本圖轉載自閱讀前哨站
要讓更多的人如你所願完成工作，你必須具備的不是一招半式的管理技巧，而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。
法蘭克過去擔任基層業務時，公司為了防止弊端，每隔三年就會局部調整業務負責的經銷商。有些主管會把來往多年，銷售量高或者配合度好，有成長潛能的優質經銷商客戶，分配給自己比較喜歡的業務，讓他們的業績受益。
對於我們這些業務來說，經銷商就是我們的資源，是我們的業績來源。或者如我們當時總經理所說，經銷商就是我們的恩主公。分配這些資源的權力，就在我們主管的手中。即使是自己開發出來的客戶，兩三年後也都必須交出集中管理。
資源分配需瞄準營運目標
工作要有績效，達成績效需要有資源支持。個人如此，單位部門乃至整家公司都是如此。主管分配客戶資源憑藉一己之好，固然有失公平。但是不管他怎麼分配，客戶都還是在自己的部門裡，對主管來說，客戶資源沒有錯置。
但是許多資源的分配，會影響部門或者公司的績效表現。資源分配適當，整體表現就會很好。資源分配不當，就會發生績效表現不如預期的遺憾。利用有限資源去創造無限的營收，這是所有企業夢寐以求的理想目標。
企業要如何有效利用資源?我建議要從以下兩個重點著手:
一. 瞄準營運目標:
這是資源分配的第一守則。如果公司的本業是製造生產飲水機，看到天冷市場上電熱器需求量大，就把研究開發的資源轉去生產電熱器，這樣捨本逐末的結果，將使公司主力的飲水機發展受限，在電熱器領域也不會有太多收穫。
所有資源由上往下分配時，都必須檢視是否與公司的營運目標連結。
二. 排定先後順序:
資源需求由下往上堆疊，加總起來超過公司手上的所有資源，這幾乎是一定會發生的事。對於所有部門和員工來說，資源永遠不夠用。如何分配總是不夠用的資源，考驗著經營管理決策者的智慧。
在排定資源分配先後順序的時候，你必須審慎考量三件事:
1. 那些工作終將帶來最大收益?運作必須持續。
2. 那些工作正在維持公司經營?運作必須持續。
3. 次要工作需給予多少資源?才能滿足基本需求。
資源分配應適當 避免錯置
由上而下宏觀考量公司的主動脈跟微血管後，在針對以下不同資源做分配時，都必須反覆檢視是否符合上述的最高原則，避免發生資源錯置的謬誤。
A. 財務資源:
企業所謂的資源，最主要大概就是指錢這件事了。我們可以看到如AI之類的新創公司大把燒錢，也有許多懷抱賺大錢夢想的投資人，不斷投入資金支持他們。等有一天錢燒完了沒有成果，公司也就Game over了。
一般企業無法像這些浪頭公司。多數企業都必須量入為出，把錢用在刀口上，才能創造利潤持續經營。所以在財務資源的運用上，企業應該要:
a. 規劃預算: 預算規劃必須遵守前面所提確認營運目標跟排定先後順序的原則。必須讓資金的柴火推動營運目標的達成，完成預定收益。
b. 控制成本: 我們不只可以看到許多公共工程不斷追加預算，我們也可以看到許多公司的專案，不斷在追加預算。兩者不同的是，多數公共工程最後都會完工，多數專案卻在預算燒完後，成為失敗案例。
企業不是政府，可以不斷追加預算。編列預算之後如果落差太大，追加次數太多，企業就必須評估失敗跟回收的可能性，決定斷然止血或者持續投入。當然，像生技跟新創產業，就很難相提並論。
c. 資產配置:法蘭克在家電業工作時，我們在年底會退回一筆稱之為獎勵金的錢給經銷商。在退錢之前的幾個月裡，財務部門會把這些錢拿去購買短期債券之類的安全性投資，替公司增加業外收益。
我有一位開西餐廳的朋友，把店面前面隔成兩邊。一邊作為餐廳櫃台跟出入口，另一邊分租給人賣小飾品，減輕部分的房租壓力。
政府部門跟許多大企業，都有許多資產因為特殊原因閒置，實在可惜!一般企業跟政府和大企業無法比擬，務必善加利用資產，不可浪費。
並非只有金錢才算資源
B. 人力資源:
a. 知人善任: 把對的人放在對的位置上，是大家都知道的用人原則。可惜多數的主管在用人的時候，都摻雜了太多非理性的考量。把一些公認優異的員工，擺在公認顢頇無能的資深主管手下，無須等到年底作KPI考核你就可以預先知道，這個單位的績效會是如何?
b. 跨部合作: 當工作所需特殊技能，有其他部門的專業人才可以協助時，就無需再浪費錢去尋求外部廠商幫忙。不同業務部門的客戶，如果具備一定程度的同質性，也可以共享客戶，提高黏著度。
c. 員工訓練: 科技進步神速，市場瞬息萬變。優秀的員工進入公司多年，如果沒有持續進修不斷進步，專業能力必將逐年落後。這對員工個人和公司來說，都不會是一件好事。能夠撥出多少時間經費提升員工專業技能，是企業經營階層必須念茲在茲的事。
精準有效運用 讓資源效率極大化
C. 物資設備資源:
物資設備都需花錢購置，切忌採買過量閒置浪費，應該要:
a. 充分利用: 確保機器設備利用率最大化，以及剩餘廢料之再利用。
b. 供應鏈管理: 提升庫存管理效能，避免庫存過多積壓資本。
c. 提高設備效能: 適時汰換老舊設備，提升生產效率降低長期成本。
D. 時間資源:
所有企業都在跟時間賽跑。時間跟金錢同等，是企業最重要的資源。想要追求成長的企業，都必須跟時間計較:
a. 時程管理: 從每日上班的作息到專案的進行，都必須設定各個階段跟完成的時程。如果專案的進度遭到延誤，務必要檢討改進甚至究責。
b. 流程優化: 多數快速成長的企業，都會實施扁平化的組織優化，目的就在縮短冗長的流程。縮短流程的同時，也要考量管理可能的疏漏。
E. 預留資源:
計畫趕不上變化，這是所有商場中人經常都會有的感嘆。尤其在當今全球化及網路化的時代，遠方的經濟或者地緣政治變動，都可能對所有的企業產生衝擊。預留資源不只在於現金流的概念，還包括在面對突來的變局時，方方面面可能需要備便的資源，我想用風險管理的概念，應該比較適切。
企業資源有限，善加利用讓資源效率極大化，企業才能獲得最大利益。
延伸閱讀:
1. 80/20法則。只要有資源分配問題，你就用得上它---商周
Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年，喜歡研究全球經濟及各產業變動情形，思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力，及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
