《向上溝通的方法》4-3 系列文章分為四篇陸續銜接
前進，因為創造「對話空間」。
你就是髮型設計師，你的主要任務是發揮能力、規劃、判斷、創意，讓你的老闆Look Good。他走進任何場合有可靠的(最好是充足的)線索、資訊、計畫，不擔心有疏漏、被問倒，並且將線索、資訊、計畫導向容易評估掌握的成果，也就是部門績效，讓他有自信和把握感迎接店門外的江湖未來。
💡向上溝通的要點與技巧(輔佐中高階主管)→本文為求描述方便，通稱「高管」。
一、理解領導者行事風格和壓力來源。→聚焦高管的焦慮與困境。
二、主動溝通，和領導者全局思維同步。→用高管高度看手邊進度。
三、充分資料佐證，直講重點、建議、風險。→讓高管更容易做好決定。
四、績效優良，建立個人的「持續信任感」。→讓高管安心的專業可靠。
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三、充分資料佐證，直講重點、建議、風險。→讓高管更容易做好決定。
🪮美髮情境
- 髮型設計師得提出整體規劃，並且努力視覺化呈現，例如抓一抓頭髮，讓妳瞧一瞧鏡中的自己，或用看得見的標準→例如「不超過眉毛」，讓妳評估瀏海和臉龐的比例。
- 厲害的髮型設計師總是很會說明、比喻、形容，創造人工360度環景視覺，做足促進思考的努力，並且呈現讓消費者容易評估掌握的成果。
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🎯講重點的 O,A,I,E 工作報告編排步驟
打開導航圖，你會先串接「目的地←→你的位置」，出現2-3條路線建議，按下「開始」然後才會出現路線細節依序前進。 近年建築和室內設計流行開放式平面Open-plan，廚房和客廳無隔間，部分實用原因來自家庭主婦「可以一邊下廚，一邊清楚看見小朋友的動態」。
「文不如表，表不如圖」不是要鑽研ppt製作(AI時代已不需如此)，而是駕駛人、家庭主婦，和你的高管都喜歡一眼掌握「事物全貌Full picture」，若能一張計劃圖/階段圖/結構圖就成功抓住眼球、引發討論，那麼後面9張ppt就成了延伸說明或佐證來源。
高管喜歡溝通時的「講重點」，不是版面精彩豐富，是內容精心研究+重視聆聽順序。也就是你溝通/呈報的出手方式，我稱為「先端牛肉」；先提出實質有吸引力、能解決問題的合理策略或計劃圖，提高第一發命中率，後續以特色、差異、時間和經費為軸線，逐步走向執行階段和執行細節。
依上述溝通/呈報的程序，我發展出O,A,I,E工作報告編排步驟：
- 最終目標 Objective
指「Why」而來的方向、目的；專案計畫最終的目的或呈現的畫面。 - 現況分析 Analyze
指「Situation」而來的資訊基礎；盤點現有資訊、資源做計畫的起點。 - 推論假設 Inference
推論指彙整現況所有的影響因子(factors)，假設指基於分析和推論產出可能作法(if…Than…若(有何作為)…則(可能效益)…)。 - 執行/評估 Execute/Evaluate
作為要具體、量化，包括誰(Who)，何時(When)，作業內容(How)，並設定(改善/精進)目標，徹底執行。
領導者帶領組織前進的過程，其實很需要一張又一張短程地圖的參考，他掌握全貌、心底有譜，你就成功創造和高管之間共通的起點行為和對話空間；他不一定照你的計劃走(畢竟他是最後的Decision-maker)，但你成功地給他一個起點，他覺得找你有用、聽你的有Fu。
圖片來源：Pexels
理解心境，創造溝通環境
再從高管的工作歷程解讀溝通時的「講重點」，甚至要你跳過現況/背景分析，直接講建議作法，是因為：
- 他在這個圈子已經一段時間
- 他看過許多類似的報告和建議；
你講個開頭，他大概猜到結尾，他的興趣和聆聽的耐心是想知道：
- 目前現場狀況如何(還有哪些他不知道的)
- 還有哪些不同想法(中間可以經歷哪些不同路徑)
- 能否創造不一樣的成果
- 或改善誤差和減少代價
所以若感受到高管、領導者都沒啥耐心，別往心裡去，畢竟整天花在工作相關的時間極度寶貴；我認識多數的高管、領導者都是時間控+細節控，一個腦子總有幾個處理器同步運作。
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成為企業講師的第三年，我有機會參與某大手集團年度課程提案，課程主題「經營顧客關係」，但要符合四個主要職種的差異；業務端和售後端面臨的顧客關係肯定不同。
我畫了一張ppt圖，列出四條代表四個職種、同樣整天6小時的授課軌道，分別在四條軌道開頭標註授課定位、要點，軌道上則標註相同的和相異的內容或活動(包括休息時間)，像四條電車路線全圖；我的提案報告就用這一張ppt為主軸，另外附帶四套提案課綱做參考。
感謝客戶給機會，我順利承接全集團年度系列課程，隔年年初，我和合作夥伴前往該集團進行另一場提案會議，主導集團培訓的高管總算說出我之前中選的原因：「你懂我們產業，你說得很清楚，地圖也很清楚，我能立刻想像執行的畫面，你好像已經準備好了。」
我不敢失禮多問其他提案者如何呈現，我只是運用以前在職場向高管報告的應有作為、內容和態度，並實際展現符合課程主題「經營顧客關係」三要點，其中最重要的一項；因理解(客戶)而有說服力。
圖片來源：Pexels
CSS「講重點」說話術
前面陸續提到的職場溝通現象；你的報告被直接打斷、你的溝通被要求講重點。使我發展出向上溝通的主要方針：
- 預判問題
- 確認期待
- 即時訊息
和O,A,I,E 工作報告編排步驟：
- 最終目標 O
- 現況分析 A
- 推論假設 I
- 執行/評估 E
前者方針是基於對高管的理解，後者步驟則是回應這份理解而建構的相處-因應之道。有效的向上溝通，是一門「即時觸及+連結」的技術。
向上溝通容易遭遇波折，常是因為我們想要的，和高管想聽的不一樣，導致我們表達的順序，和高管聆聽的期待不一樣，造成溝通的「耐性」被無形損耗(聽不下去)，最終導致交流出現障礙(直接打斷談話)。
我常使用CSS「講重點」說話術在職場常見的各個溝通場景，包括口頭交流、LINE訊息、Email彙報等，是以換位思考的原則，依「對方最想知道」的「重要性」，編排表達順序。CSS「講重點」說話術：
- 最重要的内容 Consequence → 結果、影響
- 次要的内容 Suggest → 建議、理由、想法
- 其它背景資料 Story → 故事、背景、細節
C→「報告執行長，對於營業據點的招牌和企業識別，目前有A/B兩個方案，都有設計圖，尺寸和製作費用都符合我們的條件。」
S→「我建議A方案，兩種識別都不錯看，但因為白底的識別用在招牌上最亮眼，要用到的燈具照明數量較少，比較適合後續的維護，而且如果考慮日後要有周邊產品，A案的識別比較好做設計。」
S→「上週，我們專員Amy有去工坊看參考樣品，還利用下班後，騎機車去實地收集兩種識別色系在晚上的視覺效果，今天的方案報告就是她幫忙資料整理的…」
第三段 Story 故事、背景、細節不一定要當下說明，若高管問及建議判斷的細節，再做表達即可；職場時間寶貴，最重要的仍是 Consequence 和 Suggest，讓高管更容易做好決定。
畢竟，向上溝通不是表達自己，而是協助高管與團隊成功。
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