專案管理不是靠經驗就能學會的(書籍推薦分享)

更新 發佈閱讀 9 分鐘

前言:

  專案管理是由很多能力組合而成的(如:「進度管理」、「成本管理」、「團隊管理」、「自我管理」)。而其中最重要的觀念就是要「以終為始」。就像工程最後一關就是通過「驗收」,那在管理工程專案的時候,一定也是以這個目標進行規劃。

  對於個人而言,也需要設定自己的目標(例如:開公司、升官等),才知道必須要做些什麼對的事,才能往目標靠近。

  這篇文章的重點,會放在介紹團隊管理、自我管理能力提升的書。

  不是因為其他能力不重要,而是因為這兩個能力的培養,比較需要長期的實戰、盤整,才能學習到位,所以吸收內容的難度非常高。最好趁早閱讀這類的書,了解基本概念並進入職場實戰。

  其實,買一本書的錢也就是幾百塊而已,應該不會影響你的生活品質太多,但是書中的內容,絕對會大大地影響你的人生。我在看這類書的時候,比較喜歡挑沒有數學計算內容的來看(例如:投資獲利計算)。

  對於一個剛接觸專案管理的人來說,講求的是:「先開始再說,打破你的【完美主義】」。所以先從沒有數學內容的書來開始建立基本觀念,會是比較好的選擇。

  很多人會把「知識」與「技能」搞混,想用大量的閱讀取代實戰。就像你妄想用大量閱讀食譜來提升廚藝一樣。

事實是,不管你讀過多少食譜,缺少了實際練習,煮的菜一定也不會好吃,因為煮菜這件事,技能的比重遠遠超過知識。

  而專案管理,也同樣是技能的比重遠遠超過知識的領域。那辨認一本專案管理好書的標準可以推知,就是那本書會幫你整理觀念,讓你能在實戰中培養專案管理的技能。

如果有一本書標榜:看完就可以讓你學會專案管理。那保證這本書的內容只是「心靈雞湯」,讓你打完雞血可以振奮一段時間而已。

  其實「領導」跟「管理」是不一樣的事情,領導指的是—帶領團隊,達成共同目標。管理指的則是—確保團隊在達成目標的途中,不會掉下懸崖。所以兩者所需要的能力並不完全相同。

  領導能力培養會著重在「個人魅力」、「個人品牌」的塑造。管理技能的培養則是這篇文章所著重的部分。

  人類的大腦是一個消耗能量最大的器官,所以人腦發展出了兩種思考的方式,一種是「快思」,另一種是「慢想」。

想像有一個水面作為快思及慢想的分界。水面上就是快思,水面下則是慢想。

  當進入慢想的世界時,能量的消耗將會急遽上升,因為現代社群媒體的興起,短影音成為主流,更加深了快思的份量。

  但其實透過「慢想」,「習慣」將很多事情的邏輯梳理清楚,才能為生涯發展帶來巨大的影響。

  很多人可能不知道,思考是一種習慣,而不是一種能力。唯有透過不斷思考事情的本質,才能夠將水面的分界淡化,如果你是一個習慣靠直覺來回答事情的人,不妨先跟對方說:「讓我想一下」,然後再來回答問題吧!

  做工程的人,相對其他行業最差的能力,可能就是「行銷」了吧!

  相對於其他行業,行銷可能早就教到沒東西教了,而這個觀念在土木業卻才剛剛要萌芽而已。

你可能會問:「我把工程做好就好啦,為甚麼我需要行銷?」。

  不要忘了,你在做的行業叫做工程技術「服務業」,跟其他的服務業,本質上沒有太大的區別,只是你長期忽略這一樣技能而已。當你在做簡報、服務建議書的時候,其實就是在幫助你的公司及個人行銷,現在最流行的「個人品牌」,也會因此而創造出來,而當你的提案被接受時,就等於行銷成功了。

我知道很多人閱讀的時候,都排斥電子化的工具。但是:「整潔的辦公桌桌面,可能要用凌亂的電腦桌面來換」。

  電子化工具(如:電子書軟體),可以幫助你大量的閱讀(不占空間)。當然還有個附帶的好處,就是電子書通常比較便宜。另外像是「Youtube」或是「Podcast」頻道,讓人容易聯想到靠「心靈雞湯」衝流量的「網紅」,想要辨認出優質的專案管理頻道重點在於:那個頻道重視的是「轉換率」而非「流量」。

  一個優質的頻道通常會把議題研究的很透徹,透過頻道來吸引你來買課程,而相對深入的解析會放在在課程中。通常光在這些優質的頻道上看免費的影片,就可以或得相當多的知識了。所以很重視轉換率的頻道,首先需要提供高品質的免費內容,才能吸引消費者購買課程,以求長期發展。

正文:

書籍推薦:

(一)可複製的領導力:

  你是不是有想過一個「弔詭」的事情,如果我都把自己會的東西傳授給下屬,那等他全部都學會了之後,我不就被取代了嗎?

事實上,這個想法就是造成你無法前進的心魔。

  以前人克服這個方法的手段,或許是教人的時候「留一手」。

  其實,這個問題根本不存在,如果你可以把技能「複製」給底下的人,當你被升起來的時候,跑出來的「洞」才有人補。

  當跑出來的洞沒有補起來的時候,除了你現在這個新職位要做的事以外,還要去補原來的洞,所以才會很多人都說:「【當主管好累】之類的話」。

  當你能夠將下屬所需要的能力複製給他時,你就能夠得到「複製能力的能力」,而下屬只有「能力」而已,所以永遠不可能取代你。

  這本書內還有更多的細節可以觀看,推薦給各位閱讀。

(二)刻意練習:

應該每個人都有聽過:「一萬小時練習法則」吧!

  就是在某個領域練習一萬小時之後,就可以成為那個領域的專家。這本書建立在這個觀念之上,探討不同學習方法帶來的效果。

  說到一萬小時練習法則,電影《阿甘正傳》的主角就是一個經典人物,他在感興趣的領域投入大量時間,不斷「傻傻地」練習。不管是跑步或是打乒乓球,都成為了那個領域的專家。

  但是現實中,如果對重要的事情傻傻地練習,可能很快就遇到了瓶頸,就算再投入更多的心力也沒辦法再進步了。

  也就是說,在沒有用對方法的努力下,你所標榜的「20年功力」,其實等於「10個2年」而已。

  所以書中大量的說明了「用對方法」對於練習成果的差異。

  與其埋頭苦幹,不如尋找能提升學習效率方法。

(三)劉必榮談判精華課:

  在學習專案管理之前,得先練練你的「談判技巧」,這本書從「國際談判」、「商業談判」的角度切入,藉以說明談判的基本原則,以及戰術執行細節。

  書中也舉了很多有趣且生活化的例子來輔助說明,將顛覆你以往對談判的想像。

  談判其實每天都在發生,更不用說在職場這種複雜的環境中了。你是不是常常覺得在職場中「鳥事」很多,有可能是因為你從來就不知道有談判這項技能。當你成為了職場的「夾心餅乾」,不妨看看這本書,並刻意練習這項技能。

  當你能以自身的利益為出發點,重新思考在職場中遭遇的大小事,或許很多的問題將會迎刃而解。

(四)無限賽局:

  這本書將人生的概念重新定義,一般人會把人生當成「有限賽局」經營,就像一輩子只下一盤棋,把籌碼「梭哈」,結果只有一個,不是輸,就是贏。

  其實,人生可以切成很多小的賽局,將這些小的賽局串聯,將會成為「無限賽局」,而無限賽局的輸贏,看的是整體的「期望值」,所以單一次的成功,或單一次的失敗,帶來的影響將會被稀釋,變得沒那麼重要。這場遊戲,唯有透過不斷的創造小成功,期望值才能上升。

除了想辦法獲得小成功外,你該注意的是:要想辦法讓這個遊戲能夠不斷地玩下去,不會中途被迫出場。

結語:

  除了以上幾本書之外,還有很多團隊管理、自我管理的書籍可以閱讀,另外影音頻道的學習效果也很好,之後會再寫一篇文章來介紹影音頻道。

參考文獻:

【1】 刻意練習,安德斯‧艾瑞克森、羅伯特‧普爾,方智,2017年6月。

【2】 可複製的領導力,樊登,先覺,2018年12月。

【3】 劉必榮談判精華課:33年經驗集大成,上過這堂課,視野、思維無限寬廣,劉必榮,先覺,2022年1月。

【4】 無限賽局,賽門‧西奈克,天下雜誌,2020年12月。


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破除職場迷思及提升個人價值
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這個專題是專門寫給剛進入職場的新人看的,剛進入職場懵懵懂懂的,搞不清楚該學習那些技能嗎?是不是常常跟同事相處不順利?常常無法達到主管的期待?沒關係,這個專題都有解答。 你可以在這個沙龍發文討論以及交流。
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