流程表決定一場活動的命運
每一次活動都承載著眾多人力、時間與期待。越大型的活動越容易失控，越小型的活動越容易被忽略細節，許多活動組長努力準備，但到了當天卻陷入混亂：主持人消失不見、器材沒到位、流程比預期慢一倍、工作人員不知道自己要做什麼。
這些窘境在大學生活中層出不窮，原因並非能力不足，而是缺乏一份可執行程度高的流程表，流程表等同整場活動的導航地圖，有了它，所有人都能達成一致節奏；沒有它，現場的一切都依賴臨場反應。
這篇文章會帶你打造一份任何活動組長都能運用的「活動流程表」，從零開始拆解到能實際操作的程度。準備好了嗎？讓你的下一場活動更加順暢。
為何活動常常「越做越亂」？
大學活動容易失控，並非人手不夠，而是資訊散落、分工不清、備案缺乏，導致「現場永遠跑得比腦中還快」。
以下五個原因，是活動組長最常掉進的坑：
1. 流程只有組長自己懂
有些流程只有負責人腦中有概念，但沒寫出來，導致其他組員無法跟上，整體節奏混亂。
2. 時間表安排太模糊
「大約」、「差不多」、「到時候看狀況」的事項會讓活動完全無法精準進行，主持人與場控無法抓情況。
3. 主持人、場控、組員之間沒有共識
主持人以為下一段是遊戲，器材組以為要準備講桌，公關組以為要送禮物，三個人都沒錯，但流程完全對不上。
4. 缺少備案（Plan B）
任何設備都有可能出錯，講師遲到、天氣下雨、器材壞掉，都會迫使團隊陷入手忙腳亂。
5. 工作人員任務不清楚
活動開始後，有些人忙到爆炸，有些人卻不知道自己能做什麼，這通常來自於分工與流程資訊沒有明確寫在文件上。
如果你曾經參與過任一場混亂的活動，以上原因大概占了八成，接下來文章會帶你一點一點地補上這些缺口。
活動流程表必備的四大元素
一份能被所有人看得懂、看得清楚、看了會安心的流程表，需要四個核心元素：時間、負責人、備案、資源
時間｜任何活動的中樞神經
好的流程表必要具備「明確時間」區間，讓主持人與場控能掌握節奏。
需要標註：
- 活動開始時間
- 每一段流程開始與結束時間
- 預留緩衝時間（通常 5–10 分鐘）
- 器材布置開始時間
專業的流程表常見的寫法是：
- 18:20–18:30 舞台與燈光測試
- 19:00–19:05 主持人開場
負責人｜讓每件事有主人
每一個流程都必須標記：
- 誰負責主導
- 誰協助
- 誰需要被通知
只要沒有寫負責人，就很容易出現「大家都以為別人會做」的狀況，標記負責人可以避免責任落空，也能讓大家在現場迅速找到對的人協助。
備案｜最被低估但最重要的元素
備案是區分業餘與專業的鐵則，尤其在大學時期，大多數同學還沒有足夠的經驗，突發狀況比例會比較高。
常見備案包含：
- 雨天方案（戶外活動必備）
- 講師遲到處理（主持人延長互動）
- 投影機故障（切換到口頭內容）
- 麥克風沒電（準備有線備用）
流程表中可以加註：
- 【備案 A】 若講師未到，改由主持人帶活動延長 10 分鐘。
光是這樣的一句話，就能讓當天的場控心裡穩定許多。
資源｜支援活動運作的所有物件
每個流程都需要某些資源，如：
- 麥克風
- 道具
- 點名表
- 電腦
- 音樂
- 禮物
- 簽到表
若資源沒有寫在流程表裡，很容易搞錯時機，例如：
- 電腦沒插電
- 道具還在倉庫
- 音樂檔案沒有下載好
專業流程表會在流程旁清楚寫：
- 資源：主持稿、簡報、音樂 01、獎品 3 份
標準是讓任何人都只要一眼就能看出「這段流程會用到什麼」。
三種最好用的活動流程表格式
依照活動類型不同，流程表也會有不同的版本，而根據我的經驗，大學生活中最常用到的是以下三種：
格式一｜逐分鐘版（適合大型活動）
特色：
- 詳細精準
- 適合講座、迎新、比賽
範例：
優點：清楚、現場執行最穩
缺點：製作時間較長
格式二｜任務版（適合中小型活動）
特色：
- 以「任務」方式拆解
- 適合社團聚會、系遊、小型工作坊
格式：
- 任務：場地布置
- Deadline：18:00
- 負責：器材組
- 備案：若設備不足，改用簡易版佈置
- 資源：桌布、音響、延長線
優點：彈性高
缺點：節奏感較弱
格式三｜角色版（適合團隊分工多的活動）
特色：
- 將每個人的工作逐條寫出
- 適合團隊規模較大
格式示例：
主持人
- 19:00 開場
- 19:20 帶活動
- 20:00 抽獎
音控
- 現場 BGM
- 移除背景音
- 影片播放
優點：每個人都看得懂自己的任務
缺點：無法看到整體流程，需要搭配總流程表使用
活動前／中／後的完整檢查清單
活動流程表撰寫完後，接下來的問題是：如何確保整體執行不會出錯？我整理了一份「三階段檢查清單」，活動組長可以直接照做。
A. 活動前
- 流程表是否有完整時間？
- 是否標記負責人？
- 是否有備案？
- 是否檢查器材狀況？（列出所有器材清單，並逐一檢查）
- 主持人是否收到主持稿？（主持稿負責人……）
- 是否確認講師需求？（交通、泊車、製作簡報、所需器材、印製講義……）
- 是否建立 Line 群組統一溝通？（群組連結？）
B. 活動中
- 有人負責場控嗎？
- 麥克風音量是否穩定？
- 主持人是否準時出場？
- 道具是否按時送達台前？
- 若流程延遲，誰負責調整？
C. 活動後
- 是否清點器材？
- 是否整理垃圾、恢復場地？
- 是否回報經費使用？
- 是否寫活動檢討紀錄？
- 是否收集參加者回饋？
活動後的檢討紀錄最容易被忽略，但它是提升下一次活動品質的關鍵，下一屆干部若能讀到前一屆的紀錄，執行會快上好幾倍。
三個活動流程實例：迎新、講座、系遊
以下提供三種常見活動的示範流程，可以直接套用。
示例一：迎新活動流程表（逐分鐘）
17:00–17:30 場地布置（器材組）
17:30–17:40 音響測試（音控組）
18:00–18:10 主持人開場
18:10–18:30 系主任致詞
18:30–19:00 分組小遊戲（遊戲組）
19:00–19:20 系學會介紹
19:20–19:30 抽獎 & 照片
示例二：講座（角色版）
主持人
- 18:55 與講師準備
- 19:00 開場
- 19:05 介紹講者
音控
- 調整麥克風
- 投影機投影講師簡報
- 影片播放
場控
- 控制進場
- 發問環節安排座位
- 協助講師需求
示例三：系遊流程（任務版）
任務：租借器材
- Deadline：前一天
- 負責：器材長
- 資源：桌遊、卡牌、音響
任務：場地佈置
- Deadline：當天 09:00
- 資源：布條、名牌、水、垃圾袋
任務：午餐統整
- 說明：點餐、統計、送出
- 負責：公關組
流程寫得好，活動就能更穩
你現在已經學會：
✔ 活動為何容易亂掉
✔ 一份流程表必備四要素
✔ 三種流程表格式與適用情境
✔ 活動前中後檢查重點
✔ 迎新、講座、系遊的流程示例
若你希望你的活動「更穩、更快、更好」，你會需要一份能直接套用、可複製、可修改的流程模板。
👉 我為你準備了活動流程 Notion 模板
你可以直接複製使用，比自己從零做快十倍；透過模板，可以讓整個團隊迅速掌握資訊，活動執行的效率會立刻提升。
📩留給你的一封小問候
希望這篇文章能讓你在未來活動中更有方向、更有自信。
每場活動都是一份作品，也是一段回憶，祝你的活動都能順利、充實、精彩。
你正在累積的每一次經驗，都會在未來某一天成為你的底氣。
👀我也想聽聽你的分享…
你做過印象最深刻的一場活動是什麼？
過程中遇到哪些挑戰？ 如果你願意，我很樂意在下一篇文章中解析你的案例，和你一起找到最有效的改善方式。
歡迎在下面留言分享你的故事。
