為什麼開會時你總是講不到重點?因為你少做了這一步

1.會議室裡最常見的災難現場

你一定遇過這種場景:

週一早上的部門會議,主管問:「上週那個專案進度如何?有什麼問題?」

講了三分鐘,主管打斷你:「所以你到底要說什麼?現在是什麼狀況?需要我做什麼決定?」

你突然腦袋一片空白,支支吾吾:「就...我再整理一下回報你...」

會議結束後,你心裡超幹:「我明明準備了啊!為什麼臨場就是講不清楚?」

2.問題不在你「不會講」,而是你根本沒有真正準備

很多人以為「準備開會」就是:

• 把要講的事情在腦袋裡過一遍
• 看一下相關資料和數據
• 想一下等等要說什麼

錯了。這些都不叫準備,這叫「自我感覺良好」。

真正的準備,是在開會前把你要說的話「寫下來」。

你可能會想:「不就是開個會嗎?有必要這麼麻煩?我又不是要做簡報。」

如果你這樣想,那就是你一直在會議上講不清楚、被主管釘、被同事覺得沒重點的原因。

3.為什麼「想清楚」不等於「講得清楚」?

這裡有個殘酷的事實:人的大腦不是線性運作的,但語言表達必須是線性的。

你腦袋裡的想法是一團混沌的概念雲:專案進度、客戶意見、技術問題、時程壓力、預算考量...全部糾纏在一起。

但當你開口說話時,你只能「一個字接一個字」地講出來。你必須在瞬間決定:

• 先講哪一件事?
• 這句話之後接什麼?
• 哪些細節要說?哪些要略過?
• 結論是什麼?

如果你沒有事先「寫下來」,你的大腦會在會議現場即時處理這些決策——然後當機。

於是你就開始:

• 講到一半突然想到另一件事,岔題
• 重要的結論忘記講,講了一堆細節
• 邏輯跳來跳去,聽的人完全抓不到重點
• 被問問題時,腦袋空白,無法即時回應

4.「寫下來」這個動作,強迫你的大腦做三件事

1. 把模糊的想法變成具體的文字

你以為你「想清楚了」,但只要你試著寫下來,你就會發現:「奇怪,這句話怎麼接不下去?」

「想」的門檻很低,「寫」的門檻很高。

當你強迫自己把想法轉換成文字,你會立刻發現:

• 哪裡邏輯不通
• 哪裡因果關係說不清
• 哪裡缺乏證據支持
• 哪裡根本是你自己腦補的假設

2. 強迫你決定「先講什麼、後講什麼」

口頭表達最大的問題是:你可以隨時改變順序、補充、倒回去講。

但這對聽眾來說是災難——他們的大腦必須即時處理你丟出來的混亂資訊。

寫下來,你就必須決定:第一句話寫什麼?第二句呢?

這個過程會強迫你整理出一個「有頭有尾」的敘事結構:

• 現況是什麼?(背景)
• 發生了什麼問題?(衝突)
• 我的分析是什麼?(理由)
• 我建議怎麼做?(行動方案)

3. 讓你看見「你以為重要vs.真正重要」的落差

很多人開會講不到重點,是因為他們根本不知道什麼才是重點。

你覺得「客戶有意見」很重要,但主管真正在意的是「這會不會影響交期?我需要做什麼決定?」

當你寫下來,你會看到:「我寫了三段都在講問題,但沒有寫我的建議。」這時你就會發現:原來我一直在抱怨,沒有在解決問題。

5.具體怎麼做?會前寫下來的實戰技巧

別想得太複雜,不是要你寫一篇論文。你只需要在開會前花5-10分鐘,在筆記本或手機上寫下:

5分鐘版本

• 背景:為什麼要開這個會?上次會議的結論是什麼?
• 現況更新:現在進展到哪裡?有什麼變化?
• 問題點:卡在哪裡?為什麼卡住?
• 我的分析:我認為原因是什麼?有哪些選項?
• 建議方案:我建議怎麼做?需要誰配合?時程是什麼?

寫完之後,你會發現:原來我要講的就是這些。

然後開會時,你不用照著念,但你心裡有一條清晰的主線

你知道你要講什麼、為什麼要講、講到哪裡該停。

6.寫下來,是給未來的自己一張地圖

你以為你「想清楚了」,但進會議室那一刻,腎上腺素飆升、主管眼神犀利、同事等著看你出糗你的大腦會瞬間降級,只剩下爬蟲類腦在運作。

這時候,你需要的不是「臨場發揮」,而是一張事先畫好的地圖。

那張地圖,就是你會前寫下的那幾行字。

你不是在背稿,你是在給自己一個「思考的軌道」——當你大腦當機時,你知道要講什麼、怎麼講、講到哪裡該收尾。

7.別再相信「我很會講話」的幻覺了

很多人覺得自己「口才不錯」、「平常聊天都很順」,所以不需要寫下來。

但職場溝通和朋友聊天完全是兩回事。

聊天可以跳tone、可以廢話、可以沒結論。但開會不行，你的每一句話都在消耗別人的時間,都在影響別人對你的專業判斷。

「寫下來」不是因為你口才不好,而是因為你想要「把話講清楚」。

那些真正厲害的人,簡報前寫逐字稿、開會前寫大綱、甚至連日常對話的關鍵訊息都會先寫下來，不是因為他們不會講,而是因為他們太清楚「想清楚」和「講清楚」之間的鴻溝。

8.下次開會前,試試看這個動作

不用想得太複雜,就是開會前五分鐘,拿出手機或筆記本,寫下:

1. 我要報告什麼?(一句話)
2. 有什麼問題?(一句話)
3. 我建議怎麼做?(一句話)

就這樣。三句話。

然後你會發現:原來「準備」和「沒準備」的差別這麼大。

你不會再在會議室裡腦袋一片空白、支支吾吾、被主管打斷問「所以你到底要說什麼」。

你會清楚、簡潔、有重點地把話講完,然後看著主管點頭說:「好,我知道了,就照你說的做。」

那個瞬間,你就會懂:「寫下來」不是多做一步,而是唯一有效的那一步。