更好地適應變化。

• 若是職場變動，可以主動關心對方的適應狀況。
• 若是個人層面的壞消息，如家人過世、健康問題，表達持續的關心，如簡訊或電話慰問。

結論：讓溝通更有溫度

傳遞壞消息是一項挑戰，但透過選擇合適的時機、展現同理心、提供明確的理由與支持方案，我們可以讓溝通更加順暢，減少負面影響。無論是在職場還是生活中，良好的溝通技巧能幫助我們維持人際關係，讓彼此更有信任感。

希望這 8 個技巧能幫助你在關鍵時刻用更溫暖、更有建設性的方式傳遞壞消息，讓溝通變得更加順利！