前幾天在審核部門送來的招募需求單時，我心裡突然冒出一個想法：
明明是系統核准職缺後，HR 才能開始行動，卻還要靠我按下傳送鍵。「為什麼我要人工一個一個通知 HR，可以開始招募了？」
這不只浪費我的時間，也讓流程多了人為延遲。
我當下真的不爽。
於是我打開 Google Apps Script，搭配 ChatGPT，心裡想著：「今天一定要寫出一個『自動寄信通知 HR』的功能，才要下班。」然後我真的寫出來了。
流程拆解與設計亮點
這項「自動通知 HR 開始招募」的設計，看起來簡單，背後其實拆解了幾個細節環節：
- 流程觸發點判定：系統不是單看誰按了什麼，而是偵測「核准欄位是否確認，核准時間是否填寫」，真正與流程狀態對齊。
- 對應 HR 角色定位：依據部門自動比對負責 HR，而不是一律發給全體 HR，避免訊息轟炸。
- 信件內容自動組合：從試算表撈出職缺資訊，自動填入信件，不用人手再整理一次。
- 避免重複通知：系統只會針對「當天新增、尚未通知」的職缺發信，精準、無干擾。
簡單繪製系統架構圖如下：
流程串接的價值
以前的流程是：部門送出需求等主管核准，人資等HR主管通知才開始招募
而現在是：HR 就自動收到通知，立即進入啟動招募作業
這樣的串接讓：
- HR不再被動等待資訊
- 流程自動啟動下一階段
當你把一個流程從「靠人」變成「靠系統」，整個組織的效率才真的開始提升。
