職涯發展｜優秀的人都應該懂的「商務類簡報」關鍵技巧

雖然我現在「天天寫作」，然而在開啟寫作之路前，我天天打交道的是「簡報（PPT）」（前世界五百強管理顧問公司商業分析師），我也一直不斷應用「簡報思維」在我的寫作中，讓我自然而然追求「架構清晰」、「邏輯感強」、「簡潔有力」的寫作方式。

可以說「簡報思維」是我寫作的根基，因此我一直想寫一篇文章關於「如何做簡報」

簡報的類別

基本上我會把簡報分為兩類，一類是演講類，另一類是商務類。

演講類簡報的作用是「服務自己的演說」，特色是字少、圖多，常用在演講類場合比如Ted Talk、新創公司路演(pitch)開頭「故事鉤子」部分。

商務類簡報的作用是「幫助聽眾做決策」，特色是字多、圖表多。常用在投資、管理諮詢。

這篇文章主要針對「商務類簡報」講解，也是我獲益最多的地方。

商務類簡報的質感

由於我不能把「過去做過的真實項目」展示出來，因此以下簡報範例採自學生時期在INSEAD（歐洲工商管理學院）做過的商業分析項目。

商務類簡報的聽眾特質

• 企業高管/投資人
• 手頭可能需要同時跟進「很多項目」
• 時間緊張、能聽你闡述的時間不多
• 偏好「單刀直入」的表達方式
• 凡是帶著「質疑態度」、邏輯思維與數據導向

商務類簡報的目的：

簡潔清晰的表達內容，聽眾只看每頁簡報的Headline也能「掌握項目主要內容」，查看Contents都能找到他們「想看到的數據支持」

那麼什麼是Headline，什麼事Contents？

簡報的組成部分：Headline和Contents

Headline放結論

很多人會覺得在Headline放結論不是「顯而易見」的事情，還需要說嗎？然而這裡是最經常出錯的地方，常見誤區是在Headline只放了「名詞大意」

比如說在「項目介紹的頁面」，把「項目介紹」放在Headline，而觀眾必須在內容區（更小的字體裡面）去找關鍵信息。

正確的做法應當是直接在Headline寫結論「項目是在做什麼的？」，比如説：

「我們的自動化軟體開發能幫助公司提升30%的運營效率」

「這個市場分析項目將識別出3個新興的高潛力市場」

「這個客戶關係管理系統能提升客戶滿意度並縮短回應時間達50%」

Headline是最大的字體，也是觀眾一眼會開始讀取的地方，你的任務就是讓觀眾在看到新的頁面時「一眼就懂」。

Contents放支持結論的內容（supporting arguments）

放內容的時候，要從「讀者」的角度，而不是「聽眾」的角度出發。

當你在演講的時候，可以用「口語表達」給簡報內容做補充資訊。然而當你把簡報下載成PDF寄給聽眾，聽眾從閱聽者，變成讀者，讀者不會記憶力好到「記得你當初的講解」。

習慣「演講類簡報」的人在做「商務類簡報」常見的錯誤是，只放了一張圖表、圖片，卻沒有附上「洞見說明」在一旁，或是文字太少了，需要「聯想」。通常這種在高管/投資人眼裡就是「資訊不全面」，你的目的是讓他們做決策，資訊不全怎麼做決策？

然而你也不想把「講稿」全數複製黏貼到簡報上，影響視聽，因此contents最好的呈現方式是，在讀者不需要「講解輔助」下，能全盤理解所需要的「最少文字及圖表內容」。

商務類簡報製作步驟

第一步：思考故事線(storyline)

簡報不是一頁一頁做的，而是先想好「故事線」。

故事線指的是先把每一頁的Headline寫完。

每個Headline彼此有「邏輯關係」「層層遞進」，因此被稱為故事線。

故事線之所以重要，原因是：第一、確保在有限的時間和頁面覆蓋所有信息，第二、幫助咨詢師快速把簡報製作完成，第三、確保聽眾不會迷失在海量的資訊裡

寫故事線是個「需要不斷鍛鍊的技巧」，追求的核心目標是「高管/投資人光是看故事線（也就是每一頁的Headline）就可以掌握項目的核心資訊」

第二步：想好支持Headline（結論）的內容

想好故事線以後，代表每頁PPT也都有了Headline。

這時底下contents的部分都是空白的，你要思考「是否有足夠的素材」來支撐每頁的Headline。這裡也是大部分管理顧問會用thinkcell來呈現各種「數據、圖表」及「研究資料」的地方。

如果仔細搜集之後不夠素材，可能代表這個Headline不是特別理想，可以考慮換個Headline，或是將素材併入其他頁面作為「補充資訊/洞見」。

第三步：依照內容進行排兵佈陣

很多人第一次看到一個版面要擺入這麼多資料就慌了，不知道怎麼排列。這時候就要把「物品的整理術」應用到簡報了。

正確的方式是把版面想像成「一個張桌子」。假如上面有很多物品你會怎麼整理？是不是會先「歸類」？把同一個種類的物品都放在一起，之後把他們放在不同的格子裡，是不是就整齊多了？

簡報內容的排兵佈陣也是如此。永遠把版面想像成「幾個方格」，再根據內容進行分類，最後往方格內「放內容」。

就拿 <範例一> 舉例，這一頁講的是Lululemon的「企業經營概況」，如果只是把一長串文字疊在一起，看起來會太凌亂且太像文章了。因此把內容根據屬性歸類，分“Global Footprint”,"Diverse Products", "Financial Snapshot"，是不是就簡潔清晰了？

錯誤方式是把contents版面想像成「畫布」，內容東一塊西一塊，有些地方甚至「過度留白」，因而缺乏「商業世界的穩重感」。

以上是針對做簡報的每一個環節做「重點說明」，當然每個環節還可以再「展開分享」，如果大家對內容感興趣，歡迎留言告訴我，之後再出。

還有不知道大家對「如何將簡報思維應用在寫作上？」感興趣呢，也歡迎留言！