職場溝通:如何與你的同事聊天

更新於 發佈於 閱讀時間約 10 分鐘
《許願系列》- 篇章四

【前言】

上個篇章說到怎麼與主管溝通,這篇來聊聊怎麼與同事相處。關於這兩篇粉絲想知道的溝通交流,比較偏向"怎麼順暢地表達意見"。比起相對年輕且沒有隔閡感的主管,大多數主管跟我們還是屬於明顯的上對下關係,所以前篇內容偏向怎麼與主管做好這方面的交流

這篇寫則是怎麼跟同事好好相處與表達意見。比起主管,我們與同事相處的時間更多,所以會少一點揣測,多一點交流。但這篇純粹以表達交流為主,至於怎麼弄懂職場關係圖,這篇不會提到哦。

內文摘要

溝通時,避免帶有「目的性」
與人溝通,更要考慮其他人
人都是想被傾聽的,我們要的是建立連結,不是壓迫盯人
我們能順利表達自己的意見,對方也開心,兩全其美

同事的定義就不多說了,基本上就是與自己相同位階,一起工作的夥伴。最多就是分先來後到、資深資淺、學長學姊學弟學妹同梯

相對與主管相處,與同事的相處會再複雜一點。畢竟跟主管可以只有上對下的績效關係,忙起來也不一定見得到人。但同事會與我們需要朝夕相處,專案也會共同協作,所以交流狀況也會偏多。

例如共事感覺、協作狀況、人際相處等,大多都與同事有關,雖然直接打績效分數的是主管 (撇除一些特別評分方式),但多少也會有一些影響。不過只要專案上避免當雷包,工作能力穩定發揮,基本上都能好好相處的。但對新手或是不善聊天的人來說,交流上確實也是一大挑戰。

溝通時,避免帶有「目的性」

這邊跟大家舉個小故事:

Sandy今天到新公司,但因為人生地不熟,所以希望能先跟公司裡的同事打好關係。所以常常試著與同事有一搭沒一搭的聊,或表達自己的看法。例如:「這個好好吃喔,你在哪買的啊?」、「你好厲害呀!真希望我也能跟你一樣」、「這個悠遊卡我也有買耶!我們眼光真好」、「我也希望可以做到這樣子呢,可惜主管好像看不見我的努力」、「你這樣不行啦,應該這樣做才對」、「那個人剛剛幹嘛這樣說,她真的很奇怪欸」、「剛剛那個方案怎麼會過,我覺得應該要XXXX才對啊,你說對吧!」

就這樣過了兩個月,Sandy發現自己跟同事的關係有點微妙。雖然大家沒有明面講,但她覺得自己與同事之間,似乎沒有非常親近的感覺,並沒有真正融入到這個團體裡面的感覺。甚至有時候會輾轉從一些人的口中聽到,說自己是"講話讓人感覺很煩"的人,這讓Sandy感覺非常震驚。她覺得自己只是想跟大家打好關係,但不曉得大家為什麼要這樣說自己,她對此感到既不解明白,又難過。

不知道大家看完Sandy的例子後,有什麼感覺?

上述這段確實很常用於日常開話題,但老實說,這並不討喜。因為上述句子大多屬於封閉句,而且帶有明顯的目的性

我們與同事相處,單就溝通、表達意見來說,其實並不難。撇除白目不會看臉色之外,大多是因為使用的封閉句太多,目的性又太明顯的關係,所以有些人才覺得窒礙難行。

例如我把這兩句撿出來:「你好厲害呀!真希望我也能跟你一樣」、「你這樣不行啦,應該這樣做才對」

想像一下,今天坐隔壁的同事三不五時丟類似的話給我們,捫心自問,1~100分,會願意跟他繼續聊下去的意願有幾分?

通常來說分數都不高,除非你人超nice。

因為這兩句背後的目的就是"快跟我聊天"以及"你要照我說的做"

第一句已經把話題導向鎖死了,第二句帶有強制感。如果不是包容心很好,或是回覆慾很強的人,通常一兩句話就把對方打發掉了。而且常講封閉句的人,很容易變成大家口中的句點人。

其次,這兩句背後的目的性很明顯。這就像他想達成某個目的,所以跑來跟我們說一樣,這會使人產生壓力與排斥感。很少人會喜歡這種感覺,只是出於禮貌,多少還是會回上幾句話。

即便Sandy心理沒有這種的想法,只是一種下意識行為,容易使人有這種感覺。說者無心,聽者有意。而同事在感覺上,可能也只能說出"跟她聊天有點累、有點煩"。但背後的原因,就是他們的雷達感到不對勁,所以想避開。

與人溝通,更要考慮其他人

每一次的溝通,都是為了下一次的溝通

接下來的部份,會借鑒大人學這集的Podcast,來講述關於聊天溝通這件事,通勤或相對忙碌的朋友的朋友,可以利用零碎的時間點進去聽聽看。

「在我人生中,出現過很多次好的溝通,都是沒有目的的溝通。因為沒有想要得到的東西、沒有叫別人照我意思去做、沒有明確目的期待的時候,反而那時候的溝通是最成功的」     — 大人學 Bryan

通常阻礙我們溝通的原因,就是太強調這次溝通要有直接的效果。但這並不代表坊間一些溝通術是不好的,因為溝通本來就帶有目的性。但日常生活中,不一定要這麼緊張;在職場與同事對話,也不需要這麼刻意。不用覺得每次溝通都一定要有效果。

那種一定要別人買單的溝通。短期來看,看似有效果,但長期來看,未必是最好的溝通。人跟人之間"溝通",就是在"進行連結"。如果我們講到讓對方無法反駁接下去,就會導致連結斷掉(不繼續進行對話)。

例如與某個人聊天時,我們表達自己的意見,卻強迫對方接受自己給的建議。可能他當下買單了,我們認為自己贏了、解決他的問題。但長期來說,他對我們的觀感評價,可能就是一個霸道、強硬的人。這不利於我們後續的人際發展。

再換個立場,我們小時候聽到爸媽帶有目的性的指令時、長大碰到親戚對我們的隱私刨根究底時,內心有什麼感覺呢?會有壓力嗎?我們喜歡這種對話感嗎?

如果都是否定,那答案就呼之欲出了

"成功的溝通"是指當下並不一定有絕對的效果,而是溝通完後,還能為彼此帶來更多的溝通

好的溝通是每次講完話,就埋下後續對話的種子,讓下次見面時,可以再繼續進行對話(連結)。像閒聊就沒有目的性,它唯一提供的作用就是維繫連結。例如有時我們只想跟一些好朋友說話,但不覺得厭煩,而且會繼續約聊天。為什麼?

因為過程不存在壓迫感,而且聊天過程是彼此尊重的


那麼在職場上與同事相處聊天,我們該怎麼做到讓人沒壓力、又能順勢表達自己的想法、下次可以繼續開啟談話、長期下來又能維持相對好的人際關係呢?

1. 改變問句背後的意涵,將封閉性改為開放性

例如:

「你現在的感覺怎麼樣?」、「剛剛這件事你怎麼看?」、「你的想法是不是xxx?」、「wow~這個想法好有趣,為什麼你會這樣想?」、「剛剛這件事你怎麼看?」、「這家店好好吃!你怎麼會想到挑這家啊?」、「我覺得剛剛沒有把事情處理好,你覺得呢?」、「下次遇到這個狀況需要幫忙嗎?」

將開放性問句丟給對方後,不要急著給答案、不要急著回答。而是讓對方更清楚描述他的感受與感覺,讓對方更願意分享他的感覺。也讓對方在回話上,擁有更多空間選擇

人都是想被傾聽的,我們要的是建立連結,不是壓迫盯人
2. 積極聆聽,嘗試站在主管的立場思考

「我先確認一下,我剛剛理解到的內容是XXXX,你的意思是這樣嗎?」、「你剛剛想說部分是不是XXX?」、「你想表達的是XXX對嗎?」、「我這邊接收到的訊息是XXX,但跟你說的有點落差,我也覺得奇怪,想知道你怎麼看這件事」

這裡使用的積極聆聽,跟上一篇說的積極聆聽是一樣的技巧。都是拿來延續話題,並確認對方的感覺及想法。(延伸閱讀:關於溝通:怎麼與你的主管相處 )

不要去糾正、不要去回答、讓對方更清楚地描述他的感受、讓對方更願意分享自己的感覺。先讓他感覺我們與他站在同一陣線,再用同陣線的立場口吻與他說,表達自己的立場後,再將自己的意見順流推出去。

剩下的事情就是把工作做好,雖然花很多心思在上面,但隱性的目的達到了,就是與自己共事的人對自己產生了信任。表面上雖然看不到,但當大家想到重要的人的時候,他們就會想到你。

每一次的溝通,都是讓對方下次更願意與自己聊。

最重要的事情是眼睛看不到的,例如信任感

這方式也帶有三明治回饋法的優勢

三明治回饋法:優點 — 改進 — 優點

意思就是先說優點,再講可以更好的地方,最後補上整體優點來讚美

例如說「你這個Idea我很棒耶!如果硬要說的話,我個人認為可以再加XXX,當然整體來說我覺得已經很讚了!」

這也是一種偷渡意見的方法。因為人都喜歡聽讚美,先讚美起來,對方就不會覺得我們只看到他錯的地方。反而是站在他的立場想,希望可以幫他一起把這個方案做得更完美。

慢慢的對方就會覺得「你怎麼這麼貼心,還幫我想怎麼做得更好,so sweet~」

我們能順利表達自己的意見,對方也開心,兩全其美。


【小結】

與同事溝通的時候,其實更像是好夥伴與朋友。因此可以盡量讓自己保持與好朋友聊天的狀態 (當然也不能失了分寸,畢竟還在職場)。

減少封閉性問句目的性,能夠降低同事與我們聊天時的排斥感;開放性問句可以讓對方在回話上,擁有更多空間選擇,這個舉動也能顯得我們尊重、願意聆聽;積極聆聽三明治回饋法,讓對方感到自己是被陪伴、是有人與自己站在一起的,也能讓我們更順暢地表達自己的想法。

先讓自己立於不敗之地,再試著圓融,最後將話語表達出來。與同事相處能做到這些的話,我覺得基本上就沒什麼問題了。

想與我聊聊的話,可以追蹤我的 IG 私訊小盒子: @life_vv_light

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