職場溝通(一):3個做法避免與主管的正面衝突
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在職涯中曾經有過一次與主管的正面衝突, 這件事我時不時會拿出來想一想, 一方面感嘆自己當時在態度上的不成熟; 一方面思考如果當時能怎麼調整做法會更好。
那時我在某外商公司擔任中階主管, 原本合作關係良好的直屬主管調任到其他國家, 而我也迎來了新的主管。新主管到職後依照慣例會有很多會議由我們這些直線下屬來報告市場現況以及當年的計畫, 目的是幫助新主管盡快瞭解狀況。在這些會議中, 我感覺到新主管似乎沒辦法很快上手, 常常已經討論過的問題在隔幾天後又被重新提起, 需要我把幾天前已經解釋過的內容再說一次, 而主管也像第一次聽到一樣, 點點頭表示理解。類似的狀況一再發生, 不只在我身上, 所有跟他互動過的人都有一樣的經歷。這些事情讓我心裡對新主管的能力以及用心程度感到懷疑, 且逐漸累積成對這個人的偏見和不信任。某一次在為一個跨部門大型會議做準備時, 他找了我和同樣匯報給他的同事Ａ和B一起討論上台報告的分工, 當時我和A剛剛做了工作內容的交換, 主管提出希望我在會議上能幫忙A報告他的部分, 因為他剛接手還不熟悉。這個安排我認為不公平, 當下的負面情緒加上之前累積的偏見讓我忍不住臭著臉跟主管說了『No!』。沒有別的解釋和說明, 就是臭臉加上一個『No!』。
我可以看出來主管當下感到非常難堪, 畢竟還有A和B在場。A趕緊跳出來說他可以負責自己的部分, 如果有不清楚再問我, 然後我們迅速散會。在這之後有一兩個月我和主管的相處氣氛是很尷尬的, 雖然仍維持著工作上的溝通, 但雙方總是面無表情、臉色僵硬。接著來到年中績效回顧的時候, 每個主管都需要跟下屬一對一談話核對目前的工作表現。我預期之前的衝突在這個會議中一定會談到, 而在主管檢討這件事之前我自己應該有一些說明和表示。因此在會議開始由我自己講述工作狀況的時段, 我主動提起了這件事, 我說: 『我對當時表現出的情緒和態度感到抱歉, 即使我不認同你的安排, 我也應該找到更好的方式來表達』。當下主管的眼眶有點泛紅, 可見上一次的衝突對他有一定的情緒傷害, 他回應: 『我很高興你自己提出了這一點, 如果你自己都沒感覺到上次的態度是有問題的, 那我會非常擔心…』。在這次坦誠的溝通後, 我和主管恢復了正常的工作互動, 也許在心裡面我們都知道彼此不是很契合, 但在工作上我們都維持了專業的態度。事後回想起來, 我覺得非常驚險。當時我很幸運的處在鼓勵開放溝通的外商環境, 且在公司工作多年已經累積了受認可的表現, 因此和主管這樣的衝突能在表達反省之後得到包容。在那些講求上下體制的傳統公司裡, 我可能已經因為這件事而被打入冷宮、列進黑名單裡了。
如果問我從這個事件中學到了什麼, 我會用以下3個點來總結:
1.別把主管當成笨蛋
相信很多人都曾經私下跟同事、朋友抱怨過主管做的某個決定很蠢。然而, 在大部分的情況下, 主管能在公司坐上目前的位置就證明了他不是笨蛋。在你看來很蠢的決定也許只是因為你沒理解他的立場和看法。
和主管想法有衝突時需要先提醒自己『主管不是笨蛋』, 接下來才能冷靜思考那他這麼做有可能是什麼考量, 試著找到角度理解。別讓『主管是個笨蛋』這個想法形成一個偏見, 讓自己失去了跟主管合作時應該有的專業態度。
2.用不同的意見取代直接說『不』
對於主管提出的做法感到不認同時先別急著反駁。可以說: 『您說的我聽明白了! 我能不能有另外一個提議, 我們一起討論看看?』具體提出你認為好的做法, 以及”前一種做法”可能會有的問題。用”前一種做法”描述主管的提議, 不直指”你說的做法”, 降低主管的排斥感。
3.提醒自己是專業人士
在討論中和討論後都需要維持專業的態度。討論中以事實為依據, 公正冷靜的表達意見, 避免像『這個我覺得不合理』、『這個根本做不到』這種沒有具體建議又帶情緒性的話語。即使主管最終堅持己見, 討論結束後仍然需要維持專業的態度, 不把情緒和不滿帶到後續的互動中。
在工作上和別人維持良好的合作關係是很重要的一種能力, 尤其當對方是能直接影響你職涯發展的直屬主管時。避免正面衝突的技巧不是對主管逢迎拍馬, 而是願意嘗試尋找能讓對方聽進去的切入點, 這需要冷靜的情緒和溝通的意願。
Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com
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