如何在面試時應對需要量化的問題?

有求職者問到:

先前有被詢問到「在某專案中投入幾成？幾成是由你自主決策?」, 不知道如何準確應答。因為專案同部門是兩個人負責，所以事情和很多細節都是均分的，投入的努力很難用數字去描述是50%還是100%, 請問針對這種數字量化抽象的問題應該怎麼回答?

這位求職者是有一年多工作經驗的職場新人, 由於資歷還不深, 在公司裡的工作大部分是和同事一起合作, 還沒有獨立負責一個專案的機會, 因此面試時遇到這樣的提問。

不知道大家看到這個問題陳述時有沒有覺得哪裡怪怪的, 求職者用了一個很矛盾的字眼來形容這個面試題--“數字量化抽象的問題”。對我來說, 跟數字相關的問題都是很明確的, 只有知道或不知道的差別, 怎麼會抽象呢? 跟提問者往下再聊才明白他認為抽象的點在哪裡: 一是因為工作上與同事的分工沒辦法切割得這麼具體; 另一個點則是理解問題的角度, 他先想到的是『自己投入的努力』, 而努力是沒法被量化的。

了解他的想法之後, 我給的第一個建議是先『調整心態』。首先, 面試官通常在意的是實質的信息, 當他詢問在某個專案中投入幾成時, 想知道的是專案的相關事項中你參與了多少, 而不是你付出了多少努力。面試時只有30-40分鐘的時間對談, 面試主管需要讓聽到的描述(你負責過哪些專案)變得更具體一點(這些專案你的參與度和貢獻度是多少), 因此才會對求職者有這樣的提問。先理解這個提問的動機, 然後才能去想怎麼滿足這個動機。接著, 需要先接受這種問題能找到量化的方式, 才有動力往下去想應該用什麼邏輯來計算說明, 而不是把時間花在質疑這個問題是否成立。

那麼, 像這種沒有標準答案但需要用數據來量化的問題要怎麼回應呢? 我認為沒有標準答案正是這個問題的好處, 因為完全可以靠自己搭建邏輯來引導別人了解狀況。這個邏輯可以是整個專案大概拆分成約10個代辦事項, 其中幾個代辦事項是你來做, 幾個是另一個人做。而在你負責的代辦事項裡哪些是你自己決定怎麼做就好, 哪些一定要主管同意才能做。簡單拆分就能有一個大概的數字, 不需要精準。或許, 實際的分工狀況不像面試官問的這麼直觀, 那你可以先幫助面試官初步了解你所屬部門的架構, 再依此往下說明通常一個專案裡你和同事裡會怎麼分工。例如: 可能你的部門裡有幾個人固定負責前期的規劃、有幾個人固定負責後端的執行, 每個專案都會由一個規劃的人搭配一個執行的人來進行。那你就可以在說明完部門的架構後, 接著說明: 『在專案中我是負責前期規劃的, 後端的執行工作是由合作的同事來主導, 但負責規劃的人還是需要在執行階段持續關注執行工作是否有依照規劃來做, 因此我會說在整個專案裡我參與的程度會比負責做執行的同事再高一些, 大約是70%。』在回答時不要只是說一個數字, 要循序說明自己是依照什麼邏輯去思考的, 因此產出了這個數字。

在整個求職的流程裡, 不管是書面的履歷或是面試, 很多時候都需要用量化的方式來幫助面試官獲得更明確的信息。找到邏輯去量化說明其實不難, 難的是在回答前的心態調整, 尤其是當你自己感覺這個問題不能被量化時。需要先認同這個問題, 想一想面試官這麼問想知道的是什麼, 再往下去搭建邏輯。只要過了心裡那一關, 後面的回答就容易了。

Cindy Lu

美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 最近6年擔任高層管理職, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫: cindylu1125@hotmail.com