看不見的結構，如何影響人們所做的一切？孩子的書屋共識營實踐《團隊活化結構》

每個組織中，都有一絲看不見的絲線操控著我們，我們稱之為結構。

​學校圖書館改變了書架的高度和位置，突然間，孩子們找書變得更容易，學習跟借閱書籍的人數就直線上升。

​為了員工健康，但又不想大動作的刪減零食、飲料供應福利，因此巧妙的把垃圾食物放到上方難以拿取的櫃子中，將健康的食物放在隨手可得之處，員工吃健康食物的比率就大幅度提升。

​這其實就是結構

​這三天陪台東孩子的書屋在花蓮（經歷少見的穿心颱風登陸），透過跟書屋老師的共識營，跟大家聊聊什麼是結構？團隊活化結構在組織中是如何展現？以及為什麼微結構對組織來說很重要？

​正巧的是，隨著近 3 年來替書屋各個部門分別做了多場的共識營，深覺結構的力量是如何隱隱的牽動彼此，各組織部門就像是一顆顆的珍珠，需要用結構這一條隱形的線貫串，連結，牽動彼此，也很謝謝孩子的書屋夥伴們的信任，透過一次又一次的對話，暢所欲言的促使合作，激發承諾，有效創新。在東部幹線火車全部停駛的穿心颱暴雨當下，我聽著雨聲，寫下紀錄跟思考，我們永遠都有選擇，我也希望可以把自己實踐的方法，分享給大家。

這次的操作活動，其實是源自於一本書，叫做《團隊活化結構驚奇力量：簡單引導方法激活創新文化》，這本書其實是工具型的書，作者無私地把引導步驟跟方法提問做清晰的說明，並且解釋原因，完全在這次幫助到了我。但我也必須承認，若沒有一個組織願意信任我讓我嘗試書中內容，我可能永遠無法理解這麼深刻，甚至細細的閱讀書中給的各種提醒跟要注意的陷阱，因為只有從實作中引導學習，才能感受到團隊活化結構帶來的魅力。這篇文章不僅僅分享書中團隊活化結構帶來的好處，也跟你分享我自己實踐後的感觸心得。

謝謝一群陪伴我實踐團隊活化結構方法的書屋老師們，謝謝你們讓我對自己的理解更深刻。

​▌有形結構與無形結構如何影響我們？

​其實無論我們做什麼，總會有個結構隱隱指導著我們正在做的事。

​當我們要吃晚餐時，房間、桌椅、碗盤、餐具、座位安排就是結構，有時我們往往只在意吃什麼、跟誰吃、聊什麼，卻把結構視為理所當然，甚至不曾想過，改變結構，有可能會完全轉化我們這頓晚餐的用餐氛圍。

​當我們開會時，會議是由會議室、誰坐哪裡、發言流程順序、簡報等結構所組成，除了會議內容外，這些組成會議的結構，其實也會影響一場會議的品質跟成果。

所以，我一開始透過1-2-4討論法跟所有的老師們一起討論，一個第一線陪伴孩子的 NPO 組織，除了孩子的書屋本身的理念策略、組織人員跟建築物等大結構外，影響書屋老師跟孩子的「微結構」還有哪些？我們討論後發現如下：

​影響書屋老師跟孩子的「微結構」有：晚餐吃什麼、遊戲室玩具的多少、座位與垃圾桶的位置、進入書屋的動線、每週書屋的日程安排、燈光的明亮程度、室內的氣味(腳氣味、汗味等)、課程時間的長短、廁所的清潔程度...等。​

這些容易被我們淡忘的微結構，甚至習以為常到，不再會引起我們感官的注意，但是所有可調整的「微結構」只要稍加改變，卻很微妙的能啟動組織自下而上的創新跟溝通可能。

透過1-2-4討論法(這也是一種討論的微結構)，先讓一個人自己書寫思考，再讓兩個人彼此討論，再結合成大組4個人一起找出相同跟相異點，透過討論後起立發言，分享共創的討論成果。是個時間快速、容易掌握且收穫成效巨大的教學討論上好用的微結構。

▌組織績效提升的關鍵三要素

讓我們更往上一個層次來看看，為什麼我們要討論結構？因為我們在乎組織的未來，而驅動組織績效的，其實只有三個要素，分別是：人員、資源和結構。

​在人員具備、資源跟大型結構的支持下，我們可以決定並採取行動，產出結果。例如：當有了校長、老師、行政人員、學生、家長，這些人員一起在一個名為「學校」的大結構程序或策略下，只要有教育部的資源支持，有建築物、有設備、能夠每個月準時發出人員的薪資，這個名為「學校」的組織就可被建立起來。

​但是，學校真正的價值，卻不是上述的建築物或是人員的數量等大結構，學校真正珍貴的價值，其實是學校中師生的互動、親師溝通間流動的訊息與關係、正式與非正式的討論等。而微結構，就是一種組織中日常的互動方式，是微結構型塑出會議、創造出對話、跟啟動合作的可能。

​不過，從邏輯上來說，大結構、大資源才可以帶來大的進步跟改變，而小的結構、小的改變幾乎沒有什麼影響力，因此我們往往期待大改變(別人為我帶來改變)，並且認為自己太渺小，對組織改變無能為力(我自己無力改變)。

​但是真的是這樣嗎？

大結構改變雖然巨大，但卻是一個緩慢且複雜的過程，相對來說，以行動出發，小結構的微小改變，雖然也需要承受一些行動上的風險，但卻能快速、容易的讓人主動參與，這也是在現在組織變革、零工經濟的當下，微結構其實更能夠迅速反應，它不需要什麼個人魅力或是特殊技巧，甚至不用經過正式的培訓，就可以在人與人之間傳播，微結構所帶來的最大好處是，讓我們知道改變不是不可能的，透過微結構將能有效提升組織間的創意調適性。

用微結構來討論微結構，讓書屋老師們彼此互動參與，跨書屋的協作討論，達到資源連通與溝通順暢的效果，並且透過「生態循環規劃」分析組織中的活動與彼此間的關係，辨識障礙跟可能的機會。

說個故事給你聽

​一個企業高階經理人，想要跟併購後公司的一大群員工說話，儘管他想跟大家打成一片，卻發現怎樣都無法跟人群建立聯繫，但他只改變了一件事，就在輕鬆寒暄的氛圍下，聆聽到員工的笑聲。​

你覺得是改變了什麼呢？其實，他只是把談話的空間從長型的會議室，改到吃飯的交誼廳，並且不站在台上，而是走下來用平行的視角跟員工說話，如此而已，他改變的就是微結構，一個過去不曾察覺，但卻能夠收穫巨大成效、成本低廉的改變。

​再請你想一想另一個故事

幾個月來，你跟子女溝通總是碰壁，得到都是冷淡的回應，然而有天你在談話過程中做了一個小改變，卻談了一個多小時停不下來。你覺得是改變了什麼？你在溝通上改變的是大結構還是微結構？

其實也是微結構，你改變的只是把命令跟責問的口吻，換成坐在床邊問一句：「你今天一整天在學校有發生什麼有趣的事嗎？」一切的對話就隨之改變。

▌過去習慣忽略微結構的力量，現在我們該如何妥善運用？

​在一個大組織中，組織文化很重要，組織文化既是進步的動力來源，卻也是問題的主要根源，而通常優點跟問題總是同時存在。既然根深柢固的文化難以改變，因此團隊活化結構提供了一個替代方案，相對於傳統微結構，更能夠影響組織文化。

稍微整理一下可發現，微結構可分成以下兩種：

1. 傳統微結構
2. 團隊活化結構

​傳統的微結構已經行之有年，你一定知道，像是開會時的進度報告(PPT念稿)、辯論、腦力激盪會議等等，我們在公司中，每週都會有的銷售會議、主管會議、執行會議等，大多都是傳統的微結構。

傳統微結構，對團隊的控制往往不是太緊、就是太鬆。例如進度報告、月會簡報，都是由一小群人決定後告訴其他人，相反的，開放討論、腦力激盪、臨時動議，又管控太鬆、太發散，無法聚焦，開了5小時的會議仍然不知所云。

​團隊活化結構則是一種「調適性的微結構」，是任何人都可以很容易從根本上，改善跟其他人合作的方式，它不會太緊、太鬆、太集權，而是將內容的控制權交給參與者，以便他們在行動展開時能夠重塑方向、釋放能量、激發創造。

透過團隊活化結構中的15%解決方案、三巨頭諮詢跟欣賞是訪談，活化書屋二級主管們的討論，在花心思照顧書屋孩子的同時，也學習欣賞彼此，珍惜夥伴。

「團隊活化結構」聚焦在改變習慣，透過意識到習以為常的日常做法、行為跟互動模式的改變，來進行組織結構重塑，因為，改變不全都是自上而下的壓迫或要求，也可以是由基層人員自下而上的共同創造。​

活化結構始於連續性提問，例如：

「我們想要完成什麼？」
「為什麼它那麼重要？」
「我們工作的真實目的和深層需求是清晰的嗎？」
「這個目的是明確且是所有人廣泛關心的內容嗎？」
「這件事誰會受到影響？對那些人特別重要？」
「當這項工作完成後，什麼將變得不同？」
「什麼是我們的主要障礙？」
「最合理的第一步策略是什麼？」
「我們如果不改變，什麼會變得危險？」

團隊活化結構「不是」一個組織中的最佳實踐，而是最簡單、最便宜、最輕鬆的微小結構，它有效、靈活、從組織中自己長出來，但我們卻從未發現的結構，只要善用它，它就可以取代傳統結構，提供給組織的所有人使用，你將會驚奇於它帶來的力量跟好處。

團隊活化結構驚奇力量：簡單引導方法激活創新文化一書中，除了有針對微結構的解釋外，另外還有33個操作活動，可以提供我們實際參考，但由於是翻譯書籍，因此對於不習慣引導步驟的讀者可能會覺得這到底是書還是講義？且書中舉的例子跟用語，因為為了符合更大多數的群眾，因此大多是中性用語，不帶有主觀評判，也因此讀起來當下可能不覺得驚奇。我的建議是，閱讀前心中要搭配著一件你在團隊中遇到的困擾或是想要改變的事，有目標的翻找書中內容核對需求，說不定你也會有驚奇的發現唷。

▌結語

三天的共識營時間過得很快，我也沒有想過自己可以在一天內(包含課前課後會議)​說話超過13個小時，有夥伴分享說：「這場共識營顛覆了它對於共識營的想像，改寫了她對共識營的經歷。」也有夥伴分享：「共識營中的討論很精準，並且即時的點出風險跟問題，當所有的夥伴都在時，拋出議題討論並且不是指責而是提出建設性行動的第一步，這對話是非常有價值的。」

這次討論中的重頭戲「生態循環規劃」，我們將所有書屋老師們過去一整年的活動梳理，並且分類成四大階段：誕生、成熟、創造性破壞、重生，逐一檢視、排序。並且討論在過程中可能會遭遇到的僵化陷阱跟貧乏陷阱，依序討論在「誕生」階段制定加速成長的行動方案；在「成熟」階段要制定延長生命或是提高效率的行動； 在「創造性破壞」階段要刪除無用的障礙或是活化固執的作法；在「重生」階段應該要串聯有創造力的人們，為下一次的誕生做好準備。

其實，所有生態循環規劃中的階段，都是健全組織的一部份，目的是要分析所有組織活動彼此之間的關係，以及辨識主要障礙跟缺乏資源等待重生跟誕生中的新機會，篩選行動並制定出下一步。

「生態循環規劃」分類成四大階段：誕生、成熟、創造性破壞、重生。並張貼在牆面上供全班展示彼此的產出。

總體來說，沒有結構會造成團隊混亂，但大結構又難以撼動令人沮喪，只有能夠融入一般的日常工作中的微結構，才能夠即時轉化狀態、提升對話品質、改善團隊動態。

​不要因為微結構看似細小，就忽視其存在組織中的事實，如同教育的真正價值，不在於高大尚的策略或方法，而在於那每一天、每一刻，在教室裡發生的小事。

​無論是學校、組織或企業，都應該深入了解並重視微結構的力量，不可見的微結構，卻是一切變革的關鍵精隨，這將是自下而上，自發自動，引領組織向前的最大因素。正如印度詩人泰戈爾在詩集中所說

「不是鐵鎚的敲打，而是水的載歌載舞，將溪中的鵝卵石琢磨得如此完美。 」

微結構的小改變，也能夠帶來大不同，誠摯邀請你也一起來嘗試看看。