《說明手冊》1｜人能做的事是有限的

我相信，能被計算的，不一定重要；重要的事，不一定能被計算。 I believe that not everything that can be counted counts, and not everything that counts can be counted. — 愛因斯坦

「效率」優先

是否我們都希望以「效率」優先，趕快把事情做完，品質、質量似乎沒有顯著的提高，主要問題是都是往如何優化時間效率，譬如用非同步方式的在一段時間完成很多事情，比如家事同時使開啟洗衣機，一邊打掃家裡，再加上一邊熱菜，同時聽著podcast，心思變得一次性顧慮很多事情，最後每一件事情都只有60%的質量，結果菜太熟、地板不熟。

不管在工作還是生活有事情太多需要我們親力親為，希望想增加時間休息、思考或放鬆，無法專注於當下的事情，我們的大腦不允許多工，簡單的事情或無需高完成度工作是可以接受的，大多數的工作都需要高品質的完成，回覆詳細郵件、交代複雜事項、撰寫規格、文章創作、決策、安排約會，以上事情都需要大腦高強度且專注的運行。

Alt+Tab切換

若加上突發事件或額外訊息，導致工作切換對大腦使用效率與專注力有顯著的影響，效率損失、認知負荷增加、專注力下降、錯誤增加以及壓力的提升以上負面影響。想像當我們電腦前工作時，經常使用Alt+Tab不停來回切換畫面，Outlook、Word、Excel、PowerPoint的來回切換，切換到最後眼睛花了，頭也花了。

單一人類的硬件非常弱，光是大腦就有那麼多的缺點，無法與電腦或是電子產品相比，唯一能做的就是不要追求能完成多少事情，追求能把一件事情做好才是最重要的。

重要的事情都不緊急，緊急的事都不重要

「時間管理矩陣」對職場工作者來說一定不陌生，「急迫性」與「重要性」這兩個維度，聽起來都很簡單，困難的是「定義」事情是否急迫、重要。新奇偏好(novelty bias)是人類大腦的一種認知傾向，表現為對新事物或新刺激的偏好。這種偏好在人類發展的早期就已出現，並持續影響我們的行為和決策，傾向於優先處理緊急任務。大部分敘述專注的文章都會提到要把手機拿遠一點或是開啟勿擾模式，避免過多的干擾。

史蒂芬·柯維的《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People）： 這本書是時間管理領域的經典，其中明確強調了將重心放在「重要但不緊急」的事務上，才能實現長期的成功和高效能。他認為，花時間在這些事情上（例如：規劃、建立關係、預防性維護、個人成長、學習新技能），可以減少「重要且緊急」事件的發生，從而降低壓力和焦慮，提升整體品質。

那些總是忙於應對「緊急且重要」事務的人，往往陷入一種「瞎忙」的狀態。他們每天都很忙碌，但卻難以看到長期的進展，甚至會因此錯失許多重要的機會。這間接證明了只顧緊急而忽略重要的弊端。

你可以這樣試試：

如果對「急迫性」與「重要性」還是感到模糊，可以透過這2點方式來了解自己對於「急迫性」與「重要性」的認識：

1. 一天工作或生活各只做4件事情：提高工作的完成品質，同時更能篩選出哪些事情是「重要」的事。
2. 睡前的五分鐘日記：紀錄自己一件勝利的事、焦慮的事以及感謝的事。勝利的事可以讓自己持續知道是否朝著目標前進，順便欣賞自己的進步。焦慮的事可以知道自己代解決問題或挑戰。感謝的事可以是人事物，可以讓自己保持謙虛的心態面對。

現在AI越來越方便，當紀錄的日記越多，可以透過AI幫忙彙整出你當前做最多勝利的事情，最常焦慮甚麼事情，以及經常感恩的事實，從中可以又再次認識到不同的自己，有機會分享如何收集數據整理給AI使用。

總結｜把有限的人生做出無限質量

人因為自身硬件問題無法提高效能與效率，還有很多的認知偏誤，影響我們的決策與思考，與其窮忙於塞滿 24 小時，不如鎖定能改變未來的少數關鍵行動：

1. 每天只做 4件真正重要的事，給大腦騰出深度思考空間。
2. 睡前用 3行日記盤點「勝利・焦慮・感謝」，讓目標、挑戰與初心扭為同一軸線。
3. 借助 AI 抽取長期趨勢，讓資料說話，持續微調你的專屬工作流。

專注品質，打造自定義工具並善用他，我們就能把「人能做的事有限」轉化為「能做好的一切無限」。做少一點、做好很多，成為最「你」的你。

我常使用的Notion範本-五分鐘日記模板，希望大家能一同實踐