覆盤會議常見的三大問題及建議解決方法

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壹、在覆盤會議中,不容易引導展開對話,該怎麼做?

我建議要營造具有心理安全感的氛圍,比較有利於引導展開對話。心理安全感指的是一種人們可以自在表達自我、安心做自己的氛圍。身為領導者,可透過以下三大步驟營造氛圍:

一、創造有利條件,讓與會者知道分享的必要性

二、邀請參與,讓與會者知道表達意見是受到歡迎的

1.問開放式問題:避免問那些只需要"是"或"否"回答的問題。例如,不要問"你今天過得好嗎?",而應該問"你今天都做了些什麼?"。

2.使用鼓勵性的語言:例如,"我很想知道你的看法"或"你可以多告訴我一些關於這件事的情況嗎?"。

3.分享自己的經驗或故事:有時候,分享自己的經驗或故事可以鼓勵對方也分享他們的故事。

三、有效回應,讓與會者知道有人聆聽

展現真誠的興趣:通過身體語言、眼神接觸和鼓勵性的回應,讓對方知道你真的在聽他們說話,並對他們的話感興趣

貳、在覆盤的過程中,分析不夠深入,觀點不夠全面?該怎麼做?

我建議可以採取以下幾個做法

1.運用差異分析工具系統圖與5WHY等,協助自已找到未達目標的根本原因

2.引入外部專家,給予不同知識與思考角度的見解。最簡單的做法,可透過ChatGPT角色扮演,引導自已思考與提供建議

3.持續學習與培訓,讓自已更加專業

參、如何將覆盤與實際工作進行強力的聯結

我建議以下幾個做法

1.將覆盤整合到工作流程:將覆盤作為固定的工作流程的一部分,例如在每個專案階段結束後或在重大決策之前。

2.挑選合適的工具:選擇適合您團隊和工作性質的覆盤工具,並確保團隊成員都知道如何使用。

3.持續改進:基於覆盤的結果,制定行動計劃,並確保這些行動被實施,以持續改進。

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