日本企業的嚴謹與龜毛，其實是一種貼心

透過一次專案合作，搞懂為什麼日本人這麼愛開會，這麼愛來台拜訪合作夥伴，這麼常跨海熱線，這麼要求守時，什麼都要談論到鉅細靡遺。了解日本人的龜毛，讓你打通與日本企業交手的隔閡。【期間限定：本文免費公開全文至2024年11月30日，歡迎訂閱解鎖所有付費文章】

與日本企業建立關係
慢火熬煮、細水長流

最近去日本完成了長達一週的台日合作專案，幫助台灣企業將產品銷往日本數一數二的大型貿易商C公司，換句話說是讓台灣企業順利成為C公司的產品供應商，打進日本市場。我們公司的職責是把台灣供應商透過傳媒介紹給海外企業促進合作，當初我們為了和這家C公司搭上線，足足花了超過10年鋪路。起初我每年寄信向C公司介紹我任職的公司，都沒收到回音，但後來我才發現，只要確定自己擔任的角色能在未來給日本的潛在合作對象帶來成長機會，不要怕一直被日商不理睬，不放棄曝光自己，最終還是有機會取得收穫。回頭來看，我才知道，C公司一直記著我們公司並默默觀察很久，只是起初還沒有需求才沒回訊。後來C公司告訴我，當美中貿易緊張加劇，他們開始需要大量尋找台灣供應商時，第一個想到的就是我們公司。

我們除了介紹台灣企業到國外，也把國外企業介紹到台灣，因此當C公司告訴我們想找台灣供應商，我們首先透過圖文平台將C公司介紹給台灣業界，花費半年時間漸漸幫他們打開在台灣的知名度，然後他們的社長親自率領重要主管來台拜訪了我們公司。你猜為什麼社長要來看我們公司？第一是要親眼確認彼此的業務內容、談話互動和作業環境是合拍的，才有辦法談下一步的大規模合作。再過半年後，社長邀請我們也前往日本參觀他們的公司。對日本企業來說，必須親眼見過合作對象的主管與職員、工作環境和方式，最好能聽簡報，有Q&A環節可以盡情發問，這樣最能讓他們放心決定長期合作。所謂的長期，不是一年而已，而是十年起跳。正因為他們不常換合作對象，才會這麼龜毛挑選對象。

因為大案子
領教日本人的龜毛與貼心

我原本以為日本企業的龜毛頂多就那樣，但其實還沒領教夠！直到今年，C公司才提出真正大規模的台日合作專案......

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(以下續......)

直到今年，C公司才提出真正大規模的台日合作專案，希望我們帶團把多家台灣企業老闆帶到他們的公司總部進行洽談會，直接與專門的日本窗口洽談採購合作。這個大案子，我們有不到一個半月的時間做宣傳和供應商的招募籌備。在這短短幾週，C公司要求進行視訊會議的次數就超過5次，幾乎是每個禮拜至少要一次1到2小時的高層主管視訊，還包括每兩三天C公司的專案主管會打LINE通話與我談細節和排除突發狀況。

你知道與C公司的視訊會議需要談到多麼細嗎？包括洽談會的出動人數(他們要的是精準人數，是不准臨時更動的最終人數)、譯者的精準人數、精密計算的時程表和沙盤推演(不可超時)、午餐便當的用餐位置、招待台灣供應商的晚宴會場地點、載送供應商的巴士是哪一家、司機叫什麼名字、司機的LINE帳號、承辦的台灣旅行社是哪一家、導遊是誰等等，幾乎所有承辦的細節都要和日方互相通報和即時更新。從這裡可觀察到，日本人從商不喜歡突發意外，所以要跟你開會再開會。還要求我們(不包含團員)在洽談會前一天抵達C公司並在現場提前做最終走位排演，不斷跟我們確認時間不會超時。

甚至C公司還告訴我，因為沒有停車場供巴士停車，所以他們提供了GPS定位地址，要我們千叮嚀萬交代司機絕對不可在別處臨停，不然C公司會「非常困擾」。你讀到這裡可能覺得奇怪，在台灣的話，頂多附近臨停一下又何妨，但在日本交通規則很嚴謹的，司機任意臨停在不對的地方會被舉報記點，所以C公司才會提供指定的可停車點。他們的龜毛是有原因的。

那麼為什麼C公司這麼堅持一定要精準人數？因為他們需要訂晚宴的用餐人數。這次用餐的高檔日本飯店也是很嚴謹的，假如有人臨時缺席不來用餐，那會造成飯店的困擾，會影響C公司未來與此飯店的合作。所以我們跟C公司呈報要帶多少人過去用餐，就一定要帶承諾的人數過去，光是這用餐人數，我們就與C公司來回更新數次，直到活動前兩天終於定案，C公司專案主管才在LINE通話上跟我說終於可放心訂位了。

我在這過程中會覺得很煩嗎？不會耶，雖然要頻繁視訊和通話很傷神，但我反而覺得很安心，因為可以確定活動當日可幾乎按照沙盤推演的內容精準進行。C公司甚至會主動提供每次視訊的會議記錄(Excel表格)、人員分組名單、司機停車點的位置圖像，也會要求我們隨時更新提供的場地配置圖，基本上任何更動都有文件可以反向查詢進度。事實上在實際帶團過程中，幾乎沒有突發狀況，不會有誰突然不見、誰突然忘了要做什麼。就算一時頭腦混亂，只要立刻調出文件一查就知道下一個流程。

日本有所謂的「報連相^{(ほうれんそう)}（報告・連絡・相談）」體制。舉例來說，C公司的專案主管會在我們的巴士發車前半小時，打給我再度確認當日的出發時間是幾點幾分、預計幾點幾分到達。其中有一天某個團員發燒要看醫生，我也在出發前10分鐘趕緊打給C公司告知團員將會減少1人。另外，巴士快要抵達前也要通報C公司。為什麼要這麼做？因為C公司非常重視這次要來訪的台灣供應商，希望派出大陣仗的日本員工親自出來迎接團員下車。結果，當天我們因為時間抓比較早，交通又太順暢，比我通報的時間點更提早了10分鐘到達，C公司主管聽到我來電說「我們到了」的當下，還愣了一下說「怎麼辦，我們還有人來不及出來迎接」。看到這裡，你應該能了解為何日本人非常要求你要on time準時抵達。他們說09:30抵達，你最好別太早或太晚，盡量準時！

要掌握日商合作商機，先讓他們安心

我自己的經驗是，日本人做事不喜歡造成別人的困擾，對他們來講，失禮是大忌。舉例來說，C公司提議由我們挑選團員的名單，還提供了非常詳細的遴選條件清單，千叮嚀萬拜託我們要慎選再慎選團員，因為他們不希望邀請團員來日本洽談最終卻發現要拒絕團員，他們認為這是對團員非常失禮的行為。因此我們做了很多措施讓C公司感到安心。

其實要讓日商安心進行合作，只要把握一個大原則，就是去理解日本人心性上不喜歡造成自己與別人的困擾，為了避免困擾，透過「報連相（報告・連絡・相談）」的方式隨時與他們保持溝通、建立共識並解決問題即可。如果比我們還龜毛的他們都能安心的話，我們也可以放心事情能進展得更順利。

文末同場加映：
亂丟煙蒂竟被日本拒絕入境？

在舉辦完洽談會回國的路上，導遊在巴士上分享了一個豆知識。首先吸菸族要比較注意的是切記吸完菸不要將煙蒂直接丟到地上。這位導遊有個認識的朋友來日本玩時隨地丟煙蒂，雖然回國時沒事，但在下一次要再度入境日本時竟然被莫名其妙拒絕入境，原因是海關查到這位朋友有隨地丟煙蒂的紀錄。奇怪，海關怎麼會知道？原來當時有警察將煙蒂的指紋採樣留下紀錄！

還有，我在大阪街頭看到各處張貼了海報寫道，大阪市內將在2025年1月起全面禁止室外路邊吸菸，如此一來可能就只剩吸菸室可以抽了，據說是為了即將舉辦的萬國博覽會以及市容觀感。

以上是我與其中一家日企共事的個人經驗。日企的細心與龜毛要說也說不完，希望這篇能幫助你打通與日本企業交手的隔閡。