我在工作上常遇到一種狀況：有人來找我，劈頭就說「幫我處理一下這個」，但沒講清楚前後脈絡。我根本不知道他突然丟出這樣的議題是要幹嘛。
我是一個很在意「知不知道自己在做什麼」的人。我不喜歡成為一個只要聽指示就去動作的執行者。這件事的意義對我來說很重要。但我發現職場上很多人都不喜歡把話說清楚。可能他在拋出議題時，自己也沒想清楚到底是什麼，希望在開始執行後，逐漸發現問題，再慢慢排除狀況、針對問題討論。但有些問題其實可以在做之前就先察覺到，應該先討論、決定執行方向與策略。很多人沒有這個認知。
溝通這回事，重點從來不是「我有沒有說」，而是「對方有沒有聽懂」。
溝通不清楚，成本比你想得高
我自己遇到別人來諮詢時，說不清問題的狀況其實不多。大多數人通常都能知道他的問題是什麼，雖然可能只是表面問題，需要協助深入挖掘。但還是有人劈頭就問「幹不幹」，但到底幹什麼也不講。最後理清時，才發現這個不在服務範圍內，或者根本在雞同鴨講。
這種情況不只發生在諮詢場景，職場會議、家人溝通、朋友討論時也很常見。當我們在表達時，如果缺乏前後脈絡或具體事實，對方接收到的資訊就是不完整的，只能憑空猜測我們的意思。
例如，有人傳訊息問：「能不能幫我處理一下？」但沒說明要處理什麼事、預期目標是什麼、有什麼限制條件（不是誇張，我遇到過好幾次對方必須等到你反問他「做什麼？」才願意繼續說下去）。在文字溝通時，這種資訊不透明的來回確認就會花費大量時間。雖然文字訊息提供了彈性，但如果基礎資訊不齊全，這過程就容易變成耗時的拼圖遊戲，無形中增加了許多不必要的溝通成本。
更糟的是，當資訊不完整時，對方可能基於錯誤的理解做出回應，導致後續需要花更多時間修正。這種重工不只浪費時間，也讓雙方都感到煩躁。
去年七月，我向一間公司的總經理級別人物提出投資策略與建議。會議中，對方問了一下我對這些產品的看法與建議的理由，但最後他只給我一個結論：「我不會想要買黃金。」
我問他理由是什麼，他沒有正面回答，只說他們公司不會想要購買這些大宗商品類型的標的。
會後我私下確認，公司是否有什麼顧慮或投資偏好沒跟我說。因為我在擬定投資策略時，已經事先確認過相關資訊，當時給我的答覆是「沒有任何限制」。結果會後，對方也語焉不詳地隨意答覆。
最後那個提案取消了，我也沒再跟他們往來、不再做投資建議了。那種感覺挺不尊重人的。畢竟我花了好幾天寫一份投資策略，這種狀態就有點像是莫名被分手，但又不知道分手的理由。
我沒有覺得拒絕我的提議是有問題的，但溝通障礙下導致的白做工，是讓我覺得很討厭的事情。希望別人尊重你的時間，你也應該要尊重別人的時間。
後來想一想，這樣的經歷也讓我可以早一點把他們列為拒絕往來戶，及時停損。順帶一提，如果計算去年七月投資到現在，黃金已經漲超過 80%。
溝通之前，先想清楚自己要說什麼
我認為，無論在哪種場合，在溝通時先把「為什麼說這件事的來龍去脈」、「你目前掌握的資訊」，以及「你的初步判斷或想法」說清楚，非常重要。
我不是要大家帶著完美的答案來交流，而是鼓勵大家先有自己的基本思考方向，而不是完全沒想過就直接開口問。因為最了解你自身情況的人，永遠是你自己。
舉個例子，同樣是請教職涯建議：
- 低效溝通：「我不知道該不該換工作，你覺得呢？」
- 高效溝通：「我目前在 A 公司做了三年，薪水還可以但成長空間有限。最近收到 B 公司的 offer，薪水多 20% 但要加班，通勤時間也會增加半小時。我自己比較在意長期發展，但又擔心 B 公司文化不適合。想聽聽你的看法。」
看出差異了嗎？後者提供了相對完整的脈絡，讓對方可以針對你的實際狀況給建議，而不是憑空猜測。
其實我年輕的時候，表達不是那麼順暢。我說話的速度會跟不上腦內想的速度。
我在讀書的時候，不是很喜歡被國文老師叫唸課文，因為我的眼睛讀進腦內再轉化到口說輸出，那個作業程序都會搭不上，所以課文都會唸得斷斷續續。老師一度以為我感冒了，必須要唸一句停下來換氣一次，所以直接說「我幫你唸完吧」。
可能沒有多少人有這個福利，是老師幫你念課文的經驗。
後來我發現，溝通這件事，可以透過多練習、對溝通對象的了解，進行改善。
三個步驟，提高你的溝通接收率
如何避免低效溝通，讓對方能快速、準確地理解你的意思？這裡提供三個我自己在用的方法：
- 結構化你的表達：在開口或動筆前，先想清楚三個關鍵點：現況是什麼、你想達成什麼目標、目前遇到什麼困境。這能幫助你整理思緒，也能讓對方快速掌握重點。我自己有時會在心裡先打個草稿，確認邏輯順序後再說出來。
- 提供關鍵脈絡與判斷：不要只拋出問題，試著加上你的「初步想法」或「已經嘗試過的方法」。這讓對方知道你的思考起點在哪裡，避免提供你已經知道或試過的建議。這也展現了你的誠意——你不是把思考的責任全部丟給對方，而是真的想要討論。
- 確認對方是否理解：在重要溝通結束後，可以主動詢問：「我剛剛說明得夠清楚嗎？」或「你理解的意思是這樣嗎？」來確保訊息準確送達。我的習慣是，跟別人討論完較為複雜的議題後，為確保會議最後雙方理念與方向是一致的，會重複一下整個會議的重要結論方向，並再次詢問對方是不是這樣，避免之後白做工。但我幾乎沒有遇到別人這樣跟我開會，不知道現在大家的會議習慣是什麼？
溝通是雙向的，但要看對象調整
溝通是雙向的。說的人有責任說清楚，聽的人也有責任確認自己是否理解正確。
如果你是接收訊息的一方，當對方說得不夠清楚時，也可以主動提問：「你的意思是……對嗎？」、「可以再說明一下……的部分嗎？」這不是刁難對方，而是為了確保你們在同一個頻道上。
我自己在接收不清楚的訊息時，會習慣性地重述一遍我理解的內容，確認我的理解跟對方的原意是否一致。這個小動作能避免很多誤會。
但我也發現，溝通並不是學會同一套方式就能用到底。你要看對方的風格：對方是屬於只喜歡聽重點和結論，還是喜歡了解細部結構與邏輯推論？這些都會影響溝通。甚至要再細緻一點，連對方當下的狀態、你們所在的地點、時間，都要納入考量，而不是同一套工具用到底。
學會如何讓對方聽懂，是一種很實用的能力。它能節省你我的時間，提高每一次互動的效率，最終幫助你在各種場景中，獲得更精準、更有價值的回應。
這不只是為了方便他人，更是為了你自己。當你的表達越清晰，你得到的幫助就越到位，省下的時間也越多。
下次開口前，先問問自己：我說的話，對方真的能懂嗎？如果連你自己都不確定，那對方大概也聽不懂。
