開會的效率往往決定了一個社團能不能順利運作，如果你讀過上一篇文章，應該還記得我們談過會議最常出現的三個問題：缺乏重點、沒有結論、沒有紀錄。
這三個狀況看似只是討論時的小混亂，長期累積起來卻會嚴重拖慢整個組織的進度，為了解決這些問題，我們在第一篇中建立了一套三層式會議記錄架構，讓每個議題都能被拆解成議題層、討論層、決策層，並透過精準的會議控場技巧，讓討論不再漫無目的地延伸。
但記錄和控場只是讓會議順利進行的第一步，真正能讓團隊感到舒服、有安全感，並願意分享自己觀點的關鍵在於會議中的對話方式。第二篇文章將帶你認識會議中最有力量卻最容易被忽略的部分：語言的選擇。你將看到如何在緊張、意見分歧、時間不足的情況下，用最溫和、最中立、最不傷感情的方式引導團隊前進，讓會議不僅有效率，也更自在、更有合作感。
社團會議的應急用語：中立、溫和、不傷感情的說法
開會的時候，除了要管理時間和記錄內容，還有一個很重要的東西叫做「氛圍」。
有些人很會開會，不是因為他們的決策一定最正確，而是因為他們知道怎麼說話能讓大家感到被尊重，同時又能推進進度，特別是在大學社團這種相對親密的組織裡，說話的方式顯得特別重要。
如果有人在會議中堅持某個觀點，而你覺得他們可能誤解了什麼，可以說「我覺得你的考量很重要，我也想補充一個角度」，然後提出你的想法，這樣就能既保護對方的尊嚴，又能引入新的資訊。
如果某個議題討論得很膠著，沒人願意退讓，你可以說「我們的目標都是要讓活動辦得成功，現在大家關注的點好像有些不同，我們先把各自最關心的三個條件列出來，看看有沒有辦法都滿足」，這樣就把議題從「你對我錯」轉變成了「我們一起解決問題」。
如果某個人提出了一個實際不太可行的方案，但你又不想直接否定他的想法，可以說「我滿欣賞這個想法，如果要執行的話，可能會面臨這幾個挑戰。我們是不是可以先試試這個改良版本，看看效果如何」，這樣既認可他們的創意，又溫和地提出現實的考量。
當需要做決策投票時，不要用「贊成舉手」「反對舉手」這種對立的方式，而可以說「我們來看一下大家的傾向，對於這個方案，如果是傾向採用的請舉手」，然後「考慮中的請舉手」，最後「傾向不採用的請舉手」。多一個中間選項，讓那些還沒想好的人也有地方放自己，不會給人一種非黑即白的壓力感。
如果會議進行到一半，你發現某個議題需要延後討論，可以說「這個話題確實很重要，但現在討論可能還缺乏一些資訊。我們是不是可以請某某在會後蒐集一下相關的資料，下週再集中討論」。這樣既能保護討論的品質，又能讓提出這個議題的人知道他們的關注被聽見了。
還有一個很實用的說法是「我們來確認一下現在的共識」，在討論了一個議題之後，在做最終決定之前，可以總結一下大家已經達成一致的地方，然後說「根據我的理解，大家現在都同意活動要在五月舉辦，關於具體是第一個週末還是第二個週末，我們似乎還有些不同的意見。」，這樣既能驗證你是否正確理解了討論的內容，也能引導大家聚焦在真正還有分歧的地方。
會議記錄的實際操作：從現場到整理
現在，我們知道了事前該怎麼準備會議、怎麼在會議中控制進度和氛圍，接下來要談的是會議記錄本身的實際操作，包括在會議進行中怎麼記，會議結束後怎麼整理。
會議進行中，記錄要快速且清晰
會議進行時，需要在很短的時間內，從大家的對話中抓出最重要的資訊。
我的建議是使用簡寫和符號，例如用「→」表示結果、用「？」表示待定的問題、用「*」表示需要立即行動；一邊記錄一邊也要跟上會議的進度，所以可能記不全，但沒關係，可以在會議結束後立刻用五分鐘補齊。
記錄立場和理由
例如，不要寫「小王說我們應該選室內活動因為天氣可能不好」，而要寫「室內活動主張─確保參加率，避免天氣影響」，這樣既節省時間，會議結束後整理起來也更清楚。\
決策結果四要素：What、Why、How、Who
例如「決定選擇五月第二個週末舉辦戶外聯誼，理由是大家都傾向選擇戶外能增進感情，而五月天氣穩定；執行步驟包括確認場地、安排交通、發邀請函；社長負責確認場地，截止日期是四月中旬」。
就像說一個簡短的故事一樣，這四樣要素都寫出來後，即使未來完全不記得會議過程，也可以迅速了解須要做什麼工作。
會議當天整理完紀錄
記憶會快速淡去，整理得越早，思路越清楚。
整理的過程中，你可以檢查一下是否有遺漏的部分、是否有不夠清晰的決定，如果有的話可以立刻傳訊息給相關的人確認，而不用等到下次會議。
以統一格式提供與會者會議紀錄
可以用圖中這樣的格式：在最上面放會議的基本資訊（日期、時間、地點、與會人名單），然後按照議題來列出每個議題的討論和決策，最後列出一個「行動項目總結」，清楚地列出每個決定對應的具體任務和負責人。
建議可以建立一個會議記錄的範本，這樣每次開會後用同樣的格式整理，與會者會很快習慣這個格式，看紀錄的時候就能快速找到他們需要的資訊。
這個範本通常包含的欄位有：議題名稱、背景說明、討論的主要立場、做出的決定、執行細節、負責人、截止日期、相關的附件或參考資料。
用數據說話：為什麼認真做會議記錄能改變整個組織
也許你現在會想，「花這麼多功夫在會議記錄上，真的值得嗎？能帶來什麼實質的改變」。讓我用一些具體的例子來回答你這個問題。
我有一個朋友是某個校級組織的會長，他們一開始也是按照傳統方式開會，會議記錄就是某個人隨便寫寫，結果導致的問題是：計畫的執行進度一直跟不上預期，大家各做各的，做出來的東西也對不上號。有一次他們要辦一個校內比賽，結果報名組別和實際比賽時的規則對不上，這才意識到當初說好的規則根本沒人記清楚。
後來他們開始用上面的方法來做會議記錄。
一開始有些人覺得很麻煩，因為會議進行得更有紀律了，不能隨時聊天，但過了三個月後，整個組織的執行效率明顯提升，計畫的完成度從原來的70%提升到90%以上；最重要的是，大家不再需要為了「之前是不是決定過這個」而反覆溝通，因為一切都清楚地記在那裡。
為什麼會有這麼大的差別呢？
認真的會議記錄的本質是讓決策變得透明。
當大家都能清楚地看到之前決定了什麼，理由是什麼，那麼執行的時候就有了明確的方向，減少了不必要的協調時間；同時，新加入的人可以很快通過會議記錄來了解組織之前的決定歷程，不需要有人專門去向他們解釋。
而且，當組織的決策都被完整地記錄下來時，之後要檢討「為什麼某個計畫失敗了」時就有了清晰的線索，可以看到當初決定採用這個方案時的理由是什麼、實際執行時發生了什麼偏差，這樣下次做類似的計畫時就能更好地預料風險。
建議可以試試這個實驗：選擇一個月的時間，用我上面說的方法來做會議記錄，然後看一個月後的執行效率是否有提升。
常見的誤區：你可能正在用錯的方法
在這個部分，我想指出一些我看過很多社團犯的會議記錄誤區，希望能幫助你避免這些陷阱。
把會議記錄當成逐字稿
有些人覺得要忠實地記錄每個人說過的話，結果整個會議記錄長達好幾千字，裡面有大量的重複和冗餘資訊。
這樣的記錄看起來很完整，但實際上沒人會去認真看，因為太冗長了，真正有用的會議記錄應該是濃縮精華的版本，要把散亂的討論轉化成清晰的決策。
忽視決策的理由
有些會議記錄只記了「決定選擇室內活動」，但沒記為什麼要選室內而不選戶外。
這樣到了下一次會議，如果有新人提出「為什麼不選戶外」的問題，你就沒有辦法清楚地解釋，只能說「上次決定的」；但如果記下了理由，新人就能理解當時的考量是什麼，也就不太會無謂地重新提起這個議題。
沒有標註截止日期、負責人
這導致很多決定最後都沒有被落實，有些人以為自己要做，有些人以為別人要做，結果誰都沒做。一份有品質的會議記錄應該讓每個人都清楚知道自己要做什麼事，要在什麼時候完成。
會議記錄不易取得
這導致的問題是，過了幾個月你突然想起來某個決定的細節，但那個記錄的人可能已經畢業了或者換了手機，找不到人，記錄也就相當於遺失了。建議把所有的會議記錄都儲存在雲端，例如Google Drive或者學校的共享平台，這樣任何時候任何地點都能查閱。
沒有追蹤後續的落實
會議記錄只是開始，真正的價值在於後續的執行。
建議在下一次會議開始時，先花五分鐘過一遍上次會議的行動項目，看看誰完成了、誰沒完成、有沒有遇到困難，這樣能確保之前的決定確實被執行了。
適應不同類型的會議：社團的各種開會情況怎麼處理
不是所有的會議都一樣。
有的是定期的例行會議、有的是臨時處理某個問題的會議、有的是大型的全社集合、有的是小型的工作組討論，每種類型的會議都有不同的需求，會議記錄的方法也應該有所調整。
定期例行會議
像是每個月的社團大會，通常與會人數比較多，議題也比較多樣。
這種情況下，會議記錄應該特別強調行動項目，因為每個部門在每次會議後都有各自的責任。我認為可以在每份記錄的最後加一個「行動項目追蹤表」，列出所有的任務、負責人、截止日期，這樣大家可以很清楚地看到整個社團目前的工作進度。
臨時性的會議
像是某個活動出現問題需要立刻開會討論，這種會議通常氛圍比較緊張，大家都想快速找到解決方案。
在這種情況下，會議記錄應該特別清楚地標註出「問題是什麼」「我們要採取什麼行動」，以及「這個行動的期限」，不需要花太多篇幅在討論過程中，而要集中在最終的決定和執行計畫上。
全社集合
出席人數會很多，這時候不可能讓所有人都發言。
比較好的做法是，提前一週發出議程，邀請各個部門領導人提前提交他們想在會議上分享或討論的內容，然後會議上就按照這個結構進行；會議記錄的重點應該放在大社長或幹部層的重要宣布，以及需要全社知道的決定上。
小型的工作組討論
通常是為了完成某個具體的計畫而開的會，比如籌辦活動的執行小組開會討論細節。
這種會議的特點是要進行很多技術性的決定和協調，會議記錄應該詳細一些，要清楚地記出每個環節的計畫、時間表、誰負責什麼；可以用一個更詳細的計畫表來記錄，而不是單純的會議紀錄。
📩留給你的一封小問候
會議中的語言其實比你想像得更有力量，它能讓一場討論變得平靜而流暢，也能讓彼此之間的信任在一次次交流中慢慢建立。
當你開始練習使用中立、溫和、具有引導性的說法時，你會發現原本容易緊繃的氣氛開始鬆動，原本不敢發言的人願意加入討論，原本僵住的議題也能在彼此尊重的前提下找到折衷的解法。
開會不再是一種負擔，而是一個真正能讓組織前進的空間。
這篇文章把焦點放在會議現場的「對話品質」上，因為這正是許多人最容易忽略但影響最深的部分。
當語言被使用得更精準、更柔軟、更有結構，整個團隊的合作感會自然提升，而領導力也會在這些細節之中悄悄長出來。
加入沙龍，不錯過下一篇文章！
過幾天的第三篇文章，會繼續介紹如何建立一套完整的「社團內部溝通制度」，讓每一次討論、每一次決策、每一次更新，都能在清晰的規則下運作，讓每場會議能夠靠制度就能穩定前進。
如果想讓提升組織能力，千萬不要錯過！
