看不見的結構,如何影響人們所做的一切?孩子的書屋共識營實踐《團隊活化結構》

2023/09/04閱讀時間約 11 分鐘
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每個組織中,都有一絲看不見的絲線操控著我們,我們稱之為結構。

​學校圖書館改變了書架的高度和位置,突然間,孩子們找書變得更容易,學習跟借閱書籍的人數就直線上升。
​為了員工健康,但又不想大動作的刪減零食、飲料供應福利,因此巧妙的把垃圾食物放到上方難以拿取的櫃子中,將健康的食物放在隨手可得之處,員工吃健康食物的比率就大幅度提升。

​這其實就是結構

​這三天陪台東孩子的書屋在花蓮(經歷少見的穿心颱風登陸),透過跟書屋老師的共識營,跟大家聊聊什麼是結構?團隊活化結構在組織中是如何展現?以及為什麼微結構對組織來說很重要?

​正巧的是,隨著近 3 年來替書屋各個部門分別做了多場的共識營,深覺結構的力量是如何隱隱的牽動彼此,各組織部門就像是一顆顆的珍珠,需要用結構這一條隱形的線貫串,連結,牽動彼此,也很謝謝孩子的書屋夥伴們的信任,透過一次又一次的對話,暢所欲言的促使合作,激發承諾,有效創新。在東部幹線火車全部停駛的穿心颱暴雨當下,我聽著雨聲,寫下紀錄跟思考,我們永遠都有選擇,我也希望可以把自己實踐的方法,分享給大家。

這次的操作活動,其實是源自於一本書,叫做《團隊活化結構驚奇力量:簡單引導方法激活創新文化》,這本書其實是工具型的書,作者無私地把引導步驟跟方法提問做清晰的說明,並且解釋原因,完全在這次幫助到了我。但我也必須承認,若沒有一個組織願意信任我讓我嘗試書中內容,我可能永遠無法理解這麼深刻,甚至細細的閱讀書中給的各種提醒跟要注意的陷阱,因為只有從實作中引導學習,才能感受到團隊活化結構帶來的魅力。這篇文章不僅僅分享書中團隊活化結構帶來的好處,也跟你分享我自己實踐後的感觸心得。

謝謝一群陪伴我實踐團隊活化結構方法的書屋老師們,謝謝你們讓我對自己的理解更深刻。

謝謝一群陪伴我實踐團隊活化結構方法的書屋老師們,謝謝你們讓我對自己的理解更深刻。

​▌有形結構與無形結構如何影響我們?

​其實無論我們做什麼,總會有個結構隱隱指導著我們正在做的事。

​當我們要吃晚餐時,房間、桌椅、碗盤、餐具、座位安排就是結構,有時我們往往只在意吃什麼、跟誰吃、聊什麼,卻把結構視為理所當然,甚至不曾想過,改變結構,有可能會完全轉化我們這頓晚餐的用餐氛圍。
​當我們開會時,會議是由會議室、誰坐哪裡、發言流程順序、簡報等結構所組成,除了會議內容外,這些組成會議的結構,其實也會影響一場會議的品質跟成果。
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所以,我一開始透過1-2-4討論法跟所有的老師們一起討論,一個第一線陪伴孩子的 NPO 組織,除了孩子的書屋本身的理念策略、組織人員跟建築物等大結構外,影響書屋老師跟孩子的「微結構」還有哪些?我們討論後發現如下:

​影響書屋老師跟孩子的「微結構」有:晚餐吃什麼、遊戲室玩具的多少、座位與垃圾桶的位置、進入書屋的動線、每週書屋的日程安排、燈光的明亮程度、室內的氣味(腳氣味、汗味等)、課程時間的長短、廁所的清潔程度...等。​

這些容易被我們淡忘的微結構,甚至習以為常到,不再會引起我們感官的注意,但是所有可調整的「微結構」只要稍加改變,卻很微妙的能啟動組織自下而上的創新跟溝通可能。

透過1-2-4討論法(這也是一種討論的微結構),先讓一個人自己書寫思考,再讓兩個人彼此討論,再結合成大組4個人一起找出相同跟相異點,透過討論後起立發言,分享共創的討論成果。是個時間快速、容易掌握且收穫成效巨大的教學討論上好用的微結構。

透過1-2-4討論法(這也是一種討論的微結構),先讓一個人自己書寫思考,再讓兩個人彼此討論,再結合成大組4個人一起找出相同跟相異點,透過討論後起立發言,分享共創的討論成果。是個時間快速、容易掌握且收穫成效巨大的教學討論上好用的微結構。

▌組織績效提升的關鍵三要素

讓我們更往上一個層次來看看,為什麼我們要討論結構?因為我們在乎組織的未來,而驅動組織績效的,其實只有三個要素,分別是:人員、資源和結構

​在人員具備、資源跟大型結構的支持下,我們可以決定並採取行動,產出結果。例如:當有了校長、老師、行政人員、學生、家長,這些人員一起在一個名為「學校」的大結構程序或策略下,只要有教育部的資源支持,有建築物、有設備、能夠每個月準時發出人員的薪資,這個名為「學校」的組織就可被建立起來。

​但是,學校真正的價值,卻不是上述的建築物或是人員的數量等大結構,學校真正珍貴的價值,其實是學校中師生的互動、親師溝通間流動的訊息與關係、正式與非正式的討論等。而微結構,就是一種組織中日常的互動方式,是微結構型塑出會議、創造出對話、跟啟動合作的可能。

​不過,從邏輯上來說,大結構、大資源才可以帶來大的進步跟改變,而小的結構、小的改變幾乎沒有什麼影響力,因此我們往往期待大改變(別人為我帶來改變),並且認為自己太渺小,對組織改變無能為力(我自己無力改變)。

​但是真的是這樣嗎?

大結構改變雖然巨大,但卻是一個緩慢且複雜的過程,相對來說,以行動出發,小結構的微小改變,雖然也需要承受一些行動上的風險,但卻能快速、容易的讓人主動參與,這也是在現在組織變革、零工經濟的當下,微結構其實更能夠迅速反應,它不需要什麼個人魅力或是特殊技巧,甚至不用經過正式的培訓,就可以在人與人之間傳播,微結構所帶來的最大好處是,讓我們知道改變不是不可能的,透過微結構將能有效提升組織間的創意調適性。

用微結構來討論微結構,讓書屋老師們彼此互動參與,跨書屋的協作討論,達到資源連通與溝通順暢的效果,並且透過「生態循環規劃」分析組織中的活動與彼此間的關係,辨識障礙跟可能的機會。

用微結構來討論微結構,讓書屋老師們彼此互動參與,跨書屋的協作討論,達到資源連通與溝通順暢的效果,並且透過「生態循環規劃」分析組織中的活動與彼此間的關係,辨識障礙跟可能的機會。

說個故事給你聽

​一個企業高階經理人,想要跟併購後公司的一大群員工說話,儘管他想跟大家打成一片,卻發現怎樣都無法跟人群建立聯繫,但他只改變了一件事,就在輕鬆寒暄的氛圍下,聆聽到員工的笑聲。​

你覺得是改變了什麼呢?其實,他只是把談話的空間從長型的會議室,改到吃飯的交誼廳,並且不站在台上,而是走下來用平行的視角跟員工說話,如此而已,他改變的就是微結構,一個過去不曾察覺,但卻能夠收穫巨大成效、成本低廉的改變。

​再請你想一想另一個故事

幾個月來,你跟子女溝通總是碰壁,得到都是冷淡的回應,然而有天你在談話過程中做了一個小改變,卻談了一個多小時停不下來。你覺得是改變了什麼?你在溝通上改變的是大結構還是微結構?

其實也是微結構,你改變的只是把命令跟責問的口吻,換成坐在床邊問一句:「你今天一整天在學校有發生什麼有趣的事嗎?」一切的對話就隨之改變。

▌過去習慣忽略微結構的力量,現在我們該如何妥善運用?

​在一個大組織中,組織文化很重要,組織文化既是進步的動力來源,卻也是問題的主要根源,而通常優點跟問題總是同時存在。既然根深柢固的文化難以改變,因此團隊活化結構提供了一個替代方案,相對於傳統微結構,更能夠影響組織文化。

稍微整理一下可發現,微結構可分成以下兩種:

1. 傳統微結構
2. 團隊活化結構

​傳統的微結構已經行之有年,你一定知道,像是開會時的進度報告(PPT念稿)、辯論、腦力激盪會議等等,我們在公司中,每週都會有的銷售會議、主管會議、執行會議等,大多都是傳統的微結構。

傳統微結構,對團隊的控制往往不是太緊、就是太鬆。例如進度報告、月會簡報,都是由一小群人決定後告訴其他人,相反的,開放討論、腦力激盪、臨時動議,又管控太鬆、太發散,無法聚焦,開了5小時的會議仍然不知所云。

​團隊活化結構則是一種「調適性的微結構」,是任何人都可以很容易從根本上,改善跟其他人合作的方式,它不會太緊、太鬆、太集權,而是將內容的控制權交給參與者,以便他們在行動展開時能夠重塑方向、釋放能量、激發創造。

透過團隊活化結構中的15%解決方案、三巨頭諮詢跟欣賞是訪談,活化書屋二級主管們的討論,在花心思照顧書屋孩子的同時,也學習欣賞彼此,珍惜夥伴。

透過團隊活化結構中的15%解決方案、三巨頭諮詢跟欣賞是訪談,活化書屋二級主管們的討論,在花心思照顧書屋孩子的同時,也學習欣賞彼此,珍惜夥伴。

「團隊活化結構」聚焦在改變習慣,透過意識到習以為常的日常做法、行為跟互動模式的改變,來進行組織結構重塑,因為,改變不全都是自上而下的壓迫或要求,也可以是由基層人員自下而上的共同創造。​

活化結構始於連續性提問,例如:

「我們想要完成什麼?」
「為什麼它那麼重要?」
「我們工作的真實目的和深層需求是清晰的嗎?」
「這個目的是明確且是所有人廣泛關心的內容嗎?」
「這件事誰會受到影響?對那些人特別重要?」
「當這項工作完成後,什麼將變得不同?」
「什麼是我們的主要障礙?」
「最合理的第一步策略是什麼?」
「我們如果不改變,什麼會變得危險?」

團隊活化結構「不是」一個組織中的最佳實踐,而是最簡單、最便宜、最輕鬆的微小結構,它有效、靈活、從組織中自己長出來,但我們卻從未發現的結構,只要善用它,它就可以取代傳統結構,提供給組織的所有人使用,你將會驚奇於它帶來的力量跟好處。

團隊活化結構驚奇力量:簡單引導方法激活創新文化一書中,除了有針對微結構的解釋外,另外還有33個操作活動,可以提供我們實際參考,但由於是翻譯書籍,因此對於不習慣引導步驟的讀者可能會覺得這到底是書還是講義?且書中舉的例子跟用語,因為為了符合更大多數的群眾,因此大多是中性用語,不帶有主觀評判,也因此讀起來當下可能不覺得驚奇。我的建議是,閱讀前心中要搭配著一件你在團隊中遇到的困擾或是想要改變的事,有目標的翻找書中內容核對需求,說不定你也會有驚奇的發現唷。

團隊活化結構驚奇力量:簡單引導方法激活創新文化一書中,除了有針對微結構的解釋外,另外還有33個操作活動,可以提供我們實際參考,但由於是翻譯書籍,因此對於不習慣引導步驟的讀者可能會覺得這到底是書還是講義?且書中舉的例子跟用語,因為為了符合更大多數的群眾,因此大多是中性用語,不帶有主觀評判,也因此讀起來當下可能不覺得驚奇。我的建議是,閱讀前心中要搭配著一件你在團隊中遇到的困擾或是想要改變的事,有目標的翻找書中內容核對需求,說不定你也會有驚奇的發現唷。

▌結語

三天的共識營時間過得很快,我也沒有想過自己可以在一天內(包含課前課後會議)​說話超過13個小時,有夥伴分享說:「這場共識營顛覆了它對於共識營的想像,改寫了她對共識營的經歷。」也有夥伴分享:「共識營中的討論很精準,並且即時的點出風險跟問題,當所有的夥伴都在時,拋出議題討論並且不是指責而是提出建設性行動的第一步,這對話是非常有價值的。」

這次討論中的重頭戲「生態循環規劃」,我們將所有書屋老師們過去一整年的活動梳理,並且分類成四大階段:誕生、成熟、創造性破壞、重生,逐一檢視、排序。並且討論在過程中可能會遭遇到的僵化陷阱跟貧乏陷阱,依序討論在「誕生」階段制定加速成長的行動方案;在「成熟」階段要制定延長生命或是提高效率的行動; 在「創造性破壞」階段要刪除無用的障礙或是活化固執的作法;在「重生」階段應該要串聯有創造力的人們,為下一次的誕生做好準備。

其實,所有生態循環規劃中的階段,都是健全組織的一部份,目的是要分析所有組織活動彼此之間的關係,以及辨識主要障礙跟缺乏資源等待重生跟誕生中的新機會,篩選行動並制定出下一步。

「生態循環規劃」分類成四大階段:誕生、成熟、創造性破壞、重生。並張貼在牆面上供全班展示彼此的產出。

「生態循環規劃」分類成四大階段:誕生、成熟、創造性破壞、重生。並張貼在牆面上供全班展示彼此的產出。

總體來說,沒有結構會造成團隊混亂,但大結構又難以撼動令人沮喪,只有能夠融入一般的日常工作中的微結構,才能夠即時轉化狀態、提升對話品質、改善團隊動態。

​不要因為微結構看似細小,就忽視其存在組織中的事實,如同教育的真正價值,不在於高大尚的策略或方法,而在於那每一天、每一刻,在教室裡發生的小事。

​無論是學校、組織或企業,都應該深入了解並重視微結構的力量,不可見的微結構,卻是一切變革的關鍵精隨,這將是自下而上,自發自動,引領組織向前的最大因素。正如印度詩人泰戈爾在詩集中所說

「不是鐵鎚的敲打,而是水的載歌載舞,將溪中的鵝卵石琢磨得如此完美。 」

微結構的小改變,也能夠帶來大不同,誠摯邀請你也一起來嘗試看看。

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羅斯福每天早餐前都會看一本書。卡特進了白宮後開始學速讀,兩次訓練後,閱讀速度提升了四倍。鈴木治雄勸商務人士多看一些古典名著,正因為處於這物質豐富的享樂時代,才更應該深入地探討人類活著的價值。關於生命,很多答案無法親身經歷,但閱讀,可以累積力量,甚至改變你我的人生。
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