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這個會一定要開!學會「跟自己開會」讓自己聚焦,工作更有效率

閱讀時間約 5 分鐘
每個人每天腦子裡會產生70,000到90,000個念頭,這一點如果有嘗試過正念靜坐的朋友應該就有經驗:你也許很努力地要讓自己不要產生念頭,但是應該做不到,你的腦子會不斷的浮現不同的念頭,就像是持續不斷的跟自己在講話一樣,甚至一個念頭還沒結束另一個念頭又跑出來,也因此你會一直在一種分心的狀態。
除此之外,別人的請求或是雜七雜八的事情也會不斷冒出來,進一步把你的時間都佔滿,所以如果你沒有很具體的規劃你想做的事情,時間就會不知不覺被雜事佔據,覺得自己好像很忙,但又說不出具體在忙些什麼。
不過人的大腦很奇妙,雖然好像一直會胡思亂想分心不專注,但是如果你丟給它一個題目,大腦就會很自然的照著那個題目的範圍去東想西想,這種狀態如果是愛玩戰略或者解迷遊戲的人就有經驗,沈迷在其中可以一整天都不累。如果是沈溺在負面的想法的時候就叫做「鑽牛角尖自尋煩惱」,但若是思考正面有價值的題目時,也就可以產出不錯的結果。
所以,定期安排「跟自己開會」就是要設法去給你的大腦一些題目,可以釐清現在該認真處理的事或是要解決的問題,進而從容地去思考,讓點子跟創意可以浮現,對自己來說是蠻好的一件事。
在組織裡的會議,除了緊急情況之外通常不會說開就開,「自己跟自己開會」也應該要預先且固定規劃出時間。像是微軟的創辦人比爾蓋茲,可以想見他的行程跟工作一定非常滿,但是從 1980 年開始,他每半年會空出整整一個禮拜「閉關修練」,他將這個稱之為「思考週」(Think Week)。這一週當中,他排除所有外務,不與任何人連絡,一個人關在別墅裡大量閱讀平日沒機會細讀的報告跟書籍,並針對公司未來走向以及世界科技的新發展去思考。這其實就是「自己跟自己開會」的一種方式。你我絕對不像比爾蓋茲忙到每半年只能撥出一個星期跟自己開會,但是就必須像是公司開會一樣,例如週會或是月會,先把會議時間定好,直接在行事曆上把時間留下來,且注意不要隨便就又讓給其他事,要養成習慣。我則是不管怎樣至少星期天會給自己留一段時間,做為跟自己開會用。
1. 開會的準備
跟平常自己想事情不一樣,「自己跟自己開會」必需建立出某種「儀式」的感覺,像是特別找一個地方,例如自己很偏愛的咖啡館啊,或是如果固定會有長程往來,也可以在途中進行。重點是可以讓自己維持一段夠長的時間不受周邊干擾,且又方便做筆記或可以讀資料的場合。
我自己的習慣是一定不會在家裡,地點不需要太「厲害」,我還蠻喜歡在比較大的7-11或是全家的座位區跟自己開會,因為通常如果要大聲聊天或聚會的人都會在咖啡館裡,反而便利商店的座位區還比較不會吵,這一點各位可以觀察一下。另外,高鐵的座位大小跟桌子的位置也還蠻適合的,但是搭飛機時雖然時間很長,但經濟艙的座位空間就有點太小了,沒辦法好好做紀錄。
2. 基本配備
就像一般會議一定要有會議記錄一樣,「自己跟自己開會」也一定要認真做記錄,所以不論你是也跟老查一樣偏好使用子彈筆記本,或是有其他你愛用的筆記方式,筆記本或紙筆應該是最基本的配備。老查建議你避開使用數位的工具像是筆記型電腦、手機或平板電腦來做紀錄,因為很有可能記到一半很自然的又被系統通知或順手打開某個app而分心。
你可能會說,如果需要讀數位資料怎麼辦?你可以在會議進行前先讀完,或者把重要的印出來看紙本,盡量還是不要在那段期間使用數位工具。至於用紙筆做的紀錄,之後除了轉成數位文字,我習慣直接拍下來存在evernote裡,只要是有在標題與tag設好關鍵字,日後再搜尋也很容易。
就跟公司裡的會議有不同性質一樣,「自己跟自己開會」也有不同型態的方式,初步可以分成兩大目的:思考、規劃,以及執行、實作。
1. 思考、規劃型:
通常我會這樣進行:首先,把最近需要認真想一下的主題都寫下來列成一張,除了列出不同的題目之外,我也會把當下想到希望可以達到的成果寫在題目旁邊。
然後開始把主題分成兩類:第一類是我也許還要做進一步資料收集的類型,不管是需要查資料、去跟某些人討論或諮詢等等,然後把這些尋找資料的範圍跟行動列成待辦事項,把資料收集完之後再說,這樣可以先把腦子裡的思緒空出來,不至於一直想但因為沒有足夠的資料讓自己得出結論,反而耗費注意力。
第二類則是需要自己作出權衡決定的主題,我會把所有需要考慮的因素先列出來,然後把不同的解決方式跟效應像是一般的雷達圖一樣畫出來比較,就可以選出適合的做法了。也應該要把接下來的行動列成待辦事項,才可以有後續。
2. 執行、實作型
如果有在用子彈筆記本,每天在作計畫跟反思的時候就是在做規劃了,不過每隔一段時間也可以跳脫既有的行程與計畫,把一些自己覺得想要加速或是優化的事情,重新規劃一下做法,例如自己親自做的部分目前情況如何?有哪些應該要去委託或者與別人商量請求幫忙的嗎?或是目前進行的事有沒有應該要捨棄或停止的?用這樣的方式避免自己只是因為慣性或沒有想法的瞎忙,也可以幫自己增添效率。跟所有的方法一樣,一開始先不要擔心作法是否正確或完美,而是先讓自己養成固定的習慣持續去做,進而從中調整與修正,發展出適合自己的方式。
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