管理者的必修課：如何有效分配工作

分配工作是管理者的基本技能之一。如果分配不當，不僅會影響工作效率，還會造成下屬的困惑和不滿。以下6個步驟，可以幫助你有效地分配工作：

1. 明確任務具體指派到個人

分配工作時，要明確指定任務負責人，避免責任推諉。要清楚說明任務的執行目標、期限和要求，讓下屬能夠明確自己的工作職責。

2. 設置任務完成時間

在職場中有個奇怪的現象：上級安排30天內做完的事情，下屬絕不會在第29天做好。

因此，在分配工作後，管理者不但要設定工作截止時間，還要設定任務進度的彙報時間。讓員工在任務推進的幾個節點定期彙報工作進度，不僅可以隨時瞭解任務的進度，也可以增加下屬的緊迫感，確保工作在期限內完成。

3. 一起制定任務目標

超過40%的管理者不給員工明確任務目標，而80%以上的管理者都不會引導員工了解明確任務的標準。所以,管理者在制定任務標準時，不要獨斷專行，要讓員工參與到討論中瞭解員工的想法，共同決定任務目標。這樣可以提高下屬對任務的理解和認可，從而提高工作完成率和品質。

4. 確認員工準確理解任務

由於溝通漏斗的存在，有時員工不能馬上理解上級交代的工作。所以會出現管理者認為員工聽懂了，而員工實際上是不懂裝懂，帶著疑惑開始工作的現象。因此，管理者在說明完工作內容後，要讓員工重複一遍工作目標跟要求，並檢查有無遺漏，以確保員工能正確地去執行工作。如果有任何疑問，要及時解答。

5. 任務分配後要有監督

管理就是對任務監督與跟蹤，根據統計，有在進行監督的任務，完成率高達95%，而沒有監督的任務，完成率則不足60%，輕易可見其中的差距。所以一位優秀的管理者，一定要學會任務過程中的監督，這樣可以提升執行者的專注度，也讓管理者了解工作進度，發現問題及時糾正。

6. 驗收並考核

任務完成後，要進行驗收和考核，對工作結果進行評價。對於完成好的，要給予獎勵；對於完成不好的，要追究責任。

如果沒有驗收和考核，工作就會無疾而終。久而久之，員工得不到回饋，自然就不會再對工作特別認真，管理者的權威也會蕩然無存。所以管理者不僅要注重工作結果，驗收每項工作任務，還要對結果進行合理考核。獎勵完成好的，懲罰沒做好的的，讓員工有壓力、有危機感，這樣分配的工作才會得到落實。

除了上述六個步驟外，管理者還需要定期對下屬的工作進行獎懲和複盤。獎懲可以激勵下屬的工作積極性；檢討可以總結經驗教訓，提高工作品質。

john xiao on Unsplash

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