工作效率慢，老是想拖延該怎麼辦?

要開會了卻忘記時間? 要招募了却忘記登記求才資訊?

你是不是有這種狀況在工作上很容易忘記應做而沒做的事? 碰到事情很習慣性的…等一下在做?

在生活中會養成拖延習慣的原因有可能是因為

對自己「非常有信心」或是「超級沒自信」會衡量到自信的原因是因為性格往往會影響到做事效率。

對自己有信心

因為對記憶力有自信讓您做事延遲嗎?總覺得自己記憶力好、動作快，時間一到自然會想起應辦事項，不需記事自然能記得，筆者最近一二年發覺記憶力變差了，老是丟三落四，嚴重點不是拖延就是直接忘記做，等到發現後時效性已過，才知事情大條。有一次公事上需提報接受教育訓練人員報名，名 單確定後，心想還不急等等再填報，就這樣將事情耽擱最後就忘了，等到訓練日期逼近才想到有這件事，後來經過補救後人員順利上課，但經由這件事知道做事不可大意與拖延，不然延誤的不是只有自己的事還會嚴重影響到他人。

超級沒自信

自信心不足讓您做事裹足不前嗎?讀書時有位同學只會問，不會做。 舉凡自己的報告或分組報告，總是最後一刻才交出來，交之前還要全部問過一輪，分組合作要他動手做總要三催四請，相處後才發現他因為自信心不足，導致負能量過重深怕做錯造成做事卻步，事情還沒開始就往壞處想，久了就養成拖延的習慣，不到最後一刻不下決定，這種人格造成別人的困擾。

經由上次工作上的延遲後，深知做事習慣需改變，並體認到以上二種性格都會在無意中波及到他人，不管有沒有自信都需培養立即性的概念，要解決拖延的行為可先從習慣建立起來，一旦建立起後就會慢慢將此陋習改變，也較有充裕的時間改善工作品質也較不會手忙腳亂，在質與量中達到平衡。

減少拖延的4個辦法

1. 列表

事情有輕重緩急，列出日常的工作項目。從例行公事到瑣碎雜事，舉凡上班時間、應辦事項、交辦事項、例行事項……等都不要遺漏。建立起時序流水清單，重點是提醒和確認哪些時間是需辦事項。

2. 分類

將工作事項做系統式的分類，例如:應辦事項分為3大類，將此分類為「速件」「急件」「普通」分為三大類後善用顏色標籤或顏色筆區分，分類將每日「速件」速辦速決以此決行。如不知可用哪些顏色作為分類，可用紅、橘、綠看到紅色就先辦，綠色為安全警示可放置最後。習慣後就能分辨事情先後順序。

3. 歸類

您是否因桌面雜亂，要找文件需東翻西找還不一定找到?會造成工作延遲的其中原因，是因為資料沒有統整歸類，可將文件用不同的資料夾，將相同的歸同類別，並以日期或重要性分別歸類，妥善使用標籤標註事項，在效率上就能有效運用。舉例說明:當主管要您將報表呈上，結果因資料雜亂無法辨識而造成拖延，不只上級不滿在工作上因延誤而造成觀感不佳。

4. 提醒

事情太多導致健忘，常常做了A忘了B這時就需要有提醒功能APP來協助，因為周遭有許多會令人分心的事物或因聊天而忘了執行。下載設定提醒工具不僅能提高效率，在特定的情況下也能提高辦事效率。 APP提醒方法非常多樣，也可以在手機行事曆上設定提醒，或是使用專門的待辦事項清單App，甚至有些筆記App也有內建功能都能提醒。善用科技就能減少公事上的拖延增加工作效率。

5. 執行

要解決拖延的毛病必須要擁有執行力，有人說「坐而思不如起而行」是有根據的，一直空想而不去行動，做事連效率都稱不上，說要改變不良習慣是空談。要擁有執行力必須做到「立即執行」；接到任務後，應該馬上執行。所謂執行，不是沒有經過思考就做，而是經過了系統性的思考後「該如何呈現」後的執行，否則難達到理想化的效果。舉例說明；主管要針對A專案開會，這時不是馬上拿著筆記本跟水杯等開會，而是要把專案的文件帶齊，並在腦中思慮可報告內容，例如可改善方案並構思可替代方案或成效比達標……等。速度與效率達到均等才能完成完美的執行力。

結語: 要把拖延看成一個警戒，隨時隨地把今天當成最後一天，工作分配後馬上按上述 幾項標註並列表後提醒。這樣也能達到執行效率，久了養成習慣也不會有拖延的狀況出現，以上方式也可運用在生活中自我管理。

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作者:張愷箖 證照:CDA國際生涯發展諮詢師/就業服務乙級技術士 Mail:f52292000@gmail.com

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