職場溝通：如何與你的主管相處
閱讀時間約 11 分鐘
《許願系列》- 篇章三
上次寫完關於如何讓人聽懂說話的內容後，有粉絲想知道關於職場上與主管同事交流的相關內容，所以今天來寫這一塊 (延伸閱讀：《萬字珠璣》篇章四：如何讓人聽懂你說的話？)
內文摘要
社團就是小型的社會縮影，組長就是主管，老闆就是社長，專案就是成發
很多人畢業後腦袋轉不過來，不知道怎麼與主管溝通，原因是職場與學校不一樣
先想好自己碰到問題後會怎麼解決、為什麼要這樣解決，想好後再去問問題
這個練習方式，可以做到的效果是"讓雙方的邏輯與情感，盡可能連通在一起"
【定義】
首先，什麼是主管？簡單來說就是公司裡負責"管理"某項任務(專案)的人員。
老闆知道任務 (專案) 無法靠一個人高效完成，所以會派這個人與一群人共事。也因為這個人能力好 + 經驗充足，所以當了這群人的領頭羊。也由於老闆會盯每項的任務 (專案) 的績效成果，所以主管也要觀察、考核自己組的人做得怎麼樣。
舉個例來說，我以前是熱舞社的，所以每學期都要成發(成果發表會)。但辦成發要錢，所以要去周邊商家，或是去夜市拉贊助(除非社費有幾百萬餘額)；成發要有圖文設計，所以要做DM、做海報；為了讓更多人知道成發，就需要有人去外面宣傳，例如教室、體育館廣場或學生餐廳；活動當天要有器材，會需要有人去借器材，還要熟悉怎麼用；表演要有舞碼內容，所以要分不同組別去練習排舞。
分下來至少就有贊助組、美宣組、活動組、器材組，每個組都有個組長。跳舞要有人教、有人帶，所以每個舞風也有教學負責人，叫教學長。
社團就是小型的社會縮影，組長就是主管，老闆就是社長，專案就是成發
如果沒有社團經驗的人，就想想以前上課時的做分組報告，分組報告一定有一個組長。
分組組長就是主管，老闆就是老師，專案就是學期報告
因此，大家可以回想以前在學校社團的經驗，不管你是組員還是組長。沒有當過的人，可以回想自己修課做分組報告的時候。如果都沒有，那就看你現在的工作跟到誰吧。
【關於當責與溝通】
這裡我想講一下當責這件事。很多人畢業後腦袋轉不過來，不知道怎麼與主管溝通，原因是職場與學校不一樣。
在學校做不好、不負責任，最慘就是社團名聲臭掉，或是課程學分被當。想想以前社團學長姐，或分組的組長，是不是好幾次一臉愁容、臉臭到不行、脾氣差。因為他們可能是被Boss(社長、老師)說績效不好、可能是組員有夠難帶又雷包，不停拖後腿。但在學校，不負責任的人通常拍拍屁股就跑了，因為大家都是學生，還真的不能怎麼樣。如果你曾經是當事人(組長)，應該很懂這段在說什麼。
但職場不一樣，公司給錢 (薪水) 就是希望我們幫它賺更多錢。進這個組，就是跟著主管一起幫公司賺錢。同樣的，老闆會給每個組制定績效，這個責任也是主管扛的。
我們出包先不說會不會被釘 (有些好主管會幫忙擋槍)，但主管肯定第一個被老闆釘在牆上，因為我們是他 (主管) 底下的人，出包代表沒教好。而且出包會產生額外的營運成本 (ex:客訴)，甚至影響公司信譽或賠錢(ex:公關危機)。
如果還是跟在學校一樣的心態，隨便拍拍屁股就跑，主管、合約與公司法務也不是吃素的。這也是為什麼在職場工作，比在學校還要強調當責這件事。很多人轉不過來的原因，是因為沒有意識到自己已經進入商業社會的現實。很多人被主管釘在牆上，或是無法適應對方怎麼這麼難溝通，很大原因就是在學校沒練好，所以出來才會被社會的法槌打趴在地上。
加上主管與一般職員差最多的地方，就是績效壓力更大、手邊有更多重要任務、腦袋有更多事要思考，所以時間很珍貴。脾氣不好或是講求做事高效率的主管，真的不會跟我們客氣。
所以我們重點應該放在「怎麼跟壓力更大、行程很忙、時間寶貴的主管溝通」
帶著解答去問問題
以前的我跟很多人一樣，在職場碰到問題會說「這個怎麼辦？」、「這該怎麼做？」、「所以我現在要做什麼？」
初期，主管和前輩會覺得你剛進來嘛，會這樣問很正常，所以會耐心教。但幾個月以後，人家就覺得「你這個人怎麼還這樣問問題，都不會想一下嗎？」
甚至有些比較沒耐心的主管就會說：「你覺得勒？」、「為什麼這還要問我？」、「我之前有沒有講過？」、「所以呢？」、「那你要我怎麼做？」
因為我們這個行為說好聽點是勇於發問，說難聽點就是伸手牌。問句背後代表的意思是想都沒想、查都沒查，沒有經過思考，然後就丟出來了，這並不討喜。
主管可以接受一開始的解法沒那麼精準正確，因為我們試著動腦、試著找方法解決問題，只是經驗不足，所以給出的解法沒那麼精準。因此他們會願意教，也相信經驗累積久了，我們就能處理更多事 (但一樣的問題不能重複問超過2~3次，除非主管人很nice)。
大家可以想像一個情境：
你現在手邊很多事情要處理，等等還要跟老闆開績效會議，正準備待會兒開會要用的東西。旁邊過來突然丟一句：「學長/學姐/主管，這個客戶該怎麼辦？我現在要做什麼？」
如果是你，你會怎麼回答？
我以前的主管給我一個很好的方法，他讓我們每個員工都練習一件事，那就是碰到問題時，先思考「所以我現在可以做什麼？這麼做的理由是什麼？這個做法可以解決哪些問題？」
先想好自己碰到問題後會怎麼解決、為什麼要這樣解決，想好後再去問問題
從伸手牌拔高到到帶著解法去問問題，所以會從「這個該怎麼辦？」變成「剛剛有發生這個狀況，我可能會先XXX處理，原因是XXXX。你覺得這方法怎麼樣？我想確認沒有更好的做法」、「換做是你的話，你覺得怎麼做，效果會更好？」
至少主管聽到後會想的是：「哎唷不錯哦，有在動腦筋，我聽聽看你會怎麼做」
因為每個人的時間都是有限的，要尊重大家的時間成本。今天帶著解法問問題，表示我們已經有自己的腹案。即便腹案有問題，頂多講幾句做微調，這可以省下彼此的時間，同時也讓對方覺得我們對人有基本的尊重。也能顯示自己的用心，代表會試著去解決問題，並在執行之前先確認風險，希望把這件事做得更完美。
這裡先不說我們給出的解法是不是精準的，起碼主管對我們的印象，不會停留在伸手牌。也比較會願意聽我們講話，甚至有時間的話，會親自下來指點一二。
積極聆聽，嘗試站在主管的立場思考
積極聆聽是我在做諮詢時很常使用到的技巧，它指的不單單是傾聽，而是"聽完內容後，確認他的意向(意思)，並在這個基礎上延伸出自己的想法"。
這裡提供大家一個簡單的練習方式：
找一個有在聊天的朋友，聽他講話，聽的過程要忍住回話的慾望，好好聽他把話講完。可能會花1分鐘~5分鐘，這中間你只能點頭，或是發出"嗯、嗯"的聲音。直到他把話說完，再換自己講話。但換自己的時候，不能直接講自己的意見，而是把朋友這1分鐘~5分鐘說的話，用自己的方式重述一遍，甚至針對內容做一些延伸。並在結尾時補一句：「我剛剛接收到的是這樣，你說的是這個意思嗎？」
等他回答你之後，再繼續重複剛剛的方法。通常來回個幾遍，你就能理解他的立場與想法了。重點是整個過程，必須以他的立場為出發點。甚至整段對話，自己說話的占比，是少於對方的。
這個練習可以幫助我們慢慢理解對方的想法。因為我們接收外部訊息後，會轉譯成自己聽得懂的內容與感覺，卻不一定是對方想傳達的。例如今天我覺得只是稍微認真跟一個人說一件事情，但對方卻覺得我在命令他或兇他，這就是認知不對等。
人是主觀動物，每個人有自己的主觀意識(價值觀)與認知思維(想法框架)，最後演化出不同的做事邏輯與決策方式，所以大家想事情的方式就會不一樣。就像我們與身邊朋友，也有意見不合的時候。
主管也是"人"，所以我們與他的想法一定會不一樣，但主管與我們畢竟是上下關係，總不能直接駁斥他的臉吧？( 再重申一次，除非主管脾氣很Nice )
因此有些人與主管溝通時，可能會覺得主管在駁斥自己，或是擺明跟自己想法不一樣；但主管可能覺得這個人怎麼一臉沒想法，是不是沒把這件事放在心上。結果雙方就帶著誤會的認知離開了。
這個練習方式，可以做到的效果是"讓雙方的邏輯與情感，盡可能連通在一起"。只要反覆做幾次，就能將主管與自己的認知連通再一起了。
所以與主管溝通時，先試著把他的意思，用我們的話重述一遍，甚至可以做一些延伸。例如可以說：
「我先確認一下，我剛剛理解到的內容是XXXX，所以我們要做的是XXX並且應該要能做到XXXX，你的意思是這樣嗎？」
「如果要達到你說的這個目標，我覺得還有一個更好的方法，你先聽聽看」
「老闆我覺得你這個方式很好，那以我對其他幾位同仁的了解，如果"我們"把這個方法可以再多加一點東西。例如XXXXX，我覺得這效果可能會更好」
這樣的延伸方法有個好處，就是我們並沒有反駁老闆的方法，而是順著老闆原本的思維，去做一點額外的補充。而這個補充，恰好其實就是我們想表達的想法。
再來，這裡有個小巧思，最後一句話有特別抓出"我們"兩個字。在延伸的語句講完後，捕個"我們"，可以讓主管下意識地覺得他被認同了、彼此是同一陣線的。也因為立場都一致，但我希望從這個立場提出的方法可以更加完美，所以又幫忙想了一個更加兩全其美的方式。這可以讓他覺得"這方法是有人支持的，而且有人幫他一起想，讓這個方式變得更好了"。那他就會很認真地聽你說話，甚至採納建議 (前提是我們給的建議不能是餿主意)。
是獅子就順著他的毛摸，就龍順著他的龍鱗撫
而且這麼做的最大好處是，我們會知道在這個工作崗位上，主管與自己的思考邏輯差別在哪裡、做事風格和理解問題的脈絡是怎麼建立的、原因是什麼。摸出來後，我們就知道該用什麼邏輯與主管溝通了。
【小結】
最後收個小結，所以怎麼與主管做好溝通？
要知道，主管不外乎也是"人"，與人溝通就是在練習拿捏人性。當你知道怎麼給人糖吃、怎麼最大程度地尊重對方與理解對方，你就知道怎麼與人相處了。
帶著解答去問問題，就是尊重主管的時間與資源。這不但能讓主管得到被尊重的感覺，同時也讓顯得自己更加聰明、懂得做人與做事。
積極聆聽，嘗試站在主管的立場思考，就是試著與主管站在一起，了解他為什麼會這麼想。同時也在順流當中，隱晦地將自己的想法送出去。要溝通就要順著他們的毛摸，要給建議就不能太直白地做對抗。很少有一個好結果，是在對立衝突中產生的。
除非這個過程中，發現自己與主管的相性真的差到不能再差，公司衍生出的文化氛圍也的確不適合自己，那尋找另一片天空或許是更好的選擇哦。當然，做下選擇前，也建議先嘗試所有可能嘗試的方法。畢竟人生最怕的後悔，就是當初沒有盡全力，以致現在給不了自己交代。但如果真的嘗試過了，也確信不後悔，那就沒有問題了。
—
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