當團隊陷入「🌊潮間帶」——權責模糊、溝通斷裂的灰色地帶,即使能力再強,也可能事倍功半。一組專案團隊因處理市場回報問題進展不順,客戶直接奪回主導權。關鍵在於❗需有「🪡穿針引線」的人整合觀點、拉回主軸,再結合🔍分析工具與🪜上層資源,才能讓團隊走出混亂,重拾🎯主導權與客戶信任。
一組團隊為了處理幾項市場回報的問題而焦頭爛額,遲遲無法找出造成問題的真正原因,客戶已經顯得不耐煩,直接要求高層出面解決。這個團隊雖然是任務編組,就我了解,團隊成員的能力都相當不錯,我很詫異為何會和預期的表現有那麼大的差異,於是主動參加了與客戶的會議。
聽不到半小時便恍然大悟,原來這個團隊正處於「潮間帶」中載浮載沉。整場會議都是由客戶主導,從設計、製造、品保單位,逐一詢問我們分析的方向、實驗進度、有無其他想法…,我們竟然只是被動的更新進度與回應。
所謂「潮間帶」:是指地球上海陸交界的地帶,屬於高低潮線間的海域,受到潮汐影響,這個地方每天會有部分時間被海水淹沒,也有部分時間暴露在空氣中。
換言之,這個區域一直處於變動的環境,從管理的角度來看,只要有變動就有風險,何況是沒有被管控的變動,更是高風險。
這意味著極容易出現三不管地帶--看似事事有人做,但卻是鬆散、單兵作戰,缺乏整體性的考量,因而弱化了不同功能之間的橫向串聯強度,漸漸地出現了鴻溝。於是有些事情開始沒有人負責,難怪客戶會取回會議主導權,因為所提出的報告根本沒有主軸與章法。
客戶為了加速步調解決問題,便提出各種可能因素要我們分析,以及要求執行更多的實驗,以便找出問題的真因,這樣一來,反而更讓問題越來越發散而無法收拾(收斂)。
衣服破了需要針線來補,團隊內部出現了溝渠,更需要穿針引線的關鍵人物來消弭,否則整體運作將不具有組織性,不知為何而戰,成員的信心漸漸消失,熱情也被來自客戶的壓力消磨殆盡,自然無法有效解決問題。
有了穿針引線的人,再來就是針對既有客觀事實或問題,運用分析工具,例如5 Whys、FTA(Failure Tree Analysis)等,提出我們自己的分析方向、計畫,說明見解與主張,闡述理由並表明我們的態度,逐步將主軸拉回來自己主導。
多數專案經理不具有技術能力,一旦團隊成員已經無法主導事件整體的運作,挖掘出立論的基礎,專案經理必須適時地向上尋求資源,指派外部專家,並給予權利進來統合,把潮間地帶區域縮小,客戶也因為終於有人能掌握全局與問題解決的節奏,自然趨於安心並樂於放手。