方格精選
【職人觀點】用視覺化將訊息植入對方的心智，讓溝通變得更容易
視覺化，是為了更精準的傳遞訊息；更進一步，是將訊息植入對方的心智。
有別於藝術創作的視覺化，在傳遞創作者的想法同時，也在創造不同的感受；在商務溝通的視覺化，則是著重在引導一致的理解。
你所理解的，就是我期望你理解的。
但是傳遞的訊息本身是否正確？有無價值？取決於對於資料的解讀，能不能從資料萃取出訊息、歸納出洞見？
從資料、資訊到洞見展現的過程，與商業思維及洞察力有關
如果不去培養這方面的能力，只是停留在將「資料」視覺化的水準；想要透過視覺化來解決商業問題，同時展現你的專業價值，就必須做到讓「洞見」視覺化的水準。
- 資料視覺化＝資料解讀＋視覺化
- 資訊視覺化＝資料解讀＋訊息萃取＋視覺化
- 洞見視覺化＝資料解讀＋訊息萃取＋洞見歸納＋視覺化
始於問題，終於問題。
這樣的過程是從問題的假設出發，然後再蒐集資料來驗證，澄清問題、總結趨勢以及發現問題。
愈是接近洞見視覺化的作品，愈會讓觀看的人覺得理所當然、淺顯易懂，甚至認為平淡無奇。因為太好理解了！但也因此被植入了心智，錨定了資訊的呈現方式。
用視覺化將訊息植入對方的心智
我們的心智包含左、右半腦兩個部分，分別處理語言聲音、視覺圖像。
人的情感產生於右半腦，所以視覺圖像本身就具備情感力量。同樣的訊息，當心智透過文字與圖像這兩種不同的途徑獲取時，產生的效果存在很大的差異。比方說，一個蛋糕的圖像當我們看到的瞬間，就立即被右腦認知；而一個「蛋糕」的文字則是先被右腦認知為文字圖像，然後傳輸到左腦翻譯成語言和聲音被記憶下來，這個過程是需要消耗時間與精力的。
圖像好理解、文字好記憶，這就是資料視覺化的本質，同時吸引人的左、右腦。將一個訊息植入對方心智最好的方式，就是結合文字與視覺化圖像，讓文字更有力量。
視覺能比語言更能產生強大的影響，是因為視覺不需要任何翻譯，就能跨越語言邊界。這讓我們在面對不同國情文化、背景領域的對象溝通時，都更具有優勢。
許多人對於資料視覺化這件事，存在著兩個誤解。
第一個誤解是，將做不好視覺化歸因於沒有天分、缺乏美感，所以放棄學好這件事。事實上，天分與美感的確可以讓你展現出與眾不同的視覺化成果；即使沒有天分、缺乏美感，也能透過一些方法技巧來達到視覺化溝通的目的。
這些人可能沒想到，在放棄視覺化的同時，也放棄了增進對方理解的機會。
第二個誤解是，想要做好視覺化就必須學會美工軟體、四處蒐集視覺模板、學習各種視覺設計的技巧與課程，做出華麗吸睛的視覺化作品。
這些人誤解了資料視覺化的本質，是為了降低理解門檻、提高溝通成效。
進行資料視覺化前的三個思考
想提升視覺化的能力，不妨在閱讀內容後在腦中思考一下：
- 內容所要傳達的訊息是什麼？
- 我會如何鋪陳訊息的結構？
- 我會如何區隔訊息的層次？
- 在視覺上如何讓對方更好理解？
- 對方第一眼接收到的會是什麼？
可以的話，試著在紙上畫出來。不需要在意好不好看，關鍵是快速、直觀地呈現出想法。然後，針對內容的視覺化圖像，以相同的方式進行上述問題的拆解，你就會學到更多！累積一定時間與數量的鍛鍊，就會在心智中建立一套模組：
- 想呈現什麼樣的訊息？為什麼？
- 希望對方接收後的反應？
- 如何呈現能讓對方產生期望反應？
- 具體來說，呈現的結構、層次？
- 有哪些視覺化方式可以增加理解？
具體來說，想要用視覺化將訊息植入對方的心智、發揮溝通成效，在資料視覺化前必須思考三個問題：
- 訊息傳達的目的是什麼？期望對方看完後的反應？（Why）
- 如何做才能讓對方產生我們期望的反應？（How）
- 具體來說，要呈現的內容是什麼？如何呈現？（What）
舉例來說，有一次我到大學演講關於資料視覺化的主題，被問到「PM2.5可以如何視覺化？」這個問題。於是我請在場的同學一起思考這三個問題，最後討論出來的結果如下。
比起蒐集了一大堆關於PM2.5的資料，透過三個問題來思考不僅可以節省不必要的資料蒐集，更可以提高資訊傳達的有效性。我將同學們蒐集來的資料初步整理成以下的呈現方式。
看到這樣的內容，你有什麼樣的感覺？我想應該很快就跳過不看了吧！為什麼會這樣？因為太多字看起來很枯燥，也看不出重點是什麼。
「怎麼會？這可是我花了很多時間蒐集資料、經過三個問題思考，然後精簡出來的重點耶！」
如果你是整理這份資料的同學，心中應該會這樣大喊吧！但是，這就是問題所在。對於準備資料的人來說，也許是從大量資料中萃取出百分之一的資訊，覺得這已經是精簡後的重點了。
但對於第一次觀看這些資訊的人而言，並不清楚這些資訊是怎麼來的，他看到的就是「全部」的資料，沒有層次之分、也沒有重點突顯，只覺得資訊量太多、沒有興趣看下去。
所以，我們需要透過視覺化來吸引對方的注意、增進理解的速度。舉例來說，我們可以這麼做，用相對比例的大小讓對方更容易理解PM2.5與其他物質之間的差異。
如此一來，是不是更有記憶點了呢？文字好記憶、圖像好理解，善用視覺化就能將關鍵訊息植入對方的心智中。
在將資料轉化為資訊、洞見的過程中，這些模組自然會以不同方案的形式呈現在大腦中，剩下的只是將它具象化。
你可以自己做，也可以外包；只要你能說得出來。
劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)
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