《OGSM打造高敏捷的團隊》深度解析書評|團隊執行力的管理學問

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OGSM是比起OKR更實務的目標設定法,因為OKR可以激發全體的內在動機,卻無法實際地做好目標設定,OGSM則是能夠改善團隊溝通上的盲點的管理方法,只要公司從上頭的老闆開始運用OGSM,就可以真正貫穿願景,動員整間公司上下,完成困難任務。

如果要用兩個名詞來快速了解OGSM就是:


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OGSM為什麼可以達到這樣的效果,因為他只要需要一頁A4大小的內容就可以做到,因為他內容足夠精簡且核心,所以寫完的一頁計畫書非常好懂,且可以隨時修改行動計畫,這讓許多面臨市場多變需求的團隊有更快的適應能力。

但這並不好容易執行,為什麼呢?因為他所改造的是整個企業文化,作者張敏敏是個一個專業的經理人,更是經理人們的老師,他所強調的是從願景到執行都需要層層俱到,重要的是執行計畫的能力。


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許多管理方法都鼓吹管理方法的好,但我自己在閱讀後實際操作,發現其實非常不容易,如果是個人運用其實不難,但困難的就在於團隊運作上,非常強調的是不同專業部們及上下共同討論,從願景落地,一步步扎實地運用SMART原則。

這本書推薦給:1. 專案領導人;2. 老闆;3. 個人

尤其是老闆,如果可以透過老闆本身的提升,改善整間公司的溝通,絕對能夠讓整間公司大大的改頭換面,他影響的是整體的企業文化。

最後是個人,個人的部分,其實操作起來,不需要那麼在乎溝通上細節,因為你要溝通的事你自己,但整體目標設定的方法,是非常推薦給每個人的。

重要的並不是這個管理法有多好用,更多的是你需要背後的思考,那讓我們來憶起腦力激盪吧。


一、 管理學的意義

張敏敏:「管理學是一門讓人使用的學問,管理理論與實務經驗應該要相互配合,產生實用才是真理」


管理學他是個複合的學問,他不能單純的存在,他需要依附在實務經驗,才能夠發光發熱,顯示出真正的價值,牽涉了組織架構與團隊溝通,我認為他牽涉的更多是心理學中的團體動力學和溝通技巧。

除此之外,公司的能否在市場有好的商業模式,自家商品是否足夠競爭力,都是商業成功的一環,管理學的意義就在於可以幫助公司建構一個系統,讓盲點和弱點可以被看見,被改善。

張敏敏:「經過長年觀察企業變革,我們承認創新的點子很多,但落實的卻很少。無法讓員工支持變革,徹底貫徹變革計劃,是最常見到的結局。


之所以員工不支持變革呢?主要是看到改革所帶來的不穩定和恐懼;另一個就是溝通不足,無法讓員工信服。

老闆嘴裡管理,如果非常不切實際的幻想,會讓底下員工會非常恐懼,加上缺乏上下真誠的溝通。

最後一個無法成功變革的原因就是龐雜的作業系統,固定形式的SOP,如果沒有隨著實戰的需求變動,有能力的人就會自己製作適合的模板,最後就導致無法銜接,這會讓真心想要解決的員工感到無比沮喪,因為他面對的是整個公司結構問題。

這三個問題:1. 不穩定和恐懼;2. 溝通不足;3. 龐雜的作業系統

最佳的解方就是利用OGSM,簡單的工具,大家都會用的工具,才是推動關鍵。



二、OGSM解決的問題


我整理了目前經歷和與個案諮詢所整理的問題:

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OGSM的四個英文字母是什麼意思呢?


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OGSM一頁計畫表可以為上述問題達到改善的效果,可以讓全體快速了解:現在公司的發展如何?我們如何一起努力?


三、 OGSM如何執行和內涵


(1) Objective:最終目的(或是願景)

這是公司整體的原動力,由心出發,可以使用黃金圈的Why→How→What,思考公司想要走到什麼地方,想要解決世界上的什麼問題?他是個願景,是個抽象的感覺,也是一種價值,期望可以整體共同討論出一段可以讓大家都認同的理念和信念,讓員工可以激發更多動力,也讓老闆可以思考要帶公司前往何處。


他的功能是一個指導,是公司最高的方向,不能隨意改變,也超越了老闆個人的私心,讓員工也有認同感,激發出內在動機,讓公司的事情成就他個人的自我成就,對內部的功能,可以產生對話,但很需要誠實文化,需要仰賴公司平常之間的溝通,敏敏老師也建議,公司可以舉辦願景日,整間公司找一天放輕鬆,一起聊聊,不過老闆要敢接受員工的直言。企業整體可以做;部門也可以做;個人也可以。

這其實對老闆和主管是個巨大的挑戰,要能夠放下尊嚴(EGO)來平等對話,這不是件容易的事情,可以說是團體溝通中的大挑戰之一。

公式:找到一個受眾(消費者、員工、下游客戶),思考能否為他帶來更好的感受(價值),市場的本質意義就是利他,而非老闆自家想要的價值,最後串起四個關鍵字:(1)服務對象;(2)提供價值;(3)企業效能;(4)企業定位


(2)Goal目標

我們需要具體的目標,依序從目標中的願景拉出關鍵字,或是找到達成理想目標需要的條件,可能不會只有一個,但我們選擇效益最好的。(其他放入計畫B)

在思考時,我們需要掌握兩個原則:(1)「有限」的思考 (2)SMART原則

(1)「有限」的思考:掌握自身的資金、人力、專業極限

(2)SMART:明確具體/可衡量/可達到/相關的/時限的



目標制定的關鍵,在制定目標時,他需要集體的討論,管理階層提出有限資源的總量;執行者提出具體執行的合理性。

公式:S+V+時間(建議時間區段),S:事項;V:提升/降低/維持。

「凡無法衡量的,就無法達標,就無法管理」彼得‧杜拉克所言,目標管理,具備三個要素:

(1) 參與決策:需要上下共同討論,也促發員工的動機和執行力。

(2) 目標設定:設定清晰的目標,讓全員了解進度,離目標多遠。

(3) 客觀回饋:執行過程,不斷理解進度,確保在對的路上。


畫好目標,接下來就是找到合適的路線。


(3)Strategy 策略

是對於資源的選擇與使用的方法,來達到目標,策略是文字敘述,沒有數字,只需要提供對資源選取、使用的想法,不需要提供詳細的數字和日期,策略就像找到對的路的方向。核心概念就是資源取捨,是一種價值篩選器。你必須做出取捨、必須集中資源去達到最大效果。

策略的制定的關鍵就是資源取捨,麥可波特提出的一般策略是非常有效的,他呼籲制定者要去思考,三件事情:

(1) 差異化:什麼是你和別人不一樣的地方
(2) 效益(突破成本疆域):同樣都是花錢,要怎麼做得比別人好?
(3) 心力最適化:都是同一個公司,如何讓每個部門都清楚彼此的職責且無縫接軌,完美分工。


在那之前我們必須,做這三件事情:(1) 清楚自己的目標;(2) 資源盤點;(3) 抉擇資源。

資源的分析:(1)人:員工/廠商/消費者;(2)錢:預算/器材;(3)時間:自己的時間/別人的時間(外包),讓員工作更有效益的事情。

最後張敏敏也提醒讀者,策略的思考就是選擇資源,也符合我目標提到「有限思考」,重要的意義在於我們不做那些選擇,讓資源集中,達到最大化的效果,也是告誡自己,不要貪心,什麼都想要吃下,真正的貪心是能夠有智慧地取捨,妥善運用資源,達到高品質效果才是一間公司的競爭優勢。


(4)Measure檢核

檢核地制定是跟著策略的方向,並規劃細項的路徑,包含兩者細項,一是衡量指標(Dashboard)和行動計畫(Plan),分別使用數字、百分比、時間段、單位、負責人等客觀描述,也必須符合SMART原則,張敏敏用很有趣的譬喻:「檢核很像OGSM的麵包屑,只要跟著麵包屑走,就不會偏離方向,也不會落後進度」

Dashboard:衡量指標:根據策略的資源,寫下更細項具體的行動,並檢核資源是否使用的徹底,有三個考量:1.以專業經驗為底,務求具體且合理;2.由上而下的決策,讓執行面提出需求;3.提出挑戰性的目標和做法,發揮差異化。

公式:對準策略中的關鍵字去具體化是寫下行動,但層級是部門,且時間只需要寫下一個大時限,讓行動計畫,在劃分更細的時限。

Plan:行動計畫:根據衡量指標,由負責人/規劃 時間順序/經由專業整合來安排工作事項,也讓各部門之間的負責人的責任劃份是清楚的,更需要溝通協調之間的分配。

公式:

(1) 負責人:具備專業,多項專業,就多個負責人,可讓所有人都可以看到彼此工作,並一起規劃協調溝通。

(2) 時間順序:必須寫上時限,合理分配時間。

(3) 工作事項:考慮到專業的成熟度和工作習慣來規劃事項的複雜程度,如果是都有一定程度的熟悉,那就不需要寫太詳細;急迫性和困難度如果比較高的話,就需要將事項劃分的更細。

這個層次就寫到了各個部門的任務,也讓大家明白大家在做什麼,在責任與資源上的分配也更加清楚,也強化了團隊之間的溝通。

他的整個概念就像以下圖片:



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完整串起OGSM,你會感受到他的八大效果:

  1. 方向感:最終目的提供全員共識的清晰方向感
  2. 具體化:以SMART原則落地執行
  3. 控制力:不斷確認現況與理想的差距
  4. 專注力:僅選擇最有效的策略作為執行
  5. 迷你大效果:思考策略資源的取捨,專注於選擇
  6. 執行力:檢核可確認策略資源被善用,需要明確的衡量指標和行動計畫
  7. 要事管理:協助每個人的找到定位
  8. 溝通力:啟動對話,打破上下隔閡



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恭喜你,認真地看完OGSM的精華,這時候可以嘗試寫寫看,多寫、多嘗試,只要隨時開會溝通來修正行動計畫,讓路徑更符合衡量指標,對準策略,達到目標,最後走向願景,那就足矣,也可以利用行動計劃向上推進,來檢驗各個步驟是否合理,且對準關鍵字。


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心得

OGSM的核心就是目標設定與團隊溝通,並把SMART原則貫徹至極,張敏敏老師也十分強調上下溝通和部門間的溝通,這會是一間公司執行力好壞的關鍵鑰匙,這也是管理學至始至終的意義,強化執行力,建構系統化結構,並看清楚盲點,管理學是們應用的學問,你一定要拿來用、拿來做為決策的背後思考,並超脫於個人的主觀意識,讓公司營運走向真正賺錢且能夠發揮價值的願景。

更多深入具體的範例都在書中有很棒的示範,還是非常推薦大家去看書本。

最後也送各位張敏敏老師的OGSM2.0

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最後送給大家我的想法:

「你的人生就是一家公司,你就是你的老闆,把目標設定當作一個人生經營工具,願我們走向理想的自己」

喜歡我的文章,歡迎按愛心、追蹤我及職場叢林法則,也歡迎來我的臉書與我互動。感謝你的支持,願你在職場不再無力。如果你有職涯上的困難,歡迎點入報名。【人生設計諮詢服務】

昆陽 Peace 2021.8.1


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