將傳達內容簡化為三個重點

職場上回答問題，有一定的技巧與陳述方式，身邊總是有些人講話常常聽不到重點，提出的問題也聽不懂在問甚麼，而且越聽會越讓人沒耐心，只想趕緊請對方結束這個話題。
但少數懂得回答問題的人，總會有辦法勾起聽眾的興趣，願意靜下來慢慢聽取內容，甚至進一步直接認同結果。

由於大多數人並沒有太多的提案機會，或是相關的職場經驗，必須在主管、老闆、客戶面前做專案簡報。
不知道該如何著手的狀況下，會按照過往的經驗法則先去做主題陳述、再列舉出相關問題，接著是提出市場機會點、以及可能的解決改善方案，最後才是答案。
這樣的方式並沒有錯，只是流水式的例行性流程無法吸引人專注於你當下的提案，若沒有辦法勾起聽眾的興趣，要達到共識就需要更多時間的溝通，這樣其實很累人。

嘗試調整一下順序，常常會有不錯的效果。
在提案開場的主題詳細陳述後，接著提出對於市場的基礎觀點，也代表你對市場的了解，並不是憑空虛構。再來直接進入答案，你打算怎麼做，預期可以帶來的效果是甚麼。在場的人大多會立刻被吸引，直接有了定論，又是如何做到的。

快速的直接跳到最後的步驟，在心理層面上會形成好奇的心態，完全沒有過程、直接有了答案，反而對事件的本身創造更多的注意力。一但專注在專案主題上，過程中的共鳴點就會提高，有更高的機會將結論引導到你希望的成果。

接下來的步驟就循著結果論的內容，依序反推專案帶來的市場機會點與改善的方案，以及預期達到的效益，最後因應這些操作的內容而解決了哪些問題點，再回到專案主題去做收尾。但市場的變化常常會超越原本的計畫，再附上預期可能發生的備案與大綱內容，表示已做足完善的規劃。

這種提案或回覆問題的SOP流程，主要重點分為三個階段。
第一、回覆答案，第二、詳解原由，第三、提出備案。

這三項重點包含了事件所有的評估觀察項目，每一個步驟都能準確地完成，就能降低產生錯誤的機率。尤其當職場歷練還不足夠的時候，每一項工作的邏輯架構沒有這麼準確，就會常常發生遺漏的事件。
這其實不算錯誤，只不過是經驗不足，而且職場上不一定有前輩可以指導，亦或是自身解讀能力不夠，也達不到預期的效果。
除了回答問題之外，尤其能夠從一堆雜亂的訊息當中，整理出重點資訊，問出好問題，是成為管理者必要的高階技能。我們可以稱為這個為更高階的第四點能力，「提出好問題，引導出最好的結果」。

用上方的案例作為延伸，除了上述三點的基本答覆之外，利用提案的結論與備案的方向作為提出問題的核心，反推此次專案執行的最終目的為何，尋求與業主的基本共識。
第四點的預判結果，反推了業主的主要需求與期待。將整個專案的主導權拉回我們手上，由我們反向提出問題，引導出業主期望的執行模式以及市場的預期成效，去作為專案核心主軸。

許多業主在提出需求的當下，不會直接明瞭的告訴你目的，這多少帶有考驗的意味，甚至有些根本不知道自己要的結果是甚麼，很多都是抱著做做看再說的心態。
由我們做出市場的預期反應以及預判結論，再由業主選擇他們想要的成效，能更快的讓專案順利進行以及達到預期目標，這是成熟經理人會有的專業素養，而且，能做到這樣的職場技能並不常見。

但只要多加訓練，依然可以達到這樣的職場專業能力，一但習慣了，SOP的程序可以依照個人的特質與說話邏輯去做調整，以達到最好的效果為目的。
現在，你可以將近期主管交辦你的任務，用以上方式作為練習，列出一到四項的重點後，與你之前所做的結果去相互比較，或許會有不一樣的收穫。

記得，讓業主對提案內容產生興趣，就能縮減雙方的溝通時間，建立專案共識，才能讓所有進度都能順利進行。