生生不息，循環不止!專案PDCA

在公司中，常常會被剛接專案的同事問到，要如何規劃跟執行一個專案?過程中要注意什麼事情?我們就以職場中最常見的英文能力需求，TOEIC考試為例，來看看如何以專案的角度來幫助我們達成考試目標。

在這裡，我們以常見的PDCA(Plan, Do, Check, Act)來進行專案規劃與執行。

P(Plan)：計畫

在開始念書之前，要先確認這一次的目標是什麼?以終為始，才不會走錯路，浪費寶貴的金錢跟有限的時間，情況嚴重的，甚至無法達成目標。

那要怎麼確認目標?那就要看你想要的是什麼?如果只是單純的想要驗證自己的英文程度，那設什麼目標都可以。如果你是想要找工作，那就要看你有興趣的工作職缺要求。有的工作可能要求TOEIC 至少要有600分，有些比較常用到英文的工作要求可能會比較高，可能會要求到800分以上。

像這次，我想向高薪挑戰，想應徵的職缺在平常工作上會常常需要跟外國客戶進行書信往來以及談話，所以公司要求TOEIC 至少要有800分。這次就以TOEIC 考試800分以上為目標。

初步的目標決定後，就要依照現實需求及條件把目標進一步的說清楚、講明白。可以使用SMART原則，來規劃專案過程中的各項里程碑以及需要完成哪些事情。比較常被大家所忽略的是專案期限，專案不可能讓你無限期外出取材休刊一次，可以的話，其實就代表這個專案也沒那麼重要了。

回到這次的TOEIC考試準備上，因為是應徵職缺，當然是越快拿到成績證明去面試越好，不要辛苦念了半年書考完試後，人才網站上的職缺卻老早就關閉了。

上TOEIC的官網確認一下，最近的考試日期是3個禮拜後，還可以追加報名。趕快拿出俗稱魔法小卡的信用卡給他刷下去，沒多久，電子郵件信箱中收到報名完成的通知信。接下來，就是要規劃讀書計畫了。

因為還有3個禮拜就要考試了，沒有那個美國時間讓你從KK音標還有國中英文開始重新複習，所以只能直接拿模擬試題，每天瘋狂刷題、檢討、訂正來以戰養戰了。目標，每天寫一回聽力及閱讀的模擬試題。

D(Do)：執行

目標及計畫定好後，就是執行。執行時，按照原定的計畫照表操課，執行的時候將執行過程中的細節、重要事項跟異常狀況記錄下來，作為之後檢核優化，以及下次專案執行的寶貴參考資料。不要每次開新專案，就是一片空白從頭開始。就像製造車子時，不用每次都從自己打造輪子開始。

考試目標及讀書計畫定好之後，就是要開始照預定計畫執行了。吃完午餐後，拿起剛從網路書店買的TOEIC模擬試題，開始第一天的念書。寫完訂正完後，抬頭看了一眼掛在牆上的時鐘，已經經過了6小時!到晚餐時間了!跟原本預估的一天4小時念書時間有落差啊!今天是假日，可以這樣念書，但是身為一般上班族，平常上班日要怎麼辦呢?沒那麼多時間可以念書啊!而且不念不知道，一念嚇一跳，整張答案紙幾乎都是紅字，突然覺得我國中時擔任英文小老師的英文程度都還給英文老師了。

C(Check)：檢核

計畫執行後，要定期進行檢核，確認是否有依照原先計畫的時間點在執行，執行的過程中是否與原先的規劃有差異?要怎麼調整?原定的計畫中，有沒有其他需要調整或可以優化的地方?

首先，我們先解決念書時間的問題。盤點日常上班日的工作及作息後，最多只有3小時的完整念書時間。但是目前念一回模擬試題就要6小時，看起來一天是不可能念完一回模擬試題了。只能念滿3小時，念多少算多少。

再來，就是念書重點的問題，因為太久沒有碰英文，很多基本的英文觀念都忘記了，所以目前念書時很多題目都會寫錯。照目前的念書時間來看，不可能每題都訂正的完，只好先將目前寫錯的題目先進行題型統計，統計出錯誤率最高的題型，之後優先訂正錯誤率最高的題型，以提升得分效率。假日有空的時候，再複習錯誤率低的題型。

最後的大絕招，調整目標!但是這次的目標是工作職缺開出的，達不到的話有很大的機率不會有面試的機會，所以這次沒辦法調整目標，只能拼命朝目標邁進。

A(Act)改善/優化

依據檢核的結果，執行改善及優化。把計畫執行過程中需要改善的地方或是可以優化提升的地方，進行改善及優化，以提升執行效率以及目標達成率。最後，檢視目前的目標及計畫，依據目前的現實狀況，看看目標及計畫是否需要調整。

之後的日子裡，除了下班後的3小時念書時間，平常的零碎時間也好好地利用起來，有空時就把錯題筆記拿出來，就算只背個單字或是複習一條文法也好，踏踏實實的累積英文實力。也把塵封已久的國中英文文法書拿出來，從頭開始複習一遍，把遺忘以久的英文文法從腦海中喚回。也因為離考試只剩下不到3個禮拜，所以也只能照目前的規劃，能念多少算多少了。

我們使用了PDCA，在短短的3個禮拜來念TOEIC並考完試。考完試後2個禮拜收到成績單，懷著忐忑的心情，用顫抖的雙手打開成績單，驚險爬過800分!接下來，就是準備修改履歷以及準備面試相關事宜，又是另一個新專案的開始。