EP6《一流工作者都在用的待辦清單：To-Do List Formula》 | 高效生產力 S1

一流工作者都在用的待辦清單：To-Do List Formula

一張有效的待辦清單，能確保你在「正確的」時間，進行「正確的」任務，讓你更輕鬆的按時完成重要的工作。

作者介紹

戴蒙 . 札哈里斯

Damon Zahariades。時間管理策略顧問 ／ Art of Productivity網站統籌。在創業前，曾在幾間公司工作，察覺到大家總是被不必要的會議、充滿干擾的工作環境，以及上班無意義的閒聊等因素，拖累了工作效率，無法做好時間管理。現在他透過網站和書籍來傳遞簡單實用的時間管理策略，幫助大家安排好自己的時間，並藉此提高生產力。

一句話總結作者想傳達的重點和觀念

善用待辦清單能確保在正確的時間進行正確的任務，減輕壓力和焦慮。

然而有問題的待辦清單反而會阻礙你的成功。

待辦清單的目的是幫助我們完成重要的事情。

然而，許多人卻誤解了待辦清單的用途，將其當成一種自我鞭策的工具。結果，待辦清單不僅沒有幫助他們提高效率，反而造成了壓力和焦慮。

有 41% 的待辦事項，從未被完成

有 50% 的已完成待辦事項，是在一天內完成

有 18% 的已完成待辦事項，是在一小時內完成

有 10% 的已完成待辦事項，是在一分鐘內完成

三個從這本書學到的核心知識點

提高生產力的方式：善用待辦清單、定期檢討、批次處理

1. 善用待辦清單：設計適合自己的待辦清單系統，對於提高生產力有很大的幫助。但要注意正確的使用
2. 定期回顧檢討：紀錄並定期檢討自己的工作和生活待辦清單使用方式，持續更新和改善整個流程
3. 批次處理微任務：人的專注力和心智空間有限，避免決策疲勞應該把重要時間專注在重要事情，其餘批次處理

善用待辦清單的 8 個好處

1. 可以更容易掌握自己的工作時間

2. 有辦法在截止日期前完成任務

3. 確保執行正確的任務

4. 保護時間，避免寶貴時間處理爛攤子

5. 在更短的時間內完成更多的事項

6. 大幅度減輕壓力，讓心情放鬆

7. 改善注意力，專注在最重要的事情上

8. 消除專案或工作進度落後的焦慮和沮喪感

待辦清單的目的是幫助我們完成重要的事情，也就是跟我們工作和生活，甚至人生目標相關的任務。

如果只是完成一大堆不重要也不緊急的事情待辦清單不僅沒有幫助他們提高效率，反而造成了壓力和焦慮。

8 種有問題的待辦清單會阻礙你的成功

1. 誤解清單目標：分類並選擇重要的事情

2. 忽略截止日期：無止盡拖延和死線威力

3. 清單過長：任務最多不要超過 7 項

4. 清單變異性過多：2 分鐘 vs. 2 小時

5. 給自己太多選擇：選擇盡量簡單化

6. 沒為任務加上情境：執行地點/專案/場景

7. 任務定義過於廣泛：具體而明確

8. 任務沒與特定目標連結：連結核心目標

Project 專案 vs. Task 任務

當你發現無法直接列到待辦事項清單的專案。請把專案（projects）拆小成為多個單獨明確定義的任務（tasks）

大的專案只要能明確定義都可以透過完成一個個小任務來達成目標

大掃除專案要怎麼列到待辦事項清單？

• 清洗陽台 3 面窗戶
• 刷洗浴室地板 1 遍
• 使用清潔劑刷洗馬桶
• 室內掃把清潔臥室和客廳地板
• 清洗並烘乾臥室床單和棉被套...

帕金森定律 Parkinson's Law

你有多少時間可以完成工作，你就會展延你的工作來填滿可用時間。

待辦事項一定要定義明確截止時間/死線

不同的待辦事項請用不同清單

今日待辦清單

• 上架 10 個新產品到商城
• 張貼 3 則粉絲團貼文

工作總待辦清單

• 製作 1 份顧客滿意度問卷
• 撰寫一份給主管的行銷企劃方案

生活總待辦清單

• 支付 1 月份水電費
• 超商取貨網購商品
• 訂購國旅住宿

批次處理 15 分鐘以下微任務

每天預留 40 -50 分鐘，批次完成那些只要幾分鐘就可以完成不需要集中注意力的微任務。將時間花在重要事情上，避免分心和中斷思緒，避免決策疲勞

ex. 回覆非緊急訊息、支付帳單、瀏覽新聞

一張有效的待辦清單應該符合 3 個原則

• 清晰明確：每項任務的目標和截止日期 都應該明確
• 簡潔明瞭：待辦事項的數量應該控制在可控範圍內
• 靈活可控：待辦清單應該能夠根據實際情況進行調整

三個可以用在工作和生活上的應用點

待辦清單的實用方法：檢視清單、評估狀況、舒壓

1. 紀錄清單狀況：紀錄目前現有的待辦清單使用情形，是否未完成事項過多，形成無限拖延或是做不重要事情
2. 評估待辦事項分數：檢視目前現有的待辦清單使用方式是否正確。針對不足部分持續改善，調整到最適合方式
3. 冥想和伸展運動：自責和沮喪會影響到工作效率，即便善用待辦清單仍會無法專注。找出負面原因並適度舒壓

善用數位待辦清單工具紀錄使用狀況

計算你的待辦清單分數 (1-5 分)

1. 你是否了解待辦清單扮演的角色？

2. 你是否為每件任務設定截止日期？

3. 你是否把每日待辦清單控制在 10/7 項內（3/5 分）？

4. 你是否以最小的變異性來建立你的待辦清單？

5. 你的待辦事項是否有限制你的選擇選項？

6. 你的待辦是否有包含執行情境和所需要的時間？

7. 你是否簡單具體描述並定義你的任務？

8. 你的每項任務和你工作生活上的具體目標有關係嗎？

計算你的待辦清單分數

32-40 分：恭喜你是待辦事項管理大師！

19-31 分：還可以加油和更好，隨著家庭和工作責任越重，你越需要正確善用待辦事項清單系統

小於 18 分：需重新思考如何設計適合自己的事項清單系統

冥想練習

坐著背挺直、眼睛閉上、全身關注呼吸。盡可能觀察呼吸流動、流進流出專注在呼吸，使用腹式呼吸。當心思漂移後再次回到呼吸上

三個行動待辦清單

1. 重新檢視自己使用待辦清單的情況，計算你的待辦清單分數，確認是否有錯誤使用的情形

2. 紀錄自己平常使用當日待辦清單的平均完成率約多少，是否有改善的空間

3. 比較哪一種待辦清單方式適合自己，嘗試看看不同方式（數位工具或傳統紙本筆記本）

閱讀心得結論

善用待辦清單能確保在正確的時間進行正確的任務，減輕壓力和焦慮。然而有問題的待辦清單反而會阻礙你的成功。

如果只是完成一大堆不重要也不緊急的事情待辦清單不僅沒有幫助他們提高效率，反而造成了壓力和焦慮。

三個問題反思和延伸討論

1. 你在工作生活上有使用待辦清單嗎？你使用的是哪一種方式，成效如何呢？沒用的原因？

2. 若有使用待辦清單，你每天待辦清單的平均完成率約多少呢？是否有問題？如何改善？

3. 目前是使用數位工具還是傳統紙本筆記本來紀錄自己待辦清單？為什麼呢？