淺談招募聘任事宜—2.招聘流程
校園內的松鼠
招聘組內新人是我的業務之一。當我所屬的二級單位有同仁離職或退休，就要開始準備執行招聘流程。整個流程可以簡單分解如下：
- 上簽呈請校方同意遞補人力（若不同意，就結束了）
- 徵才公告
a.學校約用人員：先對校內公告，看是否有別單位人員申請內調；若無，則對外公告。
b.專題計畫約用人員：直接對外公告 - 初步過濾履歷，將適合的人選轉給主管查看
- 面試、確認錄取者是否報到
- 上簽請學校同意聘任錄取者
- 通知錄取者準備報到資料及確認報到日期
- 到職當日事務處理
- 試用期滿考核提醒
- 續聘業務處理（專題計畫約用人員）
步驟1：上簽呈請校方同意遞補人力
我目前還未碰過校方不同意遞補，但是有碰過更改人員類別的狀況。2017年底，組內有一位「約用人員」離職，我們上簽要求遞補人員，學校雖然同意，但是把人員類別改為「專題計畫約用人員」。《淺談招募聘任事宜》1.人員類別
步驟2：徵才公告
校方同意可以遞補人力後，就會進行徵才公告。以前遞補「學校約用人員」時，並沒有內調的機制，所以轉到別單位工作時，需要辦理離職後再辦理報到。我猜測學校為了方便約用人員轉換單位並保有工作年資，且減省處理離職、報到所需的人力及時間，所以新增了這樣的機制。如果對校內公告的期限到期後沒有收到合適的履歷，我們就會開始對外公告徵才訊息。早期我們只有在學校官網上公告徵才訊息，但是效果實在有限，除非本身就很想進學校工作的人會主動查看，或是校內的人員看到後介紹給認識的人，不然誰會知道這個職缺？後來約莫在2011年時，我們開始把職缺公告在人力銀行，希望會有較多人前來應徵。
步驟3：初步過濾履歷，將適合的人選轉給主管查看
雖然我們後來有在人力銀行徵才，但是我們不像私人公司會主動邀請適合的求職者前來面試。主因有兩個，一個是學校因為是公家機關，工作規範、薪資福利和升遷都很制式，求職者無法依據自己的能力和經驗來談條件。所以我們基本上都是等待求職者主動投遞履歷，這樣比較會是求職者看了我們的應徵條件後，覺得適合自己才來應徵，也才不會於面談時發現薪資福利和自己的期待落差太大。另一個原因是因為主管很忙，我們單位的主管是老師兼任，他們光是教學研究就佔滿大部分的時間，所以我們希望一、兩次面談就可以找到適合的人選。主動應徵代表求職者看過工作內容及條件，對這份工作有初步了解後而有意願，加上我們因為已經篩選過履歷，所以找到符合我們期待的求職者機率較高，主管也就不用一直花時間在面試上。
不過說真的，處理過這麼多次徵才事宜，大多數都要等待半年以上才會找到人。不知道是因為我們的徵才條件太嚴苛，還是學校薪資福利不優，每次徵才都是一場長久抗戰。而擔任接收履歷表的第一線人員，常常會收到讓我啼笑皆非的履歷。像我們要找有資訊背景的技術人員，結果應徵者的履歷說他想要做麵包；又或是我們的徵才公告清楚列出薪資範圍，但是履歷表上要求的薪資高出一倍以上。像這種條件不符或薪資期望差距太大的，當然就都直接刪掉了。如果有收到適合的履歷，就轉給主管決定是否約談。
步驟4：面試、確認錄取者是否報到
以往我們是安排一個兩到三小時的時段，請兩到三位的求職者在這個時段前來面試，我們會把他們的時間錯開單獨面試，但就是在這個時段內把這些求職者面試完，這樣對主管和其他參加的同仁來說是比較方便的。但是這幾年因為新冠疫情的關係，視訊會議興起，加上前面提過適合的人選不好找，近年更因為各行各業都在搶人才，學校工作實在不受青睞，所以最近這兩次徵才，看到適合的求職者，主管也同意約談後，我就會趕緊安排視訊面談，以免因為太慢聯絡造成求職者找到別的工作。當然，我們的面談需要符合學校的規定且尊重人事室的建議。例如：學校規定「約用人員」的職缺，面試人員中必須有一位約評委員(註)，且人事室的承辦人員建議，如果疫情趨緩，還是希望以實體面試為主，所以最近一次的「學校約用人員」徵聘，我們還是舉辦了實體面試。而人事室的「專題計畫約用人員」的承辦人則表示沒有硬性規定一定要實體面試，所以這次的「專題計畫約用人員」徵才，我們就完全使用視訊的方式進行面談。
面試結果確定之後，我會先向錄取者確認是否會報到，畢竟我們選人，求職者也會選工作。如果錄取者確定不到職，就再聯絡第一備取者。不管是錄取者會備取者，就是要確認對方會到職，再進行下一個步驟。
步驟5：上簽請學校同意聘任錄取者
找到人之後不能直接和對方約到職日期，我必須上簽請學校同意聘任此錄取者才行。上簽的過程中要會辦人事室，最後由秘書處核定，中間會經過好幾個人員和主管，我沒辦法確定核准簽何時會回來，所以我都會先跟錄取者說：「因為我們學校內部有流程要跑，跑完之後再和您聯絡確定報到時間」。
簽裡面最基本需要附上四個附件，分別是「核准遞補簽」、「徵才公告」、「面試成績表」、「履歷表」。聘任專題計畫約用人員的簽還要另外附上「學歷證明」和「人員預算表」。
簽也不是送出去後就一定很順利地等它回來就好。有時候人事室對簽的內容或附件有意見，會退回來請我修改內容或補其他附件。這一來一往又會耗掉一些時間，這也是為什麼我說要等簽核准回來後才和錄用者約到職日期的原因之一。
步驟6：通知錄取者準備報到資料及確認報到日期
簽准錄用後，聘用單位和錄取者都需要準備報到資料，聘用單位需要準備人員處理表，主要是作為薪資發放使用。錄取者則是要依學校的制式表格提供個人資料表、勞健保加保申請單、契約書、具結書…等資料，另外要去做健檢，報到時一併提交健檢報告。其他還有像是環安中心要求新人要上的安全衛生教育訓練、計算機與通訊中心要求簽署的資安宣導文件，零零總總的資料還滿多的。
步驟7：到職當日事務處理
新人到職當天我會先檢查請他準備的報到資料是否正確齊全，其中某些文件要請主管核章。請主管核章這件事情比較麻煩，就像我前面提到的，主管是老師兼任，而老師主要會在他們自己的系所，比較不會來我們的辦公室。而且他們有時候授課有時候出國，他們的行程表我們是不清楚的，所以一旦新人報到日期確認，就要先通知主管當天要核章，請主管務必預留時間過來蓋章，後續新人才能到人事室辦理報到。新人報到流程跑完後，大概就是一些瑣事的處理了，大致上就是請新人去申請電子郵件、開戶事宜、口頭跟他說明差勤和休假的規定。我這邊會通知中心秘書新人的聯絡方式、修改組內通訊錄…等。
步驟8：試用期滿考核提醒
新人的試用期為三個月，工作滿兩個多月後，就要開始提醒新人填寫試用期滿考核表。「約用人員」的試用期滿考核表除了單位內部審核外，後續還要送到人事室及秘書處做核定。「專題計畫約用人員」的試用期滿考核表則是我們單位內部核定完後自行留存。你或許會問，如果試用期滿沒過的話會怎麼辦？那就是按照就業服務法的規定資遣員工，只是我目前還未碰過試用期滿考核不合格被資遣的人員。
步驟9：續聘業務處理（專題計畫約用人員）
目前只有「專題計畫約用人員」需要處理續聘事宜，「學校約用人員」不需要。像我們組內有一位「專題計畫約用人員」，我就必須每年於聘期到期日前兩到三個月開始上簽請學校同意續聘。簽裡面必須附上年終考核表以及人員預算表，簽待學校核准後，還要製作人員處理表送到人事室及其他單位簽核，才算完成續聘作業。
招募聘用人員是一個細節多如牛毛的業務，而且會隨著人事室修改規定而有所變動。除了上述的招募流程外，其實過程中還有很多意想不到，甚至引起同仁爭論的事情發生，這部分就留到下一篇再來說明吧！
註：約評委員是指在學校約用人員中，選出幾位代表，和學校的當然委員和指定委員組成約用人員評審委員會，來審議學校約用人員相關事宜。
