你在做簡報還是繁報？漫談五個簡報製作的常見盲點（1）

讓你昏昏欲睡的繁報

大家一定很常見到一種簡報：講者把所有要發表的內容，一字不漏地寫在投影片中；實際講述時就照著唸。遇到這種簡報，台下一片恍神的場景，總是司空見慣。

我把這種簡報叫做「繁報」，因為它一點也不簡，而且溝通效果很差，如下面這張範例（取材自這裡）：

這種「繁報」為什麼效果很差？其實不是講者不會講、或聽者不專心的問題，而是人類大腦的結構，天生就無法好好吸收繁報。

在文章一開頭提到的《最高學習法》這本書，第一章就介紹了一個我們平常不會注意到的事實：人很難同時聽進兩個人說話的內容。兩個人同時對你說話時，多數人一次只能聽進一個人說的話；另一個人說的雖然聽到了，內容卻往往無法完全聽進去。

這叫做「布洛卡／威尼克瓶頸」。

另外，當我們閱讀時，其實腦中也會有個聲音響起（各位在讀這篇文章時，應該也會發現你雖然是用眼睛看，但腦子裡卻有個聲音把文章逐字唸出）；也因此我們很難一邊閱讀大量文字，一邊又完整聽進同時在耳邊響起的說話，因為對大腦來說，這同樣是兩個說話的聲音。

這就是照本宣科式的繁報，溝通效果很差的原因：台下的受眾要是專心看投影片內容，就聽不進講者說的話；反之，要是台下受眾選擇聽講者說話，就無法細讀投影片上的文字。

更糟的是，很多單位還習慣把投影片印出來做成講義，這等於是雪上加霜：你到底是要受眾聽講、看投影片，還是看講義上的字？

繁報和簡報的差異

我自己從很久以前開始，做投影片時，就只在投影片上放關鍵字內容，不會把要講的稿子全寫上去，像下圖：

這樣做投影片，我自己覺得有幾個好處：

1. 製作快速：不必把所有內容逐字打上投影片，做起來當然快很多；
2. 學習效果更佳：投影片上只有當下要講的主題，學員瞄一眼即可；大部分的注意力可以放在我的演說上，更容易專心聽講，不論學習成果或互動都比較好；
3. 不易盜版：不得不說，有些人很會 copy 別人的簡報拿去用；像這樣只有標題的簡報，他們拿去了也不知道該講什麼，自然就不太會來盜版（大笑）。

而在讀了《最高學習法》中介紹「布洛卡／威尼克瓶頸」的章節後，我更加確認我這種簡報製作法的優越性，是「繁報」所無法匹敵的；聽眾可以很輕鬆地專注聽講，不必來回在演說和投影片內容間切換。

交報告，不要交投影片

可能有人會說，他們做的簡報是要用來交報告的，所以必須把內容全寫上去；但我覺得如果是這種用法，你應該要寫的不是簡報，應該是以文字為主的報告。

換句話說，你應該用文書處理軟體寫報告，而不是用簡報軟體。

用投影片的形式寫報告，是沒辦法完整敍事的；這也就是 Amazon 內部禁止使用投影片的主要原因：

為什麼貝佐斯禁止在會議中使用PowerPoint ？｜天下雜誌

貝佐斯在信件和近期領導論壇的討論中表示，「敘事架構」(narrative structure)比PowerPoint更有效率。 他指出，Amazon的新任高層人員初次參加會議之時，必定會感受到文化衝擊；大家並不是在閱讀PowerPoint投影片上的條列式要點，而是安靜地花費約30分鐘，閱讀一份「總長6頁的備忘錄，而且備忘錄的敘事架構，是以真正的句子、主題句、動詞和名詞組成」。 ...

「繁報」其實就是以投影片形式呈現的長篇報告；這種混合形式看似方便，但缺點很多；既達不到簡報的效果，也無法擁有長篇報告的完整論述能力。

該寫報告就寫報告，該做簡報就做簡報。一個是用讀的，一個用聽的，兩者攪一攪做成瀨尿牛丸，效果只會打折扣。

所以，大家別再做繁報了，好嗎？如果你老闆還是要你做繁報，請傳這篇文章給他看吧。

下一篇，我們來談簡報的另一個問題，就各種簡報特效的運用；這也是個有趣但比較沒人談的話題，我也想寫一篇來好好探討一下。

另外，這幾篇的內容，我有先錄一集 podcast；當然內容比文章要精簡一些；有時間的話，大家也可以先聽。

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