在職場上，我們常常覺得自己「忙到快要崩潰」，但回頭看，卻發現很多時間花在瑣事與應付上，真正有價值的產出卻不多。最近讀了《不再忙到崩潰！高效率工作者的思維整理》，裡面的一些觀點，讓我重新檢視自己對「效率」的定義。
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🔑 書中的核心重點
1. 忙碌不等於高效，擺脫「假忙碌」
很多人陷在看似努力，其實只是被雜事追著跑。書中強調要辨識「真價值」與「假努力」，避免被低效任務耗盡精力。
把自己排滿行程，不代表真的有成果。
《從內做起》（Leadership from the Inside Out，頁 93-95）一書，曾經提到「餘裕」這個概念。什麼是「餘裕」？醫師作家 Richard Swenson 的定義是：
☆☆☆ 「餘裕」，是介於我們的「負荷」和「極限」之間的空間。
☆☆☆ 餘裕，是基本需求以外的彈性空間，是為無法預測的意外事件或偶發事件所保留的。
☆☆☆ 餘裕，是遊刃有餘和精疲力竭之間的差距。
☆☆☆ 餘裕的反面就是，超載。
👉 那麼，為何我們要「保留餘裕」？因為：
☆☆☆ 餘裕，可以增進自我察覺的能力
☆☆☆ 餘裕，可以提供思考的空間
☆☆☆ 餘裕，可以讓我們恢復精力（頁 92）。
以前的我，總是把自己的 Google Calendar 塞得滿滿滿，因為我覺得那樣很屌絲、很盡忠職守、很忙碌充實；長大的我，Google Calendar 還是很「豐富」，但其中藏有一些「貓膩」－－
我會刻意設計一些「留白」時間，例如：
☆☆☆ 每週三 21:00~21:30：規劃隔年的家族旅行。
☆☆☆ 每週一 09:00~11:30：不安排任何會議，思考下一週跟下下一週「最重要但不緊急」的三件事。
☆☆☆ 每週五 22:00~22:30：思考孩子的升學問題。
☆☆☆ 每週日 19:00~21:30：覆盤上一週管理上做得好的跟不好的地方，各自靈魂拷問三件事。
在這些「留白」時間裡，我不會做任何決策，但我大量思考利弊得失。
在這些「留白」時間裡，我的「大腦使用說明書」，長這樣：
⭕ 毋須特別開工，但最好思索工作的大小事情；
⭕ 毋須煩憂心愁，但確實可以想想人生的走向；
⭕ 毋須做出抉擇，但務必蒐集關於決定的資訊。
在這些「留白」時間裡，我會問自己大量的問題。很不客氣的那種，很酸民的那種。
問對問題，不只是前置流程，而是核心能力。
首位獲得「電視包裝界奧斯卡」（Promax Asia Awards）的台灣設計師，羅申駿老師說：「我們花在提問的時間，應該比執行更多。」過去專案常會卡在執行期突然轉彎，往往不是因為不努力，而是一開始問錯問題。
劉潤說過：「學會拆解問題，是邁向高手的第一步。」例如，在談「如何做決策」時，應該先分清「目標」、「方案」、「資源」、「風險」四個模塊，再逐一分析。萬維綱在《高手思維》中也說：「高手之所以是高手，不是因為他們知道更多，而是因為他們想問題的方式不一樣。」 羅申駿、劉潤、萬維綱這些「高手」都不用而同將「提問技術與思維」供上神壇，我們，還不快跟上？
至於如何問問題？「麥肯錫的 5 Whys」分析法，也許是一個解方。「五個為什麼(5 Whys) 分析法」是一種用來尋找問題根本原因的工具，它通過連續追問 5 次「為什麼」來深入挖掘問題的本質，直到找到最根本的原因：
(1) 定義問題：: 首先，清楚地描述你所觀察到的問題或現象。
(2) 開始提問：: 針對這個問題，問第一個「為什麼」。
(3) 持續追問：: 針對上一個問題的答案，再繼續問「為什麼」，直到你深入了解問題的根本原因。
(4) 尋找根本原因：: 不限於五次，直到你找到最根本的原因。
(5) 制定對策：: 找到根本原因後，就可以制定相應的對策來解決問題。
2. 思維決定效率，思維比工具重要
不只是用待辦清單或時間管理技巧，而是要建立「高效率思維」，例如「做對的事比把事做快更重要」。
工具再多，如果沒有清楚的優先順序，依然徒勞。
進一步而言，時間管理不是時間管理，時間管理其實是精力管理 ( Energy Management )。
「你應該把自己的精力視為一種昂貴的能源，甚至是一種奢侈品，不是人人都能付得起，也不是人人都曾在你身上投入過，值得你花費你的「資本」去在意這些事。因為你把精力花在哪裡，那便是你的一天。無論你今天去了哪裡，也許只是喝了一杯咖啡，也許是與朋友見了面，但若你的心神始終被某件事牽絆，例如，有個男人隨口一句評語令你耿耿於懷，那麼，這便是你的一天，亦是你的一夜。正因如此，我學會一種健康的，調和的方式，即是眼不見為淨。」—泰勒絲，2025
雷蒙：「注意力自由，大於時間自由，大於財富自由。」
我們每一天與其說在看管時間，不如說在分配精力。因為認知到精力有限，或說精力有濃淡度，我們才會合理地權衡時間的配比 -- 不同的時間做不同的事情。
譬如說，聯考生一大早還沒醒腦，可以優先讀最愛的科目；兩小時後，頭腦清楚了，可以開始做數學題；午飯前後，時間零碎，也比較疲累，可以背些英文單字；又如職場工作者，早上早一點進辦公室，四下無人又還沒被老闆罵，第一件事情，應該聚焦於最困難、最需要動腦的中長期專案（如年度預算、CEO 指派的任務等）；盡量不要一大早就收信，因為收信通常是接到別人對你的要求或者功課，你是在回應他人的需求，不是主動意志，除非那個「他人」是老闆，否則不應該是清晨精力最旺盛時的優先事項。
Loehr and Schwartz 講述的精力管理 ( Energy Management ) 有四個原則：
- 精力有四個層面：生理的、心理的、情緒的、及心靈的 ( spiritual )。必須要能清楚地區分自己的精力構面，並且管理它們。
- 管理精力最好的方式，是允許它在壓力跟復原當中擺盪。壓力可以激發潛能，讓我們更極致地運用天賦跟技能，然而，我們必須同時適當修復跟休息，畢竟精力是有窮盡的。而我們經常不知道節制。
- 精力跟肌肉一樣是可以被訓練的。
- 你必須建立一套可以灌注正面能量的儀式，精力才會長大，而且才能完全被我們使用。
時間管理被說得震而欲聾，但可笑的是，我們根本無法管理時間。
沒有人可以管理時間，沒有人。
《從內做起》（Leadership from the Inside Out）（頁 68）說得極好：
「管理某物表示，控制它和改變它。我們無法讓時間變少或變多，也無法使它變快或變慢。我們能做的，是：我的抉擇、我的行程、和我的優先次序。這才是我們能控制和改變的，而非時間。」
慶幸的是，我們還能做精力管理。
當我們在排定下一秒以後（或說未來）的每一個計劃時，其實都有選擇：
- 下週三有個演講邀約，去還是不去？
- 下週六孩子學校有親師座談，去還是不去？
- 下個月公司壘球社有大型練球，去還是不去？
- 年底的台北馬全馬組居然僥倖中籤了，去還是不去？
- 明年的行事曆出爐了，朋友在邀約黃金海岸遊，去還是不去？
你應該把自己的精力視為一種昂貴的能源，甚至是一種奢侈品，不是人人都能付得起，也不是人人都曾在你身上投入過，值得你花費你的「資本」去在意這些事。
3. 專注單一任務
多工是最大的效率陷阱。
枡野俊明（Masuno Shunmyo，1953–）是日本當代最知名的禪僧之一，也是庭園設計師與多本暢銷書作者。他同時擔任曹洞宗建功寺住持、武藏野美術大學教授，作品結合 禪學、設計、美學、生活智慧，深受日本與國際讀者喜愛。他曾經說過：
- 「真正的自由，不是想做什麼就做什麼，而是不被欲望牽引。」（《禪，給繁忙現代人的心靈處方》）
- 「在日常小事中專注，就是最簡單的禪修。」（《只管打坐》）
- 「學會捨棄，才會發現擁有。」
換言之，我們應該：
(1) 接受無常，面對變動
在快速變化的產業（如科技、新創），不可能追求永恆穩定。禪的智慧是：與其恐懼變動，不如在變動中找到安穩。
(2) 專注當下，提升專業力
做簡單事時的專注（如寫報告、開會聆聽），會讓人更有影響力。這跟職涯中的「深度工作」（Deep Work）異曲同工。
(3) 慢的智慧，長遠致勝
在快節奏競爭裡，很多人急於短期成果。但真正能在職涯長跑中勝出的，是懂得「慢下來，沉澱出洞察」的人。
4. 拒絕低價值任務
學會說不，把時間留給真正重要的事。
思考需要環境設計與習慣累積，你不能靠「純粹直覺」來拒絕低價值任務，你不能靠「靈光一現」來養成思考力，你需要打造思考的條件與儀式感。這邊有 3 個好方法：
☆☆☆ 為自己保留「無手機的沉思時段」。
☆☆☆ 每週一次進行「反思寫作」練習，例如：這週學到什麼？有哪些判斷值得再檢討？
☆☆☆ 將頭腦最清楚的時段，保留給「思考」──例如：「起床後的 15 分鐘」、「吃完晚餐散步 15 分鐘」。
5. 休息是效率的一部分
留白與休息是效率的一部分，留白與充電，才能避免崩潰。
忙碌不等於有效，休息與充電讓思緒更清晰，才不會崩潰。
6. 區分輸入與輸出
不要把時間花光在吸收資訊、回應訊息，要以輸出成果為導向。
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📖 這本書為什麼值得一讀？
1. 對抗現代「假忙碌」：特別適合被訊息轟炸、被工作填滿卻覺得沒有產出的職場人。
2. 方法簡單可落地：不是艱澀理論，而是能立即實踐的思維整理。
3. 幫助職涯發展：把時間花在「真正重要的事」，才會被看見價值。
4. 防止崩潰：不只談效率，還兼顧心態與生活平衡。
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💡 書中金句
- 「忙碌不是勳章，而是提醒你沒有好好管理自己。」
- 「高效率不是快，而是準確地抓住重點。」
- 「思維的整理，遠比桌面的整理更能改變人生。」
- 「拒絕低價值任務，就是對自己最好的投資。」
- 「真正的高手，懂得留白。」
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✨ 我的延伸思考
回想過去在食品、新創與金融保險業的經驗，我曾經陷入「被訊息追著跑」的循環，每天結束時感覺筋疲力盡，卻說不出自己完成了什麼。
直到後來，我學會：
用「成果」取代「工時」來檢視自己。
在任務開始前，先問：這件事的價值是什麼？
把休息與放空，視為工作的一部分。
這些思維上的轉變，讓我能更長久地保持產能，而不是靠意志力硬撐－－
- 效率的本質：不是做更多，而是做更少但更有影響力的事。
- 心態轉換：學會從「被動反應」到「主動選擇」，不再被 Email、訊息或會議推著走。
- 長期可持續性：避免燃燒殆盡，懂得設限、休息，才有持久的產能。
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✅ 結語：真正的時間管理，是留白，是選擇，是覺醒
有時候，人們只有在危急存亡之際，才會做出異常但正確的抉擇。
1912.4.14 晚上，鐵達尼號撞上大西洋的冰山。
在那場災難中，發生了許多難以理解的故事。
其中之一，是有一位已經登上救生艇的頭等艙婦人，在最後一刻詢問是否可以回房間拿東西。
「3 分鐘。」她被告知說。
她匆匆忙忙地踩過滿是金錢和貴重物品的走道，回到頭等艙房間，也沒有拿取任何珠寶首飾，而是拿了「3 顆橘子」。
最重要的，不是她成功地回到救生艇，而是那「3 顆橘子」，後來據說救了 3 個人。
包括她自己。
這是我近期最喜歡的一個故事。
這個故事的後座力真的很強。
這不是很諷刺嗎？
「人們只有在危急存亡之際，才會做出異常但正確的抉擇。」
我們總是要到世界崩塌、九死一生之際，才會人間清醒。
後來，我開始選擇做出異常但正確的抉擇－－
我開始練習「不塞滿」、開始「放空」、開始「耍賴」、開始「宇宙模糊」。
- 每天中午午休時間，我會選擇關機 25 分鐘，無論晴雨空汙，就在信義區漫逛。不僅關機，我甚至脫下眼鏡、脫掉手錶。就這樣離開一下下，應該沒甚麼大不了，後來我發現，真的沒甚麼大不了。那是一段給自己和生活的練習空間。大家給了它一個藝名，叫「ME TIME」。
- 有一些晚上，孩子睡去後，我練習發呆，練習關掉所有手機通知，反正，什麼也不做。剛開始的確會有點不安，但漸漸地，我感受到一種久違的自由：我重新擁有選擇權了。
- 我選擇把時間用在自己想要的人、事、物上，而不是被一連串「應該」推著走。
蔡康永說過：「你的人生，不該是一掰就開的易開罐。」
我們不是自動運作的時間機器，而是需要節奏、需要深度的有感存在；我們不該是一掰就開的易開罐。
《不再忙到崩潰！高效率工作者的思維整理》提醒我們，真正的高效，不是「做更多」，而是「做對的事」，並且讓生活與工作保持平衡。
在這個快節奏的時代，效率的根本其實是——選擇。
最後，枡野俊明有 6 句禪意金句，非常跟這本書互相輝映，甚至提供一些特別的解方：
- 「留白不是空虛，而是孕育可能性的空間。」
- 「當你覺得心亂時，先動手整理身邊的物品。」
- 「靜坐不是逃避，而是回到自己最真實的狀態。」
- 「簡單生活，才能讓心靈澄明。」
- 「無常不是恐懼，而是提醒你珍惜當下。」
- 「真正的自由，是能夠不被慾望牽引。」
作為一個高效率工作者，表面上我們任勞任怨，速度飛快，做了一大堆事情，但夜深人靜時，只能對自己傾訴，這算不算一種被「想讓自己感覺很厲害、被人說好棒棒」的慾望牽引？
我們到底是做很多事情，還是做很多對的事情？甚至做很多，但沒甚麼貢獻值的事情？
作為巨型組織中的中階主管，我時常提醒自己－－先穩定自己，才能穩定團隊。
在高壓與變動中，領導者的「能量場」比指令更有影響力。你是否慌張、急躁、心神不寧，團隊都能感受到。
實踐方式：
▍每天給自己 10 分鐘靜心時間（例如在上下班通勤、午餐後），檢視今日狀態。
▍建立團隊「Check-in」習慣，會議一開始先分享每人此刻的心情或能量狀態，促進彼此理解與連結。
關於穩定自己，我最愛的《我可能錯了》一書中，有 4 句金句發人深省：
▍適時放下執念，即便它是對的。
▍我一生擔心的大部分事情，從來沒發生過。至於大多數確實發生的事，我永遠無法預料。
▍我們無法操控腦海中要跳出哪些念頭。我們只能選擇是否要相信它們。
▍我們的心理痛苦主要不是由外部事件引起，而是自己內心發生的事引發的──那些一個又一個湧現、我們可以相信或不信的念頭。
當領導者的「能量場」遠比指令更有影響力時，領導者有必要時時提醒──
▍你一慌張，團隊大亂；
▍放下執念、不要杞人憂天；
▍不要相信你的每一個念頭；
▍反求諸己，不要成為思想囚徒。
我記得，有一次負責的年度大型行銷活動即將舉行，最高主管在 3 天前突然告知無法出席，使得行程、大合照站位、致詞代表、頒獎程序等全都要連帶調整，同事告訴我這個災難時，我也覺得天要塌下來了，但轉念一想，危機就是轉機，我主動建議邀請其他高階主管替代，而那位取而代之的主管在致詞時引經據典、談笑風生，讓全程沸騰。讓我再一次明白：
「天無絕人之路，變動不見得不好，而在所有決策之前，必先穩定心神，才能引領團隊；狀態先穩定好，明心見鏡，我們才能知道自己的能量、情緒、精力、腦袋，該何去何從。」
