你有沒有遇過這種情況：某個部門請了新人，但做了幾個月還是搞不清楚到底該做什麼；又或者，一份職缺一貼出去，履歷滿天飛，但就是找不到「對的人」。
這些問題，很可能不是人不對，而是你「對工作本身的認識還不夠清楚」。
今天，我們就來好好聊聊：什麼是工作分析？它為什麼是人資裡的隱形英雄？
🌱 什麼是工作分析？它不只是看人，更是了解工作本身
工作分析，聽起來有點像是什麼艱深的學問，但其實它的意思很簡單，就是：
「搞清楚一個工作，到底每天在做什麼、用到哪些工具、需要什麼樣的知識技能、以及適合什麼樣的人來做。」
它不是針對人，而是針對「職位」本身做的全方位理解。透過這個過程，我們可以寫出兩個很重要的文件：
- 工作說明書（Job Description）：這份工作是做什麼的？有哪些任務與責任？
- 工作規範表（Job Specification）：要做好這份工作，需要具備哪些知識、能力、條件？
這兩份文件是招聘、培訓、績效考核、升遷調動的根本，也是組織管理的重要基礎。
💡 工作分析能解決哪些問題？
我們常說：「用錯人，比沒人還慘。」
沒做好工作分析，就容易出現這些狀況：
- 用人錯配：請了一個擅長與人互動的人去做後勤作業，結果人累、事也沒做好。
- 績效難衡量：主管不知道該用什麼標準評估員工表現，導致考核靠印象。
- 升遷不公平：沒有清楚的工作條件描述，升誰靠感覺，員工不服氣。
- 培訓沒方向：不知道要補什麼能力、要訓練什麼內容。
但當你有了清楚的工作分析，這些問題就會大幅減少，甚至讓你的招募更精準、團隊運作更順利！
🔧 工作分析怎麼做？其實有方法可以依循
別擔心，工作分析並不難，只要掌握幾個步驟，就能漸入佳境。
擬定分析計畫
先想清楚：這次要分析哪些職位？是為了改進流程？還是為了招募新人？也要安排好時間、人手和資源。
找對分析夥伴
不是只有人資部門自己來，最好能邀請：
- 各部門主管
- 資深同仁
- 現場員工
- 外部專家或顧問（如花果山😉）
大家一起討論，會讓結果更貼近實際工作情況。
收集背景資料
像是組織圖、部門職責、流程圖、過往的工作說明文件等，都是很好的參考資料。
實地訪談與觀察
走進現場看看、訪談工作者、觀察他們每天怎麼做事，甚至請他們自己記錄一週的工作日誌，都是常見做法。
分析資料與整合
資料收集完後，要整理出清楚的內容，包含：
- 工作活動（實際在做什麼）
- 決策情境（會不會需要判斷、溝通、處理突發狀況）
- 使用工具（電腦、系統、機械設備等）
- 環境條件（會不會搬重物？需不需要輪班？）
- 績效標準（怎樣才算做得好？）
- 人員條件（要懂什麼？需要哪些證照？個性上有沒有要求？）
撰寫工作說明書與工作規範表
這是最終成果，也會變成日後招募、培訓、考核的重要依據。
🧠 工作分析不是一次就好，要定期檢視
職位會變，內容也會因為公司策略、工具改變而不同。
所以建議每年至少檢視一次工作說明書與規範表，或是在發生下列情況時進行更新：
- 職位出缺、有人離職
- 部門職責有調整
- 新系統、新流程上線
- 有員工反映工作內容與文件不符
定期更新才能確保這些資訊是真實、有效的。
🎯工作分析是「選對人」的第一步，也是人才永續的根本
一個穩健運作的組織，往往有一套清楚的職位系統與規劃。工作分析就是這一切的基礎。當我們能精準掌握每一個職位該做什麼、需要什麼，才有可能真正達成：
- 找對人
- 培對才
- 評對事
- 留對員
這不只是人資的任務，更是企業永續發展的起點。
🌳 花果山成長基地的願景
花果山成長基地秉持著推動每間企業落實 RBA 社會責任的理念，致力於打造一個友善、具社會貢獻與負責任的企業環境，並以創新管理策略促進企業長期穩健發展。
我們相信，從「了解工作」開始，就能走出「用對人」的第一步，也才能讓人才發光，讓企業發亮。
💬留言聊聊吧！
- 你們公司目前有工作說明書和工作規範表嗎？是誰負責維護的？
- 你曾經遇過「工作內容與實際差很大」的職位嗎？那是怎麼發生的？
- 如果你可以優化你目前的工作說明，你最想增加或刪掉哪些內容？
📲 想深入了解如何幫企業做工作分析？或需要一對一指導製作工作說明書與工作規範表？
歡迎加入花果山官方 LINE 👉 https://lin.ee/isv4RJ4
我們會陪你從零開始，一步步建構出你組織最合適的職位架構與用人策略💪
